V Uredbi o umetni inteligenci ni predpisanega roka za postopek s svojim podjetniški svetom. Uredba ureja, kaj je sistem umetne inteligence in kakšne obveznosti so z njim povezane, vendar ne pravi nič o tem, kako dolgo sme ali mora trajati interno posvetovanje s predstavniki zaposlenih. Ta rok izhaja iz avstrijskega delovnega prava in, zlasti, iz načina, kako vaša organizacija in podjetniški svet sami uredita posvetovanje.
V praksi vidimo postopke, ki trajajo nekaj tednov, in postopke, ki trajajo nekaj mesecev. Razlika je redko v zakonu, ampak v treh stvareh: ali gre za odločitev, pri kateri je podaja mnenja obvezna ali soglasje obvezno, ali je datoteka pri prvi prošnji popolna, in koliko krogov posvetovanja je potrebnih, preden ima vsakdo enake informacije. Kdor to vnaprej preuči, preprečuje, da se uvedba sistema umetne inteligence na zadnji moment zavleče.
Kaj Uredba o umetni inteligenci ureja in kaj ne
Uredba o umetni inteligenci se osredotoča na sam sistem umetne inteligence: v kaj se uporablja, katero stopnjo tveganja je s tem povezana in kakšno dokumentacijo mora moći pokazati ponudnik ali uporabnik. Sistem umetne inteligence, ki se uporablja za ocenjevanje zaposlenih, zaposlovanje ali nadzor zaposlenih, spada v Uredbi v kategorijo, ki zahteva dodatno pozornost, s povezanimi obveznostmi glede preglednosti in dokumentacije. Ali in kako se vaš podjetniški svet pri tem vključi, ni navedeno v Uredbi o umetni inteligenci; to izhaja iz veljavnega avstrijskega delovnega prava v zvezi s sopodločanjem. Ti dve liniji potekajo vzporedno in se v praksi pogosto prepletajo, kar je že samo po sebi časovno potratno razjasniti.
Kje se praktična čakajoča doba v praksi ustavlja
Največ zamude ne nastane pri samem posvetovanju, ampak pred njim. Pogosto omenjeni problem je nejasnost glede področja uporabe: ali ta specifični sistem sodi ali ne sodi pod sopodločanje, in kdo v organizaciji to presodi. Drugi problem je nepopolna datoteka pri prvi prošnji za mnenje, kar povzroči, da podjetniški svet postavi dodatna vprašanja in je potrebna nova runda. To se pogosto zgodi, ker je treba informacije o sistemu umetne inteligence pridobiti pri ponudniku programske opreme, in te informacije niso vedno pravočasno ali v uporabni obliki dostavljene.
Tretji problem je načrtovanje: IT-uvedba se pogosto določi že, preden se postopek sopodločanja zaključi, zato se posvetovanje odvija pod časovnim pritiskom. To deluje nasprotno, ker hitro posvetovanje prej vodi do več vprašanj kot do manj. Končno, kadar sistem umetne inteligence obdeluje osebne podatke zaposlenih, pogosto deluje tudi presoja po GDPR, kot je presoja vpliva na varstvo podatkov. Ti dve trajektoriji — sopodločanje in GDPR-presoja — se najbolje načrtujeta sočasno, ne drug za drugim.
Kaj lahko vnaprej ugotovite
Čas, ki ga pridobite, je predvsem v pripravi. Najprej ugotovite, kaj vrsto sistema umetne inteligence je in ali sodi pod eno od kategorij, ki zahtevajo dodatno dokumentacijo; to deloma določa tudi, katera vprašanja bo postavil podjetniški svet. V bazi znanja, kjer je to za vsako situacijo razčiščeno ste videli, kako se različne vrste sistemov umetne inteligence in skupin izdelkov razvrstijo. Nato zgodaj začnite pogovor s svojim ponudnikom programske opreme o tem, katera dokumentacija je na voljo, da ne boste morali sredi postopka čakati na dokumente. Popolna datoteka pri prvi prošnji za mnenje pogosto prihrani cel krog posvetovanja.
Lahko tudi pomaga, da vnaprej, ločeno od formalnega postopka, ugotovite, kje približno stoji vaša organizacija. S nekaj vprašanji, ki takoj dajejo indikacijo dobite vpogled v to, katere obveznosti se za vašo situacijo zdijo ustrezne, da lahko to ciljano upoštevate v pogovoru z zaposlenimi. Za vprašanja, ki se nekoliko razlikujejo od vašega, je na voljo pregled v pogosti vprašanja drugih podjetnikov. Kako naš podatke utemeljujemo in od kod prihajajo, si lahko preberete na strani, ki pojasnjuje, od kod prihajajo podatki.
Ker se natančne obveznosti glede soodločanja nanašajo na pravo dela in ne na Uredbo o umetni inteligenci, je to v največji meri tema, o kateri lahko pravni nasvet ali pa, če obstaja dvom o razvrstitvi sistema umetne inteligence, pristojni nadzorni organ dajo izhodišče za vašo specifično situacijo. Želite si najprej lastno kazalko, brez obveznosti? Opravite brezplačni hiter pregled ali mirno nadaljujte branje v bazi znanja.