AI-asetuksessa ei ole määrätty aikarajaa työneuvostonne kanssa käytävälle prosessille. Asetus määrittelee, mikä on tekoäly-järjestelmä ja mitä velvollisuuksia siihen liittyy, mutta ei sano mitään siitä, kuinka kauan sisäinen neuvottelu henkilöstön edustajien kanssa saa tai tulee kestää. Se määräytyy Alankomaiden työoikeuden mukaan ja erityisesti siten, miten organisaationne ja työneuvosto itse järjestävät neuvottelun.
Käytännössä näemme prosesseja, jotka kestävät muutaman viikon ja prosesseja, jotka vievät muutaman kuukauden. Ero ei useinkaan ole laissa, vaan kolmessa asiassa: onko kyse neuvoa-antamis- vai suostumisvelvollisuudesta, onko dossier täydellinen ensimmäisen pyynnön yhteydessä ja kuinka monta neuvottelukierrosta tarvitaan, ennen kuin kaikilla on sama tieto. Kuka selvittää tämän etukäteen, estää tekoäly-järjestelmän käyttöönotonn viivästymisen viime hetkellä.
Mitä AI-asetus säätelee ja mitä se ei säätele
AI-asetus koskee tekoäly-järjestelmää itseään: mihin sitä käytetään, mikä riskitaso siihen liittyy ja mitä asiakirjoja toimittajan tai käyttäjän on voitava esittää. Tekoäly-järjestelmä, jota käytetään henkilöstön arviointiin, rekrytointiin tai työntekijöiden valvontaan, kuuluu asetuksessa kategoriaan, joka edellyttää erityistä huomiota, mukaan lukien vaatimukset avoimuudesta ja dokumentoinnista. Sitä, osallistetaanko työneuvostonne siihen ja miten, ei säännellä AI-asetuksessa; se johtuu olemassa olevasta Alankomaiden työoikeudesta työntekijöiden edustajien kuulemisesta. Nämä kaksi linjaa kulkevat rinnakkain ja ne sekoitetaan käytännössä usein toisiinsa, mikä itsessään vie aikaa selvittää.
Missä läpimenoaika käytännössä jumiutuu
Suurin osa viivästyksistä ei synny neuvottelun aikana, vaan ennen sitä. Usein mainittava ongelma on epäselvyys soveltamisalasta: kuuluuko tämä tietty järjestelmä työntekijöiden edustajien kuulemisen piiriin vai ei, ja kuka organisaatiossa sen arvioi. Toinen ongelma on epätäydellinen dossier ensimmäisen neuvontapyynnön yhteydessä, jolloin työneuvosto esittää lisäkysymyksiä ja uutta kierrosta tarvitaan. Näin tapahtuu usein, koska tekoäly-järjestelmää koskevat tiedot on vielä saatava ohjelmistotoimittajalta, eikä nämä tiedot aina toimitetaan ajoissa tai käyttökelpoisessa muodossa.
Kolmas pullonkaulaongelma on suunnittelu: IT-käyttöönotto määritetään usein jo ennen kuin osallistamisprosessi on valmis, mikä johtaa kiireiseen neuvotteluun. Tämä on vasta-arvoista, sillä kiireinen neuvottelu johtaa helposti enemmän kysymyksiin kuin vähemmän kysymyksiin. Lopuksi, kun tekoäly-järjestelmä käsittelee työntekijöiden henkilötietoja, myös GDPR-arviointi on usein mukana, kuten tietosuojavaikutusarviointi. Nämä kaksi prosessia — osallistaminen ja GDPR-arviointi — on parasta suunnitella samanaikaisesti, ei peräkkäin.
Mitä voit selvittää etukäteen
Aika, jonka säästät, on pääasiassa valmistautumisessa. Kartoita ensin, millainen tekoäly-järjestelmä on kyseessä ja kuuluuko se johonkin luokkaan, joka vaatii lisädokumentaatiota; tämä määrittelee osittain, millaisia kysymyksiä työneuvosto esittää. Siinä tietopohjassa, jossa tämä on selvitetty tapauskohtaisesti löydät, miten eri tekoäly-järjestelmät ja tuoteryhmät luokitellaan. Jatka sitten varhain keskustelua ohjelmistotoimittajasi kanssa siitä, mitä dokumentaatiota on saatavilla, jotta et joudu prosessin puolivälissä odottamaan asiakirjoja. Täydellinen asiakirjakokoelma ensimmäisessä lausuntopyynnössä säästää usein koko neuvottelukierroksen.
Se voi myös auttaa, jos tutkit etukäteen, virallisen prosessin ulkopuolella, missä organisaatiosi karkeasti on. Muutamalla kysymyksellä, jotka antavat heti indikaation saat näkemään, mitkä velvoitteet näyttävät olevan merkityksellisiä tilanteessanne, jotta voit ottaa ne tarkoituksenmukaisesti puheille työneuvostosi kanssa. Jos sinulla on kysymyksiä, jotka poikkeavat hieman omastasi, löydät yleiskatsauksen kohdasta muiden yrittäjien usein kysytyt kysymyksetKuinka perustamme tietomme ja mistä ne tulevat, voit lukea kohdasta sivu, joka selittää mistä tieto tulee.
Koska tarkat velvoitteet työntekijöiden osallistumisesta tulevat työoikeudesta, eivät tekoälyasetuksesta, tämä on ensisijaisesti aihe, josta juristi tai toisen asteen valvontaviranomainen voi antaa selvityksen AI-järjestelmän luokittelun epävarmuuden yhteydessä omaa tilannettasi varten. Haluatko ensin itse indikaattorin ilman velvoitteita? Tee ilmainen quick-scan tai lue rauhallisin mielin tietokannassa eteenpäin.