Det finns ingen bestämd tidsfrist i AI-förordningen för processen med ert företagsråd. Förordningen reglerar vad ett AI-system är och vilka skyldigheter som är förknippade med det, men säger ingenting om hur länge intern konsultation med personalrepresentanter får eller måste ta. Denna tidsfrist följer av svensk arbetsrätt och i synnerhet av hur er organisation och företagsrådet utformar konsultationen själva.
I praktiken ser vi processer som tar några veckor och processer som tar några månader. Skillnaden ligger sällan i lagen, utan i tre saker: om det handlar om ett rådgivnings- eller samtyckesskyldigt beslut, om dokumentationen är fullständig vid första ansökan, och hur många omgångar av överläggningar som krävs innan alla har samma information. Genom att kartlägga detta i förväg undviker man att implementeringen av ett AI-system försenad på sista moment.
Vad AI-förordningen reglerar och inte reglerar
AI-förordningen fokuserar på själva AI-systemet: vad det används för, vilken risknivå som är förknippad med det och vilken dokumentation en leverantör eller användare måste kunna visa. Ett AI-system som används för personalevaluering, rekrytering eller övervakning av anställda faller under AI-förordningen under en kategori som kräver extra uppmärksamhet, med tillhörande transparens- och dokumentationskrav. Huruvida och hur ert företagsråd involveras i detta regleras inte i AI-förordningen; det följer av befintlig svensk arbetsrätt kring medbestämmning. Dessa två spår löper parallellt och blandas ofta ihop i praktiken, vilket i sig tar tid att reda ut.
Var genomföringstiden fastnar i praktiken
Merparten av förseningarna uppstår inte under själva överläggningen utan innan. Ett vanligt problem är oklarheter kring omfattningen: omfattas detta specifika system av medbestämmningen eller inte, och vem inom organisationen som gör denna bedömning. Ett andra problem är en ofullständig dokumentation vid första rådgivningsansökan, vilket leder till att företagsrådet ställer följdfrågor och en ny omgång blir nödvändig. Detta sker ofta eftersom informationen om AI-systemet fortfarande måste komma från programvaran leverantören, och denna information levereras inte alltid i tid eller i användbar form.
Ett tredje problem är planering: IT-distributionen fastställs ofta redan innan medbestämmningsprocessen är avslutad, vilket leder till överläggningar under tidspres. Detta är kontraproduktivt, eftersom brådskande överläggningar snarare leder till fler frågor än färre. Slutligen, när AI-systemet behandlar personuppgifter om anställda, är ofta en GDPR-granskning också inblandad, såsom en konsekvensbedömning för dataskydd. Dessa två processer — medbestämmning och GDPR-granskning — bör helst planeras samtidigt, inte efter varandra.
Det ni kan utreda i förväg
Den tid ni vinner ligger framför allt i förberedelser. Kartlägg först vilken typ av AI-system det är och om det faller under någon av de kategorier som kräver extra dokumentation; detta bestämmer delvis vilka frågor företagsrådet kommer att ställa. I kunskapsbanken där detta är utrett för varje situation hittar ni hur olika typer av AI-system och produktgrupper klassificeras. Gå sedan tidigt in i samtal med er programvaruleverantör om vilken dokumentation som finns tillgänglig, så att ni inte halvvägs genom processen måste vänta på handlingar. En fullständig dokumentation vid första rådgivningsansökan sparar ofta en hel överläggningsomgång.
Det kan också hjälpa att i förväg, skilt från den formella processen, kontrollera ungefär var er organisation står. Med några frågor som omedelbar ger en indikation får du inblick i vilka skyldigheter som verkar relevanta för din situation, så att du kan ta upp dem på ett fokuserat sätt i samspråket med företagsrådet. För frågor som skiljer sig något från din egen, finns en översikt i andra företagares vanliga frågor. Hur vi underbygger vår information och var den kommer ifrån kan du läsa på sidan som förklarar var informationen kommer ifrån.
Eftersom de exakta skyldigheterna kring medbestämmande kommer från arbetsrätten och inte från AI-förordningen, är detta i högsta grad ett ämne där en jurist, eller vid osäkerhet om klassificeringen av AI-systemet, den behörig tillsynsmyndigheten kan ge vägledning för din specifika situation. Vill du först själv få en indikation, utan bindande skyldigheter? Gör den kostnadsfria snabbscanningen eller läs lugnt vidare i kunskapsbanken.