Non esiste un termine fisso nel regolamento IA per il processo con il vostro consiglio aziendale. Il regolamento stabilisce cosa sia un sistema di IA e quali obblighi vi siano associati, ma non dice nulla su quanto tempo possa o debba durare la consultazione interna con i rappresentanti del personale. Tale termine scaturisce dal diritto del lavoro olandese e, soprattutto, dal modo in cui la vostra organizzazione e il consiglio aziendale organizzano personalmente il colloquio.
Nella pratica osserviamo processi che durano alcune settimane e processi che richiedono alcuni mesi. La differenza raramente risiede nella legge, ma in tre aspetti: se si tratta di una decisione soggetta a obbligo di parere o a obbligo di assenso, se il fascicolo è completo alla prima richiesta, e quanti cicli di consultazione sono necessari prima che tutti dispongano delle medesime informazioni. Chi lo chiarisce in anticipo evita che l'introduzione di un sistema di IA rallenti all'ultimo momento.
Cosa regola e cosa non regola il regolamento IA
Il regolamento IA si concentra sul sistema di IA stesso: a quale scopo viene utilizzato, quale livello di rischio vi è associato e quale documentazione un fornitore o un utente deve essere in grado di presentare. Un sistema di IA impiegato per la valutazione del personale, il reclutamento o il monitoraggio dei dipendenti rientra nel regolamento in una categoria che richiede attenzione supplementare, con i relativi obblighi di trasparenza e documentazione. Se e come il vostro consiglio aziendale vi sia coinvolto non è stabilito nel regolamento IA; ciò scaturisce dalla normativa olandese vigente sulla consultazione dei lavoratori. Questi due percorsi procedono in parallelo e nella pratica vengono spesso confusi, il che comporta già una perdita di tempo per chiarire.
Dove i tempi di attuazione si bloccano in pratica
Il ritardo maggiore non si verifica durante la consultazione stessa, ma prima di essa. Un collo di bottiglia molto frequente è l'incertezza sulla portata: questo sistema specifico rientra o non rientra nella consultazione, e chi all'interno dell'organizzazione lo valuta. Un secondo collo di bottiglia è un fascicolo incompleto alla prima richiesta di parere, a causa del quale il consiglio aziendale pone domande supplementari e risulta necessario un nuovo ciclo. Questo accade spesso perché le informazioni sul sistema di IA devono ancora provenire dal fornitore di software e tali informazioni non sempre vengono fornite in tempo o in forma utilizzabile.
Un terzo collo di bottiglia è la pianificazione: il lancio informatico viene spesso già fissato prima che il processo di consultazione sia concluso, il che determina consultazioni sotto pressione di tempo. Ciò ha un effetto controproducente, perché le consultazioni affrettate portano più facilmente a più domande che a meno domande. Infine, quando il sistema di IA elabora dati personali dei dipendenti, spesso rientra in gioco anche una valutazione RGPD, come una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati. Questi due percorsi — consultazione e valutazione RGPD — è preferibile pianificarli simultaneamente, non sequenzialmente.
Cosa potete chiarire in anticipo
Il tempo che guadagnate risiede soprattutto nella preparazione. Innanzitutto, individuate che tipo di sistema di IA è e se rientra in una delle categorie che richiedono documentazione aggiuntiva; ciò determina anche in parte quali domande porrà il consiglio aziendale. Nella banca dati in cui questo è stato analizzato per ogni situazione trovate come diversi tipi di sistemi di IA e gruppi di prodotti vengono classificati. Successivamente, avviate presto il dialogo con il vostro fornitore di software circa la documentazione disponibile, in modo da non dover aspettare documenti a metà del processo. Un fascicolo completo alla prima richiesta di parere spesso evita un intero ciclo di consultazione.
Può anche essere utile chiarire in anticipo, al di fuori del processo formale, dove si trova approssimativamente la vostra organizzazione. Con poche domande che forniscono immediatamente un'indicazione otterrete una visione chiara degli obblighi rilevanti per la vostra situazione, in modo da poterli affrontare in modo mirato nella discussione con il consiglio aziendale. Per domande leggermente diverse dalla vostra, è disponibile una panoramica in le domande frequenti di altri imprenditori. Come sosteniamo le nostre informazioni e da dove provengono, potete leggerlo su la pagina che spiega da dove provengono le informazioni.
Poiché gli esatti obblighi in materia di coinvolgimento dei lavoratori derivano dal diritto del lavoro e non dal regolamento sull'intelligenza artificiale, questo è un argomento su cui un giurista o, in caso di dubbi sulla classificazione del sistema di intelligenza artificiale, l'autorità di vigilanza competente può fornire chiarimenti per la vostra situazione specifica. Volete prima un'indicazione personale, senza impegni? Eseguite la scansione rapida gratuita o continuate a leggere tranquillamente nella knowledge base.