Rozporządzenie w sprawie sztucznej inteligencji nie określa stałego terminu dla procesu z udziałem rady pracowników. Rozporządzenie reguluje, czym jest system sztucznej inteligencji i jakie obowiązki się z tym wiążą, ale nic nie mówi o tym, jak długo wewnętrzne konsultacje z reprezentacją pracowników mogą lub muszą trwać. Okres ten wynika z holenderskiego prawa pracy i, przede wszystkim, ze sposobu, w jaki Twoja organizacja i rada pracowników organizują same konsultacje.
W praktyce widzimy procesy trwające kilka tygodni i procesy zajmujące kilka miesięcy. Różnica rzadko wynika z prawa, ale z trzech spraw: czy chodzi o decyzję wymagającą opinii lub zgody, czy dokumentacja jest kompletna przy pierwszym złożeniu wniosku, i ile rund konsultacji jest potrzebnych, zanim wszyscy będą mieli te same informacje. Kto to wcześniej sobie wyjaśni, unika opóźnienia wdrażania systemu sztucznej inteligencji w ostatniej chwili.
Co rozporządzenie w sprawie sztucznej inteligencji reguluje, a czego nie
Rozporządzenie w sprawie sztucznej inteligencji skupia się na samym systemie sztucznej inteligencji: do czego jest używany, jaki poziom ryzyka się z tym wiąże i jaką dokumentację musi być w stanie wykazać dostawca lub użytkownik. System sztucznej inteligencji wdrażany do oceny pracowników, rekrutacji lub monitorowania pracowników podlega w rozporządzeniu kategorii wymagającej dodatkowej uwagi, z towarzyszącymi obowiązkami przejrzystości i dokumentacji. Czy i jak rada pracowników jest w tym zaangażowana, nie znajduje się w rozporządzeniu w sprawie sztucznej inteligencji; wynika to z istniejącego holenderskiego prawa pracy dotyczącego współdecydowania. Te dwa tory przebiegają obok siebie i w praktyce są często mylone, co samo w sobie kosztuje czas, aby to wyjaśnić.
Gdzie czas realizacji w praktyce się zacina
Większość opóźnień powstaje nie podczas samych konsultacji, ale wcześniej. Często słyszanym problemem jest brak jasności co do zakresu: czy ten konkretny system podlega, czy nie podlega współdecydowaniu, i kto w organizacji to ocenia. Drugim problemem jest niekompletna dokumentacja przy pierwszym wniosku o opinię, przez co rada pracowników stawia dodatkowe pytania i potrzebna jest kolejna runda. Dzieje się to często dlatego, że informacje o systemie sztucznej inteligencji muszą jeszcze pochodzić od dostawcy oprogramowania, a informacje te nie zawsze są dostarczane na czas lub w użytecznej formie.
Trzecim problemem jest planowanie: wdrażanie IT jest często już ustalone, zanim proces współdecydowania zostanie zakończony, co powoduje, że konsultacje odbywają się pod presją czasu. To ma odwrotny skutek, ponieważ pośpieszne konsultacje prowadzą raczej do więcej pytań niż do mniej. Wreszcie, gdy system sztucznej inteligencji przetwarza dane osobowe pracowników, często bierze również udział ocena RODO, taka jak ocena skutków dla ochrony danych. Te dwa procesy — współdecydowanie i ocena RODO — najlepiej planuje się jednocześnie, a nie jeden po drugim.
Co możesz wcześniej wyjaśnić
Czas, który oszczędzisz, wynika przede wszystkim z przygotowania. Najpierw ustal, jaki to rodzaj systemu sztucznej inteligencji i czy należy do jednej z kategorii wymagających dodatkowej dokumentacji; to w dużej mierze określa, jakie pytania będzie stawiać rada pracowników. W bazie wiedzy, gdzie każda sytuacja została przeanalizowana dowiesz się, jak różne rodzaje systemów sztucznej inteligencji i grupy produktów są klasyfikowane. Następnie wcześnie porozmawiaj ze swoim dostawcą oprogramowania na temat dostępnej dokumentacji, aby nie czekać na dokumenty w trakcie procesu. Kompletna dokumentacja przy pierwszym wniosku o opinię często oszczędza całą rundę konsultacji.
Może również być pomocne zbadanie wcześniej, niezależnie od formalnego procesu, gdzie mniej więcej znajduje się Twoja organizacja. Z kilkoma pytaniami, które natychmiast dają wskazanie uzyskasz wgląd w to, które obowiązki wydają się istotne dla Twojej sytuacji, abyś mógł to ukierunkowanie uwzględnić w rozmowie z radą pracowników. W przypadku pytań, które różnią się nieco od Twojego pytania, dostępny jest przegląd w najczęściej zadawanych pytaniach innych przedsiębiorców. Jak uzasadniamy nasze informacje i skąd pochodzą, przeczytaj na stronie wyjaśniającej pochodzenie informacji.
Ponieważ dokładne obowiązki związane z udziałem pracowników pochodzą z prawa pracy, a nie z rozporządzenia AI, jest to przede wszystkim temat, w którym może udzielić wyjaśnień prawnik lub, w razie wątpliwości co do klasyfikacji systemu AI, właściwy organ nadzoru dla Twojej konkretnej sytuacji. Chcesz najpierw uzyskać wskazanie bez zobowiązań? Wykonaj bezpłatny szybki przegląd lub przeczytaj spokojnie dalszą część bazy wiedzy.