Il n'y a pas de délai fixe dans le règlement IA pour la procédure avec votre comité d'entreprise. Le règlement définit ce qu'est un système d'IA et quelles obligations en découle, mais il ne dit rien sur la durée que peuvent ou doivent prendre les consultations internes avec les représentants du personnel. Ce délai découle du droit du travail néerlandais et, surtout, de la manière dont votre organisation et le comité d'entreprise organisent eux-mêmes la consultation.
En pratique, nous voyons des procédures qui durent quelques semaines et des procédures qui prennent quelques mois. La différence réside rarement dans la loi, mais dans trois points : s'il s'agit d'une décision soumise à obligation de consultation ou à obligation de consentement, si le dossier est complet lors de la première demande, et combien de tours de consultation sont nécessaires avant que tout le monde dispose des mêmes informations. Celui qui en établit la cartographie à l'avance évite que le déploiement d'un système d'IA ne soit retardé au dernier moment.
Ce que le règlement IA régit et ne régit pas
Le règlement IA porte sur le système d'IA lui-même : l'usage auquel il est destiné, le niveau de risque correspondant et la documentation qu'un fournisseur ou utilisateur doit pouvoir présenter. Un système d'IA utilisé pour l'évaluation du personnel, le recrutement ou la surveillance des travailleurs relève dans le règlement d'une catégorie qui demande une attention particulière, avec les obligations en matière de transparence et de documentation qui en découle. Le fait de savoir si et comment votre comité d'entreprise y est associé ne figure pas dans le règlement IA ; cela découle de la législation néerlandaise existante sur la participation des travailleurs. Ces deux voies se déploient en parallèle et sont souvent confondues dans la pratique, ce qui en soi consomme du temps à démêler.
Où le délai de traitement s'enlise en pratique
La plupart des retards ne se produisent pas lors de la consultation elle-même, mais avant. Un goulot d'étranglement fréquemment signalé est l'imprécision quant à la portée : ce système spécifique relève-t-il ou non de la participation des travailleurs, et qui au sein de l'organisation l'évalue. Un deuxième goulot d'étranglement est un dossier incomplet lors de la première demande d'avis, ce qui amène le comité d'entreprise à poser des questions supplémentaires et à nécessiter un nouveau tour. Cela se produit souvent parce que les informations sur le système d'IA doivent encore provenir du fournisseur de logiciel, et ces informations ne sont pas toujours livrées à temps ou sous une forme exploitable.
Un troisième goulot d'étranglement est la planification : le déploiement informatique est souvent déjà figé avant la fin de la procédure de participation des travailleurs, ce qui amène à tenir des consultations sous pression temporelle. Cela a un effet contraire, car une consultation précipitée suscite généralement plus de questions que moins. Enfin, lorsque le système d'IA traite des données personnelles de travailleurs, une évaluation RGPD intervient souvent aussi, comme une analyse d'impact relative à la protection des données. Ces deux procédures — participation des travailleurs et évaluation RGPD — sont mieux planifiées en parallèle, et non l'une après l'autre.
Ce que vous pouvez clarifier à l'avance
Le temps que vous gagnez se trouve surtout dans la préparation. Établissez d'abord la cartographie du type de système d'IA dont il s'agit et s'il relève de l'une des catégories qui exigent une documentation supplémentaire ; cela détermine en partie aussi quelles questions posera le comité d'entreprise. Dans la base de connaissances où cela a été clarifié pour chaque situation vous trouvez comment différents types de systèmes d'IA et groupes de produits sont classifiés. Engagez ensuite rapidement le dialogue avec votre fournisseur de logiciel sur la documentation disponible, de sorte que vous n'ayez pas à attendre des documents au milieu de la procédure. Un dossier complet lors de la première demande d'avis gagne souvent tout un tour de consultation.
Cela peut également vous aider de déterminer à l'avance, en dehors de la procédure formelle, où votre organisation en est à peu près. Avec quelques questions qui donnent immédiatement une indication vous obtenez un aperçu des obligations qui semblent pertinentes pour votre situation, afin de pouvoir en tenir compte de manière ciblée dans la discussion avec le conseil d'entreprise. Pour les questions qui diffèrent légèrement de la vôtre, un aperçu est disponible sur les questions fréquemment posées d'autres entrepreneurs. La façon dont nous étayons nos informations et d'où elles proviennent est expliquée sur la page expliquant d'où proviennent les informations.
Étant donné que les obligations précises en matière de participation des travailleurs découlent du droit du travail et non du règlement sur l'IA, ce sujet est par excellence celui sur lequel un juriste ou, en cas de doute sur la classification du système d'IA, l'autorité compétente de surveillance peut vous donner des précisions pour votre situation spécifique. Voulez-vous d'abord une indication personnelle, sans engagement ? Faites l'analyse rapide gratuite ou lisez tranquillement la suite dans la base de connaissances.