V nariadení o AI nie je stanovená pevná lehota pre proces s vašou podnikovou radou. Nariadenie upravuje, čo je systém AI a aké povinnosti s ním súvisia, ale nehovorí nič o tom, ako dlho môže alebo musí trvať interné konzultácie so zástupcami zamestnancov. Táto lehota vyplýva z holandského pracovného práva a najmä z toho, ako vaša organizácia a podniková rada konzultácie organizujú.
V praxi vidíme procesy, ktoré trvajú niekoľko týždňov, aj procesy, ktoré trvajú niekoľko mesiacov. Rozdiel sa zriedka nachádza v zákone, ale v troch veciach: či ide o rozhodnutie podliehajúce povinnosti vydať stanovisko alebo súhlas, či je spis pri prvej žiadosti úplný a koľko consultatívnych kôl je potrebných na to, aby všetci mali rovnaké informácie. Kto si to vopred zmapuje, zabráni oneskoreniu zavedenia systému AI na poslednú chvíľu.
Čo nariadenie o AI upravuje a čo nie
Nariadenie o AI sa zameriava na samotný systém AI: na čo sa používa, aká úroveň rizika s tým súvisí a akú dokumentáciu musí môcť predložiť poskytovateľ alebo používateľ. Systém AI používaný na hodnotenie zamestnancov, verbovanie alebo monitoring zamestnancov spadá v nariadení do kategórie, ktorá si vyžaduje extra pozornosť, s príslušnými povinnosťami v oblasti transparentnosti a dokumentácie. Či a ako sa vaša podniková rada zapája, nie je uvedené v nariadení o AI; to vyplýva z existujúceho holandského pracovného práva týkajúceho sa spolurozhodovania. Tieto dve línie sa vedú vedľa seba a v praxi sa často miešajú, čo samo o sebe vyžaduje čas na vyjasnenie.
Kde sa priebeh v praxi zasekáva
Väčšina oneskorení nevznikne pri samotných konzultáciách, ale pred nimi. Často zaznamenaný problém je nejasnosť v rozsahu: či tento konkrétny systém podlieha alebo nepodlieha spolurozhodovania a kto v organizácii to posúdi. Druhý problém je neúplný spis pri prvej žiadosti o stanovisko, čo vedie k tomu, že podniková rada kľadá doplňujúce otázky a je potrebná ďalšia kola. To sa často stáva preto, lebo informácie o systéme AI musia ešte prísť od dodávateľa softvéru a tieto informácie nie sú vždy poskytnuté včas alebo v použiteľnej forme.
Tretím problémom je plánovanie: IT nasadenie sa často vopred zafixuje ešte pred tým, ako sa процес spolurozhodovania skončí, čo vedie k konzultáciám pod časovým tlakom. To pôsobí opačne, pretože urýchlené konzultácie vedú skôr k viac otázkam ako k menej. Napokon, keď systém AI spracováva osobné údaje zamestnancov, do hry sa často zapájajú aj GDPR posúdenia, ako je posúdenie vplyvov na ochranu údajov. Tieto dve procesy — spolurozhodovania a GDPR posúdenie — je najlepšie plánovať paralelne, nie postupne.
Čo si môžete vopred ujasniť
Čas, ktorý si nabehnete, je najmä v príprave. Najprv si zmapujte, aký typ systému AI to je a či spadá do niektorej z kategórií, ktoré si vyžadujú ďalšiu dokumentáciu; to čiastočne určuje, aké otázky si položí podniková rada. V banke poznatkov, kde je to pre každú situáciu preskúmané nájdete, ako sa rôzne druhy systémov AI a skupiny produktov klasifikujú. Potom sa skoro dohodnite so svojim dodávateľom softvéru na to, ktorá dokumentácia je dostupná, aby ste si uprostred procesu nemuseli počkať na dokumenty. Úplný spis pri prvej žiadosti o stanovisko často ušetrí celú radu konzultácií.
Môže to pomôcť aj tým, že si vopred, oddelene od formálneho procesu, ujasníte, kde sa vaša organizácia približne nachádza. S niekoľkými otázkami, ktoré hneď dajú indikáciu získate prehľad o tom, ktoré povinnosti sa zdajú relevantné pre vašu situáciu, aby ste to mohli cielene zahrnúť do rozhovoru s podnikovou radou. Pre otázky, ktoré sa líšia od vašej, nájdete prehľad v často kladaných otázkach iných podnikateľov. Ako podkladáme naše informácie a odkiaľ pochádzajú, si prečítajte na stránke, ktorá vysvetľuje, odkiaľ informácie pochádzajú.
Keďže presné povinnosti týkajúce sa spoluúčasti pochádzajú z pracovného práva a nie z nariadenia o AI, je to predovšetkým predmet, v ktorom právnik alebo v prípade pochybností o klasifikácii systému AI príslušný dohľadný orgán môžu poskytnúť jasnosť pre vašu konkrétnu situáciu. Chcete si najskôr urobiť vlastnú indiciu bez záväznosti? Vykonajte bezplatnú rýchlu skúšku alebo si pokojne pokračujte čítaním v znalostnej banke.