U AI-uredbi nema utvrđenog roka za proces sa vašim nadzornim odborom. Uredba regulira što je AI-sustav i koje obveze s njim dolaze, ali ne govori ništa o tome koliko dugo smije ili mora trajati interno savjetovanje s predstavnicima zaposlenika. Taj rok proizlazi iz nizozemskog radnog prava i, posebno, iz načina na koji vaša organizacija i nadzorni odbor sami organiziraju savjetovanje.
U praksi vidimo procese koji traju nekoliko tjedana i procese koji traju nekoliko mjeseci. Razlika rijetko leži u zakonu, već u tri stvari: je li riječ o odluci s obvezom davanja mišljenja ili obvezom dobivanja suglasnosti, je li dosje potpun pri prvoj zahtjevu, i koliko rundi savjetovanja je potrebno prije nego što svi imaju iste informacije. Tko to unaprijed mapira, sprječava da se uvođenje AI-sustava uspori u zadnjoj minuti.
Što AI-uredba regulira i što ne
AI-uredba fokusira se na sam AI-sustav: za što se koristi, koju razinu rizika s njim nositi i koju dokumentaciju ponuditelj ili korisnik mora moći pokazati. AI-sustav koji se koristi za vrednovanje zaposlenika, zapošljavanje ili nadzor zaposlenika spada u uredbi u kategoriju koja traži dodatnu pozornost, s povezanim obvezama u pogledu transparentnosti i dokumentacije. Kako i je li vaš nadzorni odbor uključen u to, nije navedeno u AI-uredbi; to proizlazi iz postojećeg nizozemskog radnog prava oko suodlučivanja. Ta dva tračna idu paralelno i često se u praksi miješaju, što samo po sebi uzima vrijeme da se razriješi.
Gdje se trajanje u praksi zaustavlja
Većina kašnjenja ne nastaje tijekom samog savjetovanja, već prije njega. Česta grana grla je nesjasnosta o opsegu: spada li ovaj specifičan sustav pod suodlučivanje ili ne, i tko unutar organizacije to procjenjuje. Druga grana grla je nepotpun dosje pri prvoj zahtjevu za mišljenjem, što dovodi do toga da nadzorni odbor postavlja dodatna pitanja i potrebna je nova runda. To se često događa jer informacije o AI-sustavu još trebaju doći od softverskog dobavljača, a te informacije nisu uvijek dostavljene na vrijeme ili u upotrebljivom obliku.
Treća grana grla je planiranje: IT-uvođenje često se već fiksira prije nego što je proces suodlučivanja dovršen, što dovodi do savjetovanja pod vremenskim pritiskom. To je kontraproduktivno, jer brzo savjetovanje ranije vodi do više pitanja nego do manjeg. Konačno, kada AI-sustav obrađuje osobne podatke zaposlenika, često je uključena i GDPR-procjena, kao što je procjena utjecaja zaštite podataka. Ta dva procesa — suodlučivanje i GDPR-procjena — najbolje se planiraju istovremeno, ne zaredom.
Što možete unaprijed saznati
Vrijeme koje dobijate nalazi se uglavnom u pripremi. Prvo mapirana kakav je to AI-sustav i spada li pod jednu od kategorija koje traže dodatnu dokumentaciju; to također određuje koja pitanja će postaviti nadzorni odbor. U bazi znanja gdje je to po situaciji razrađeno nalazite kako se različite vrste AI-sustava i skupinama proizvoda klasificiraju. Zatim rano započnite razgovor sa svojim softverskim dobavljačem o kojoj dokumentaciji je dostupna, tako da ne trebate na sredini procesa čekati na dokumente. Potpun dosje pri prvom zahtjevu za mišljenjem često štedi cijelu rundu savjetovanja.
Može biti korisno i da unaprijed, odvojeno od formalnog procesa, provjerite gdje otprilike stoji vaša organizacija. Sa nekoliko pitanja koja odmah daju indikaciju dobijate uvid u koje obveze za vašu situaciju izgleda relevantne, tako da to ciljano možete uključiti u razgovor s radničkim vijećem. Za pitanja koja se malo razlikuju od vaših, dostupan je pregled u čestim pitanjima drugih poduzetnika. Kako temeljimo naše informacije i odakle dolaze, možete pročitati na stranici koja objašnjava odakle dolaze informacije.
Budući da precizne obveze vezane uz sudjelovanje radnika proizlaze iz radnog prava, a ne iz AI-uredbe, ovo je izvanredan primjer teme o kojoj pravnik ili, ako ste nesigurni oko klasifikacije AI-sustava, nadležno nadzorno tijelo može dati konačan odgovor za vašu specifičnu situaciju. Želite li prvo sami dobiti indikaciju, bez obveza? Učinite besplatan brzi pregled ili mirno nastavite čitati bazu znanja.