Der er ingen fast tidsfrist i AI-forordningen for processen med jeres arbejdsråd. Forordningen regulerer, hvad et AI-system er, og hvilke forpligtelser der er forbundet hermed, men siger intet om, hvor længe intern høring med personalrepræsentanter må eller skal vare. Denne tidsfrist følger af dansk arbejdsret og især af, hvordan jeres organisation og arbejdsrådet selv indrettet høringen.
I praksis ser vi processer, der varer nogle få uger, og processer, der tager nogle få måneder. Forskellen ligger sjældent i loven, men i tre forhold: om det drejer sig om en beslutning, der kræver høring eller tilslutning, om sagsmaterialet er fuldstændigt ved første anmodning, og hvor mange høringsfaser der er nødvendige, før alle har den samme information. Hvis du kortlægger dette på forhånd, forhindrer du, at implementeringen af et AI-system bliver forsinket i sidste øjeblik.
Hvad AI-forordningen regulerer og ikke regulerer
AI-forordningen fokuserer på AI-systemet selv: hvad det bruges til, hvilket risikoniveau der er forbundet hermed, og hvilken dokumentation en leverandør eller bruger skal kunne dokumentere. Et AI-system, der bruges til vurdering af personale, rekruttering eller overvågning af medarbejdere, falder under AI-forordningen i en kategori, der kræver særlig opmærksomhed, med tilhørende transparens- og dokumentationskrav. Hvorvidt og hvordan jeres arbejdsråd bliver involveret, fremgår ikke af AI-forordningen; det følger af den eksisterende danske arbejdsret om medindflydelse. Disse to spor løber parallelt og blandes ofte sammen i praksis, hvilket i sig selv koster tid at få klarhed over.
Hvor gjennomløbstiden i praksis bliver hæmmet
Det meste af forsinkelsen opstår ikke under høringen selv, men før. Et hyppigt nævnt problem er uklarhed om rækkevidde: falder dette specifikke system under medindflydelse eller ikke, og hvem i organisationen afgør det. Et andet problem er ufuldstændigt sagsmateriale ved første høringsskrift, hvilket får arbejdsrådet til at stille supplerende spørgsmål, og der er behov for en ny runde. Det sker ofte, fordi informationen om AI-systemet stadig skal komme fra softwareleverandøren, og denne information ikke altid leveres rettidigt eller i brugbar form.
Et tredje problem er planlægning: IT-udrulningen fastlægges ofte, før medindflydelsesprocessen er afsluttet, hvilket betyder, at høringen foregår under tidspres. Det virker modsat, fordi hastende høring oftest fører til flere spørgsmål end færre. Endelig, når AI-systemet behandler persondata fra medarbejdere, er der ofte også en GDPR-vurdering på spil, såsom en konsekvensvurdering vedr. databeskyttelse. Disse to processer — medindflydelse og GDPR-vurdering — planlægges bedst samtidigt, ikke sekventielt.
Hvad du kan undersøge på forhånd
Den tid, du kan spare, ligger især i forberedelsen. Kortlæg først, hvilken slags AI-system det er, og om det falder ind under en af de kategorier, der kræver ekstra dokumentation; dette bestemmer også delvis, hvilke spørgsmål arbejdsrådet vil stille. I videnbanken, hvor dette er undersøgt pr. situation, finder du, hvordan forskellige slags AI-systemer og produktgrupper klassificeres. Snak derefter tidligt med din softwareleverandør om, hvilken dokumentation der er tilgængelig, så du ikke halvvejs gennem processen skal vente på dokumenter. Fuldstændigt sagsmateriale ved første høringsskrift sparer ofte en hel høringsfase.
Det kan også være brugbart at afklare på forhånd, uden for den formelle proces, hvor din organisation omtrent er. Med nogle få spørgsmål, der giver en øjeblikkelig indikation får du indsigt i, hvilke forpligtelser der ser ud til at være relevante for din situation, så du kan tage det målrettet op med virksomhedsrådet. For spørgsmål, der er lidt anderledes end dine, findes der et overblik i ofte stillede spørgsmål fra andre virksomhedsledere. Hvordan vi dokumenterer vores oplysninger og hvor de kommer fra, kan du læse på siden, der forklarer hvor oplysningerne kommer fra.
Fordi de præcise forpligtelser omkring medbestemmelse kommer fra arbejdsretten og ikke fra AI-forordningen, er dette netop et emne, hvor en jurist eller, hvis du er i tvivl om klassificeringen af AI-systemet, den kompetente tilsynsmyndighed kan give dig svar for din specifikke situation. Vil du først have en indikation selv, uden forpligtelser? Foretag den gratis quick-scan eller læs roligt videre i videnbanken.