Er staat geen vaste termijn in de AI-verordening voor het traject met uw ondernemingsraad. De verordening regelt wat een AI-systeem is en welke verplichtingen daarbij horen, maar zegt niets over hoe lang intern overleg met personeelsvertegenwoordiging mag of moet duren. Die termijn volgt uit het Nederlandse arbeidsrecht en, vooral, uit de manier waarop uw organisatie en de ondernemingsraad het overleg zelf inrichten.
In de praktijk zien we trajecten die enkele weken duren en trajecten die enkele maanden in beslag nemen. Het verschil zit zelden in de wet, maar in drie zaken: of het gaat om een adviesplichtig of instemmingsplichtig besluit, of het dossier bij de eerste aanvraag compleet is, en hoeveel overlegrondes nodig zijn voordat iedereen dezelfde informatie heeft. Wie dit vooraf in kaart brengt, voorkomt dat de invoering van een AI-systeem vertraagt op het laatste moment.
Wat de AI-verordening wel en niet regelt
De AI-verordening richt zich op het AI-systeem zelf: waarvoor het wordt gebruikt, welk risiconiveau daarbij hoort en welke documentatie een aanbieder of gebruiker moet kunnen tonen. Een AI-systeem dat wordt ingezet voor personeelsbeoordeling, werving of monitoring van werknemers valt in de verordening onder een categorie die extra aandacht vraagt, met bijbehorende transparantie- en documentatieverplichtingen. Of en hoe uw ondernemingsraad daarbij wordt betrokken, staat niet in de AI-verordening; dat volgt uit het bestaande Nederlandse arbeidsrecht rond medezeggenschap. Deze twee sporen lopen naast elkaar en worden in de praktijk vaak door elkaar gehaald, wat op zichzelf al tijd kost om uit te zoeken.
Waar de doorlooptijd in de praktijk vastloopt
De meeste vertraging ontstaat niet bij het overleg zelf, maar ervoor. Een veelgehoord knelpunt is onduidelijkheid over de reikwijdte: valt dit specifieke systeem wel of niet onder de medezeggenschap, en wie binnen de organisatie beoordeelt dat. Een tweede knelpunt is een onvolledig dossier bij de eerste adviesaanvraag, waardoor de ondernemingsraad aanvullende vragen stelt en er een nieuwe ronde nodig is. Dat gebeurt vaak omdat de informatie over het AI-systeem nog bij de softwareleverancier vandaan moet komen, en die informatie niet altijd op tijd of in bruikbare vorm wordt aangeleverd.
Een derde knelpunt is planning: de IT-rollout wordt vaak al vastgezet voordat het medezeggenschapstraject is afgerond, waardoor er onder tijdsdruk overleg plaatsvindt. Dat werkt averechts, want haastig overleg leidt eerder tot meer vragen dan tot minder. Tot slot speelt, wanneer het AI-systeem persoonsgegevens van werknemers verwerkt, vaak ook een AVG-toets mee, zoals een gegevensbeschermingseffectbeoordeling. Die twee trajecten — medezeggenschap en AVG-toets — worden het beste gelijktijdig gepland, niet na elkaar.
Wat u vooraf kunt uitzoeken
De tijd die u wint, zit vooral in voorbereiding. Breng eerst in kaart wat voor soort AI-systeem het is en of het onder een van de categorieën valt die extra documentatie vragen; dat bepaalt mede welke vragen de ondernemingsraad zal stellen. In de kennisbank waar dit per situatie is uitgezocht vindt u hoe verschillende soorten AI-systemen en productgroepen worden ingedeeld. Ga vervolgens vroeg het gesprek aan met uw softwareleverancier over welke documentatie beschikbaar is, zodat u niet halverwege het traject alsnog moet wachten op stukken. Een compleet dossier bij de eerste adviesaanvraag scheelt vaak een hele overlegronde.
Het kan ook helpen om vooraf, los van het formele traject, na te gaan waar uw organisatie ongeveer staat. Met een paar vragen die meteen een indicatie geven krijgt u zicht op welke verplichtingen voor uw situatie relevant lijken, zodat u dat gericht kunt meenemen in het gesprek met de ondernemingsraad. Voor vragen die net iets anders liggen dan de uwe, staat een overzicht in de veelgestelde vragen van andere ondernemers. Hoe wij onze informatie onderbouwen en waar die vandaan komt, leest u op de pagina die uitlegt waar de informatie vandaan komt.
Omdat de precieze verplichtingen rond medezeggenschap uit het arbeidsrecht komen en niet uit de AI-verordening, is dit bij uitstek een onderwerp waarover een jurist of, bij twijfel over de classificatie van het AI-systeem, de bevoegde toezichthouder uitsluitsel kan geven voor uw specifieke situatie. Wilt u eerst zelf een indicatie, zonder verplichtingen? Doe de gratis quick-scan of lees rustig verder in de kennisbank.