Най-честата грешка при договорите за закупуване на електроника е, че компаниите предполагат, че техният доставчик или производител автоматично предоставя данните за цифровия продуктов паспорт, без това да е записано никъде. Веднага щом паспортът стане задължителен за дадена продуктова група, се оказва, че никой не е назначен договорно да предоставя данните, да ги актуализира или да коригира, ако нещо се промени.
Грешката не е в технологията и не е в самите данни, а в договореността относно тях: кой предоставя какво, в какъв формат, и кой е отговорен, ако дадени данни липсват или са остарели. Без тази договореност проблемът обикновено откривате в най-лошия момент, а именно когато паспортът вече е задължителен и данните не са налични.
Защо това често се пропуска
Договорите за закупуване на електроника често са съставени преди години, много преди да има дума за цифровия продуктов паспорт. Те регулират цена, время за доставка, гаранция и отговорност, но не уточняват кой е отговорен за информацията за продукта, която по-късно става задължителна. Компаниите, които днес сключват нов договор, често преемат съществуващ шаблон без да добавят този раздел, просто защото все още не е стандартна клауза.
Добавете към това, че самата наредба прави разлика между ролите в веригата, като производител, вносител и дистрибьютор. Точно кой носи каква отговорност, зависи от тази роля и от продуктовата група. Договор, който не споменава това, оставя неясно кой в собствената ви верига е отговорен, веднага щом делегирания акт за вашата продуктова група влезе в сила.
Кои договорености често липсват
На практика обикновено липсват три неща. Първо – договореност кои точно данни доставчикът предоставя и в какъв формат, така че вие да не трябва да ги реконструирате сами. Второ – договореност за момента на предоставяне, например при всяка нова доставка или при всяка промяна в състава или произхода. Третьо – договореност какво се случва, ако данни липсват или се окажат неправилни: кой коригира и в какъв период.
Без тези три точки вие като вносител или получател остават сами на момента, когато данните са необходими, докато източникът им е при вашия доставчик. Това не е непременно проблем на лоша воля, а на договор, който просто никога не е бил проверен по този въпрос.
Което вие можете да уредите вече сега, докато задължението все още не важи
Не трябва да чакате до публикуването на делегирания акт за вашата продуктова група, за да направите договорености по този въпрос. На договорно ниво можете вече сега да запишете, че доставчикът съдейства при предоставянето на информация за продукта, веднага щом това е законово задължително, и че тази информация се предоставя по поискване. Това е различна договореност от попълването на самия паспорт, и следователно е възможна дори преди да са известни точните изисквания.
Полезно е да водите това разговор структурирано, с конкретни въпроси относно произхода, състава и документацията, които доставчикът вече има. банката с познания с обяснение за всяка ситуация поставете тези теми една до друга, така че да знаете кои въпроси са релевантни за вашата продуктова група. Ако първо желаете индикация дали и кога това ще се отнася за вашите продукти, тогава сканирането на продукта с няколко кратки въпроса дава първо ориентиране.
Кога това ще е релевантно за вашата компания
Дали и кога е необходимо договорено положение за продуктния паспорт, зависи от вашата роля в веригата и от групата продукти, които внасяте, продавате или използвате. За някои групи продукти делегираният акт все още не е публикуван; за други датата вече е известна. Докато тази дата не е определена, темата вече е релевантна за договор, именно защото договорите често се сключват за няколко години.
Ако имате въпроси как събираме и обработваме данни при съставяне на паспорт, прочетете го на страницата за това как се събират данните. За точното юридическо разпределение на отговорностите между производителя, внасящия и дистрибютора във вашата конкретна ситуация, адвокат или компетентния надзорен орган е подходящият контакт.
Проверете сами вашата позиция
Адаптиране на договор отнема малко време, докато задължението все още не е неотложно, и много повече време, след като то стане. Ако искате първо да видите кои теми важат за вашата група продукти и роля в веригата, направете бесплатния бърз преглед или прегледайте темите в често задаваните въпроси за цифровия продуктов паспорт.