O erro mais comum em contratos de compra de eletrónica é que as empresas presumem que seu fornecedor ou fabricante fornecerá automaticamente os dados do passaporte de produtos digital, sem que isso esteja registado em lugar algum. Assim que o passaporte se tornar obrigatório para um grupo de produtos, verifica-se que ninguém é designado contratualmente para fornecer, atualizar ou corrigir os dados caso algo mude.
O erro não está portanto na tecnologia nem nos dados em si, mas no acordo sobre eles: quem fornece o quê, em que formato, e quem é responsável se um dado está em falta ou desatualizado. Sem esse acordo, descobrirá o problema geralmente no pior momento, ou seja, quando o passaporte já é obrigatório e os dados não estão disponíveis.
Por que isto é frequentemente negligenciado
Os contratos de compra de eletrónica foram frequentemente redigidos há muitos anos, muito antes de haver qualquer menção a um passaporte de produtos digital. Regulam preço, prazo de entrega, garantia e responsabilidade, mas não quem é responsável pela informação de produtos que mais tarde se torna obrigatória. As empresas que celebram um novo contrato hoje muitas vezes copiam um modelo existente sem adicionar este elemento, simplesmente porque ainda não é uma cláusula padrão.
Além disso, o próprio regulamento faz uma distinção entre funções na cadeia, como fabricante, importador e distribuidor. A responsabilidade específica que cada um tem depende dessa função e do grupo de produtos. Um contrato que não mencione isto deixa em aberto quem na sua cadeia é responsável assim que a ação delegada para seu grupo de produtos entra em vigor.
Que acordos costumam estar em falta
Na prática, faltam geralmente três coisas. Primeiro, um acordo sobre quais dados o fornecedor fornece e em que formato, de modo que você não tenha de os reconstruir. Segundo, um acordo sobre o momento da entrega, por exemplo, com cada novo envio ou com cada alteração na composição ou origem. Terceiro, um acordo sobre o que acontece se os dados estiverem em falta ou se comprovarem estar incorretos: quem corrige, e em que prazo.
Sem estes três pontos, você como importador ou comprador fica sozinho no momento em que os dados são necessários, enquanto a fonte está com seu fornecedor. Isto não é necessariamente um problema de má fé, mas de um contrato que simplesmente nunca foi testado sobre este tema.
O que você já pode estabelecer, mesmo quando a obrigação ainda não vigorar
Não precisa esperar pela publicação da ação delegada para seu grupo de produtos para fazer acordos sobre isto. Contratualmente, pode desde já estabelecer que o fornecedor coopera no fornecimento de informação de produtos assim que isto se tornar obrigatório por lei, e que esta informação é disponibilizada mediante solicitação. Este é um acordo diferente do preenchimento do próprio passaporte, e portanto também viável antes dos requisitos exatos serem conhecidos.
Ajuda a fazer esta conversa de forma estruturada, com perguntas concretas sobre origem, composição e documentação que o fornecedor já tem. o banco de conhecimentos com explicações por situação coloque estes temas um ao lado do outro, para que saiba quais perguntas se aplicam ao seu grupo de produtos. Se em primeiro lugar deseja uma indicação de se e quando isto se aplicará aos seus produtos, então o teste de produtos com algumas perguntas breves oferece uma orientação inicial.
Quando isto se torna relevante para sua empresa
Se e quando uma cláusula contratual sobre o passaporte de produto é necessária depende da sua função na cadeia de abastecimento e do grupo de produtos que importa, vende ou utiliza. Para alguns grupos de produtos, a ação delegada ainda não foi publicada; para outros, a data já é conhecida. Enquanto essa data não estiver definida, o assunto já é relevante para um contrato, precisamente porque os contratos são frequentemente celebrados por vários anos.
Se tem dúvidas sobre como recolhemos e processamos dados ao compilar um passaporte, consulte a a página sobre como os dados são compilados. Para a exata divisão jurídica de responsabilidades entre o fabricante, o importador e o distribuidor na sua situação específica, um jurista ou a autoridade competente é o ponto de contacto adequado.
Verificar pessoalmente a sua situação
Adaptar um contrato requer pouco tempo enquanto a obrigação ainda não é urgente, e muito mais tempo assim que o for. Se primeiro pretender ver quais são os assuntos relevantes para o seu grupo de produtos e função na cadeia de abastecimento, faça a análise rápida gratuita ou consulte os assuntos em as perguntas frequentes sobre o passaporte digital do produto.