L'erreur la plus courante dans les contrats d'achat d'équipements électriques est que les entreprises supposent que leur fournisseur ou fabricant fournira automatiquement les données du passeport produit numérique, sans que cela soit documenté nulle part. Dès que le passeport devient obligatoire pour une catégorie de produits, il s'avère que personne n'est désigné contractuellement pour fournir, mettre à jour ou corriger les données si quelque chose change.
L'erreur ne réside donc pas dans la technique ni dans les données elles-mêmes, mais dans l'accord sur celles-ci : qui fournit quoi, sous quelle forme, et qui est responsable si une donnée est manquante ou obsolète. Sans cet accord, vous découvrez généralement le problème au pire moment, c'est-à-dire lorsque le passeport est déjà obligatoire et que les données ne sont pas disponibles.
Pourquoi cela est souvent négligé
Les contrats d'achat d'équipements électriques ont souvent été établis il y a plusieurs années, bien avant qu'il ne soit question d'un passeport produit numérique. Ils régissent le prix, les délais de livraison, la garantie et la responsabilité, mais non pas qui est responsable des informations produit qui deviennent obligatoires ultérieurement. Les entreprises qui concluent aujourd'hui un nouveau contrat reprennent souvent un modèle existant sans ajouter cette clause, simplement parce que ce n'est pas encore une clause standard.
De plus, le règlement lui-même établit une distinction entre les rôles dans la chaîne, tels que le fabricant, l'importateur et le distributeur. Qui assume précisément quelle obligation dépend de ce rôle et de la catégorie de produits. Un contrat qui ne mentionne pas cela laisse en suspens qui, au sein de votre propre chaîne, est responsable dès que l'acte délégué pour votre catégorie de produits entre en vigueur.
Quels accords manquent souvent
En pratique, trois éléments manquent généralement. Premièrement, un accord sur les données que le fournisseur fournit et sous quel format, afin que vous n'ayez pas à les reconstituer vous-même. Deuxièmement, un accord sur le moment de la livraison, par exemple à chaque nouvelle expédition ou à chaque modification de composition ou d'origine. Troisièmement, un accord sur ce qui se passe si les données sont manquantes ou inexactes : qui corrige et dans quel délai.
Sans ces trois points, vous vous retrouvez seul en tant qu'importateur ou acheteur au moment où les données sont nécessaires, alors que la source se trouve chez votre fournisseur. Ce n'est pas nécessairement un problème de mauvaise volonté, mais plutôt un contrat qui n'a tout simplement jamais été examiné sur ce sujet.
Ce que vous pouvez d'ores et déjà formaliser, même si l'obligation ne s'applique pas encore
Vous n'avez pas besoin d'attendre la publication de l'acte délégué pour votre catégorie de produits pour convenir de ces éléments. Contractuellement, vous pouvez d'ores et déjà stipuler que le fournisseur contribue à la fourniture des informations produit dès que cela devient obligatoire par la loi, et que ces informations sont mises à disposition sur demande. Il s'agit d'un accord différent de celui de remplir le passeport lui-même, et donc également réalisable avant que les exigences exactes ne soient connues.
Il est utile de conduire cette discussion de manière structurée, avec des questions concrètes sur l'origine, la composition et la documentation que le fournisseur possède déjà. la base de connaissances avec des explications selon votre situation placez ces sujets côte à côte, afin que vous sachiez quelles questions s'appliquent à votre catégorie de produits. Si vous souhaitez d'abord une indication du moment où cela s'appliquera à vos produits et si cela s'appliquera, l'analyse produit avec quelques questions brèves vous donne une première orientation.
Quand cela devient pertinent pour votre entreprise
Que vous ayez besoin d'une clause contractuelle concernant le passeport produit et quand cela est nécessaire dépend de votre rôle dans la chaîne et du groupe de produits que vous importez, vendez ou utilisez. Pour certains groupes de produits, l'acte délégué n'a pas encore été publié ; pour d'autres, la date est déjà connue. Tant que cette date n'est pas fixée, le sujet est néanmoins déjà pertinent pour un contrat, précisément parce que les contrats sont souvent conclus pour plusieurs années.
Si vous avez des questions sur la façon dont nous collectons et traitons les données lors de l'établissement d'un passeport, vous pouvez les lire sur la page sur la façon dont les données sont générées. Pour la répartition juridique exacte des responsabilités entre le fabricant, l'importateur et le distributeur dans votre situation spécifique, un juriste ou l'autorité de contrôle compétente est le point de contact approprié.
Vérifier votre propre situation
L'adaptation d'un contrat prend peu de temps tant que l'obligation n'est pas urgente, et beaucoup plus de temps une fois que c'est le cas. Si vous souhaitez d'abord voir quels sujets s'appliquent à votre groupe de produits et votre rôle dans la chaîne, effectuez alors le quick-scan gratuit ou parcourez les sujets dans les questions fréquemment posées sur le passeport numérique des produits.