Najczęstszy błąd w umowach zakupowych dotyczących elektroniki polega na tym, że firmy zakładają, iż ich dostawca lub producent dostarcza dane do produktowego paszportu cyfrowego z urzędu, bez formalnego zapisania tego gdziekolwiek. Gdy paszport staje się obowiązkowy dla danej grupy produktów, okazuje się, że nikt nie jest zobowiązany umową do dostarczenia danych, aktualizacji lub poprawy ich, jeśli coś się zmieni.
Błąd leży więc nie w technice ani w samych danych, lecz w porozumieniu się na ich temat: kto dostarcza co, w jakiej formie, i kto jest odpowiedzialny, jeśli dana informacja brakuje lub jest przestarzała. Bez takiego porozumienia problem odkrywa się zwykle w najgorszym momencie, mianowicie wtedy, gdy paszport jest już obowiązkowy, a dane go nie mają.
Dlaczego jest to często pomijane
Umowy zakupowe dotyczące elektroniki są często opracowywane od lat, zanim mowa była o produktowym paszporcie cyfrowym. Regulują one cenę, czas dostawy, gwarancję i odpowiedzialność, ale nie to, kto jest odpowiedzialny za informacje o produkcie, które stają się obowiązkowe dopiero później. Firmy zawierające dzisiaj nową umowę często przejmują istniejący szablon bez dodania tego elementu, po prostu dlatego, że nie jest to jeszcze standardowa klauzula.
Ponadto samo rozporządzenie rozróżnia role w łańcuchu, takie jak producent, importer i dystrybutor. To, kto dokładnie ponosi jakie obowiązki, zależy od tej roli i grupy produktów. Umowa, która tego nie uwzględnia, pozostawia niejasne, kto w ramach Twojego własnego łańcucha jest odpowiedzialny, gdy delegowany akt staje się obowiązkowy dla Twojej grupy produktów.
Jakie porozumienia zwykle brakują
W praktyce zwykle brakuje trzech rzeczy. Po pierwsze, porozumienia na temat tego, które dane dostawca dostarcza i w jakim formacie, aby nie trzeba było ich samodzielnie rekonstruować. Po drugie, porozumienia na temat czasu dostarczenia, na przykład z każdą nową przesyłką lub z każdą zmianą w składzie lub pochodzeniu. Po trzecie, porozumienia na temat tego, co się dzieje, jeśli dane brakują lub okazują się niepoprawne: kto je poprawia i w jakim okresie.
Bez tych trzech punktów jako importer lub nabywca pozostajesz sam na sobie w momencie, gdy dane są potrzebne, podczas gdy źródło tych danych znajduje się u Twojego dostawcy. To niekoniecznie jest problem złej woli, ale umowy, która nigdy nie została sprawdzona pod względem tego tematu.
Co możesz ustalić już teraz, nawet jeśli obowiązek nie obowiązuje jeszcze
Nie musisz czekać na publikację delegowanego aktu dla Twojej grupy produktów, aby zawrzeć w tej sprawie porozumienia. Umownie możesz już teraz ustalić, że dostawca przyczyni się do dostarczania informacji o produkcie, gdy będzie to wymagane prawnie, a informacja ta będzie dostępna na życzenie. To inne porozumienie niż samo wypełnienie paszportu, a zatem również możliwe do zrealizowania zanim dokładne wymagania będą znane.
Pomaga prowadzenie tej rozmowy w sposób uporządkowany, konkretne pytania dotyczące pochodzenia, składu i dokumentacji, którą dostawca już posiada. baza wiedzy z wyjaśnieniami dla każdej sytuacji umieść te tematy obok siebie, abyś wiedział, które pytania dotyczą Twojej grupy produktów. Chcesz najpierw uzyskać wskazówkę, czy i kiedy będzie to miało znaczenie dla Twoich produktów, to ci podaje skan produktu z kilkoma krótkimi pytaniami pierwsze wskazanie.
Kiedy będzie to miało znaczenie dla Twojej firmy
Kwestia tego, czy i kiedy konieczna jest klauzula umowna dotycząca produktowego paszportu cyfrowego, zależy od Pana/Pani roli w łańcuchu dostaw oraz od grupy produktowej, którą importuje, sprzedaje lub wykorzystuje Pan/Pani. Dla niektórych grup produktowych delegowany akt wykonawczy nie został jeszcze opublikowany; dla innych data jest już znana. Dopóki data ta nie zostanie ustalona, przedmiot ten jest już jednak istotny dla umowy, szczególnie dlatego że umowy są често zawierane na wiele lat.
Jeśli ma Pan/Pani pytania dotyczące sposobu zbierania i przetwarzania danych podczas opracowywania paszportu, proszę przeczytać to na stronie wyjaśniającej proces tworzenia danych. W celu ustalenia dokładnego podziału odpowiedzialności prawnej między producentem, importerem i dystrybutorem w Pana/Pani konkretnej sytuacji właściwym punktem kontaktowym jest prawnik lub kompetentny organ nadzoru.
Samodzielnie sprawdzić swoją pozycję
Dostosowanie umowy zajmuje mało czasu, dopóki obowiązek nie jest jeszcze pilny, i znacznie więcej czasu, gdy już nim jest. Jeśli chce Pan/Pani najpierw zobaczyć, które zagadnienia dotyczą Pana/Pani grupy produktowej i roli w łańcuchu dostaw, skorzystaj Pan/Pani z bezpłatnej szybkiej oceny lub przejrzyj zagadnienia w najczęściej zadawanymi pytaniami na temat cyfrowego paszportu produktu.