El error más común en los contratos de compra de electrónica es que las empresas asumen que su proveedor o fabricante proporciona automáticamente los datos del pasaporte de producto digital, sin que esto conste en ningún lugar. Cuando el pasaporte se vuelve obligatorio para un grupo de productos, resulta que nadie está designado contractualmente para suministrar, actualizar o corregir los datos si algo cambia.
El error no está en la técnica ni en los datos en sí, sino en el acuerdo sobre ellos: quién suministra qué, en qué forma, y quién es responsable si falta un dato u está obsoleto. Sin ese acuerdo, por lo general descubrirá el problema en el peor momento posible, es decir, cuando el pasaporte ya es obligatorio y los datos no están disponibles.
Por qué esto se suele pasar por alto
Los contratos de compra de electrónica a menudo se redactaron hace años, mucho antes de que existiera un pasaporte de producto digital. Regulan el precio, los plazos de entrega, la garantía y la responsabilidad, pero no quién es responsable de la información del producto que solo más tarde se vuelve obligatoria. Las empresas que hoy celebran un nuevo contrato a menudo adoptan una plantilla existente sin añadir este apartado, simplemente porque aún no es una cláusula estándar.
Además, la propia regulación distingue entre funciones en la cadena, como fabricante, importador y distribuidor. Quién exactamente tiene cada obligación depende de esa función y del grupo de productos. Un contrato que no mencione esto deja sin resolver quién dentro de su propia cadena es responsable cuando entra en vigor la acción delegada para su grupo de productos.
Qué acuerdos suelen faltar
En la práctica, suelen faltar tres cosas. En primer lugar, un acuerdo sobre qué datos proporciona el proveedor y en qué formato, para que no tenga que reconstruirlos usted mismo. En segundo lugar, un acuerdo sobre el momento de la entrega, por ejemplo, con cada nuevo envío o cada vez que cambia la composición u origen. En tercer lugar, un acuerdo sobre qué ocurre si faltan datos o resultan ser incorrectos: quién los corrige y en qué plazo.
Sin estos tres puntos, usted como importador o comprador queda solo en el momento en que se necesitan los datos, mientras que la fuente está en su proveedor. No se trata necesariamente de un problema de mala fe, sino de un contrato que simplemente nunca ha sido revisado en este aspecto.
Lo que sí puede establecer ahora, aunque la obligación aún no sea vigente
No tiene que esperar a que se publique la acción delegada para su grupo de productos para hacer estos acuerdos. Contractualmente ya puede establecer ahora que el proveedor colaborará en el suministro de información del producto cuando esto sea legalmente obligatorio, y que esta información se pondrá a disposición bajo solicitud. Se trata de un acuerdo diferente al de rellenar el propio pasaporte, por lo que también es factible antes de que se conozcan los requisitos exactos.
Ayuda a mantener esta conversación de forma estructurada, con preguntas concretas sobre origen, composición y documentación que el proveedor ya tiene. el banco de conocimientos con explicaciones por situación coloque estos temas uno al lado del otro, para que sepa qué preguntas corresponden a su grupo de productos. ¿Desea primero una indicación de si y cuándo esto se aplicará a sus productos? el escáner de productos con algunas preguntas breves una primera orientación.
Cuándo esto será relevante para su empresa
Si una cláusula contractual sobre el digital product passport es necesaria y cuándo depende de su función en la cadena de suministro y del grupo de productos que importa, vende o utiliza. Para algunos grupos de productos, aún no se ha publicado la acción delegada; para otros, la fecha ya es conocida. Mientras esa fecha no esté confirmada, el tema ya es relevante para un contrato, precisamente porque los contratos suelen celebrarse por varios años.
¿Tiene preguntas sobre cómo recopilamos y procesamos datos al compilar un pasaporte? Léalo en la página sobre cómo se elaboran los datos. Para la exacta división legal de responsabilidades entre fabricante, importador y distribuidor en su propia situación, un abogado o la autoridad competente de supervisión es el interlocutor indicado.
Comprobar dónde se encuentra
Adaptar un contrato cuesta poco tiempo mientras la obligación aún no sea urgente, y mucho más tiempo una vez que lo sea. ¿Desea ver primero qué temas afectan a su grupo de productos y su función en la cadena de suministro? Realice el análisis rápido gratuito u hojee los temas en las preguntas frecuentes sobre el pasaporte digital de productos.