Det vanligaste misstaget i inköpsavtal för elektronik är att företag utgår från att deras leverantör eller tillverkare automatiskt tillhandahåller uppgifterna för det digitala produktpasset, utan att detta är dokumenterat någonstans. Så snart passet blir obligatoriskt för en produktgrupp, visar det sig att ingen är avtalsreglerat ansvarig för att tillhandahålla, uppdatera eller rätta uppgifterna om något ändras.
Misstaget ligger alltså inte i tekniken och inte i själva uppgifterna, utan i överenskommelsen om dem: vem tillhandahåller vad, i vilken form, och vem är ansvarig om en uppgift saknas eller är föråldrad. Utan denna överenskommelse upptäcker ni problemet vanligtvis vid det värsta möjliga tillfället, nämligen när passet redan är obligatoriskt och uppgifterna inte finns.
Varför detta ofta förbises
Inköpsavtal för elektronik upprättades ofta för många år sedan, långt innan det fanns något digitalt produktpass. De reglerar pris, leveranstid, garanti och ansvar, men inte vem som är ansvarig för produktinformation som senare blir obligatorisk. Företag som idag slutar ett nytt avtal tar ofta över en befintlig mall utan att lägga till denna del, helt enkelt för att det ännu inte är en standardklausul.
Därtill gör förordningen själv skillnad mellan roller i kedjan, såsom tillverkare, importör och distributör. Vem som exakt bär vilken skyldighet beror på denna roll och på produktgruppen. Ett avtal som inte nämner detta, lämnar öppen vilken part i er egen kedja som är ansvarig när den delegerade handlingen för er produktgrupp träder i kraft.
Vilka överenskommelser som ofta saknas
I praktiken saknas vanligtvis tre saker. För det första en överenskommelse om vilka uppgifter leverantören tillhandahåller och i vilket format, så att ni inte behöver rekonstruera dem själva. För det andra en överenskommelse om tidpunkten för tillhandahållande, till exempel vid varje ny försändelse eller vid varje förändring i sammansättning eller ursprung. För det tredje en överenskommelse om vad som händer om uppgifter saknas eller visar sig vara felaktiga: vem som rätta, och inom vilken tidsfrist.
Utan dessa tre punkter står ni som importör eller köpare helt allena på det moment då uppgifterna behövs, medan källan till dem finns hos er leverantör. Det är inte nödvändigtvis ett problem av illvilja, utan av ett avtal som helt enkelt aldrig har testats på detta område.
Vad ni redan kan dokumentera, även när förpliktelsen ännu inte gäller
Ni behöver inte vänta tills den delegerade handlingen för er produktgrupp är publicerad för att göra överenskommelser om detta. Avtalsreglerat kan ni redan nu dokumentera att leverantören samarbetar med att tillhandahålla produktinformation när detta blir juridiskt obligatoriskt, och att denna information tillställs på begäran. Det är en annan överenskommelse än att fylla i själva passet, och därför också genomförbar innan de exakta kraven är kända.
Det hjälper att föra denna diskussion strukturerat, med konkreta frågor om ursprung, sammansättning och dokumentation som leverantören redan har. kunskapsbanken med förklaringar per situation ställ dessa ämnen bredvid varandra, så att ni vet vilka frågor som hör till er produktgrupp. Vill ni först ha en indikation på om och när detta spelar roll för er produkt, då ger produktsökningen med några korta frågor en första vägledning.
När detta blir relevant för er verksamhet
Huruvida och när en kontraktsklausul om produktpasset är nödvändig beror på din roll i kedjan och på produktgruppen som du importerar, säljer eller använder. För vissa produktgrupper har den delegerade handlingen ännu inte publicerats; för andra är datumet redan känt. Så länge det datumet inte är fastställt är ämnet redan relevant för ett kontrakt, just eftersom kontrakt ofta slutslutas för flera år.
Har du frågor om hur vi samlar in och behandlar data när vi sammanställer ett pass läser du det på sidan om hur data framställs. För den exakta juridiska fördelningen av ansvar mellan tillverkare, importör och distributör i din egen situation är en jurist eller den behörig tillsynsmyndighet den lämpliga kontaktpunkten.
Kontrollera själv var du står
Att anpassa ett kontrakt tar lite tid så länge skyldigheten ännu inte är brådskande, och mycket mer tid när det väl är fallet. Vill du först se vilka ämnen som gäller för din produktgrupp och roll i kedjan, gör då den kostnadsfria snabbkontrollen eller bläddra igenom ämnena i de vanliga frågorna om det digitala produktpasset.