Den mest almindelige fejl i indkøbskontrakter for elektronik er, at virksomheder går ud fra, at deres leverandør eller producent automatisk leverer data til det digitale produktpas uden, at dette er dokumenteret noget sted. Så snart passet bliver obligatorisk for en produktgruppe, viser det sig, at ingen kontraktligt er ansvarlig for at levere data, opdatere dem eller rette dem, hvis noget ændres.
Fejlen ligger således ikke i teknikken og ikke i selve dataene, men i aftalen herom: hvem leverer hvad, i hvilken form, og hvem kan stilles til ansvar, hvis en oplysning mangler eller er forældet. Uden en sådan aftale opdager du problemet normalt på det værste tidspunkt, nemlig når passet allerede er obligatorisk, og dataene ikke er til stede.
Hvorfor dette ofte bliver overset
Indkøbskontrakter for elektronik blev ofte udarbejdet for år siden, længe før der var tale om et digitalt produktpas. De regulerer pris, leveringstid, garanti og ansvar, men ikke hvem der er ansvarlig for produktinformation, der først senere bliver obligatorisk. Virksomheder, der i dag indgår en ny kontrakt, overtager ofte en eksisterende skabelon uden at tilføje dette element, simpelthen fordi det ikke er en standardklausul endnu.
Hertil kommer, at forordningen selv skelner mellem roller i kæden, såsom producent, importør og distributør. Hvem der nøjagtigt bærer hvilket ansvar, afhænger af denne rolle og af produktgruppen. En kontrakt, der ikke nævner dette, lader uafklaret hvem inden for dit eget net, der er ansvarlig, når den delegerede handling for din produktgruppe træder i kraft.
Hvilke aftaler der ofte mangler
I praksis mangler der normalt tre ting. For det første en aftale om, hvilke data leverandøren leverer, og i hvilket format, så du ikke skal rekonstruere dem selv. For det andet en aftale om tidspunktet for levering, for eksempel ved hver nye forsendelse eller ved hver ændring i sammensætning eller oprindelse. For det tredje en aftale om, hvad der sker, hvis data mangler eller viser sig at være forkerte: hvem retter dem, og inden for hvilken frist.
Uden disse tre punkter står du som importør eller køber alene på det tidspunkt, hvor dataene er nødvendige, mens kilden til dem ligger hos din leverandør. Det er ikke nødvendigvis et spørgsmål om ondskab, men om en kontrakt, der simpelthen aldrig er blevet testet på dette område.
Hvad du allerede nu kan fastslå, selv om forpligtelsen endnu ikke gælder
Du behøver ikke vente på, at den delegerede handling for din produktgruppe bliver offentliggjort, før du aftaler dette. Kontraktligt kan du allerede nu fastslå, at leverandøren medvirker til at levere produktinformation, så snart dette bliver lovpligtigt, og at denne information stilles til rådighed efter anmodning. Det er en anden aftale end at udfylde passet selv, og derfor også muligt, før de nøjagtige krav er kendt.
Det hjælper at føre denne samtale struktureret med konkrete spørgsmål om oprindelse, sammensætning og dokumentation, som leverandøren allerede har. vidensbanken med forklaring pr. situation sæt disse emner side om side, så du ved, hvilke spørgsmål der gælder for din produktgruppe. Ønsker du først en indikation af, om og hvornår dette gælder dine produkter, så giver produktscanneren med et par korte spørgsmål en første retning.
Hvornår bliver dette relevant for dit firma
Hvorvidt og hvornår en kontraktbestemmelse om produktpasset er nødvendig, afhænger af din rolle i værdikæden og den produktgruppe, du importerer, sælger eller bruger. For nogle produktgrupper er den delegerede retsakt endnu ikke offentliggjort; for andre er datoen allerede kendt. Så længe denne dato ikke er fastsat, er emnet allerede relevant for en kontrakt, netop fordi kontrakter ofte indgås for flere år.
Har du spørgsmål om, hvordan vi indsamler og behandler data ved sammenstellung af et pas, læser du det på siden om hvordan dataene fremkommer. For den præcise juridiske ansvarsfordeling mellem fabrikant, importør og distributør i din egen situation er en jurist eller den kompetente tilsynsmyndighed det rette kontaktpunkt.
Tjek selv hvor du står
Det koster lidt tid at tilpasse en kontrakt, så længe forpligtelsen ikke er presserende, og meget mere tid, når det er tilfældet. Vil du først se, hvilke emner der gælder for din produktgruppe og rolle i værdikæden, så udfør da den gratis quick-scan eller gennemse emnerne i de hyppigt stillede spørgsmål om det digitale produktpasport.