Der häufigste Fehler bei Einkaufsverträgen für Elektrogeräte besteht darin, dass Unternehmen davon ausgehen, dass ihr Lieferant oder Hersteller die Daten für das digitale Produktpass von selbst liefert, ohne dass dies irgendwo festgehalten ist. Sobald das Pass für eine Produktgruppe verpflichtend wird, stellt sich dann heraus, dass niemand vertraglich verpflichtet ist, die Daten zu liefern, zu aktualisieren oder zu korrigieren, wenn sich etwas ändert.
Der Fehler liegt also nicht in der Technik und nicht in den Daten selbst, sondern in der Absprache darüber: wer liefert was, in welcher Form, und wer ist ansprechbar, wenn ein Datum fehlt oder veraltet ist. Ohne diese Absprache entdecken Sie das Problem meist im ungünstigsten Moment, nämlich wenn das Pass bereits verpflichtend ist und die Daten nicht vorhanden sind.
Warum dies oft übersehen wird
Einkaufsverträge für Elektrogeräte wurden oft vor Jahren aufgestellt, lange bevor es ein digitales Produktpass gab. Sie regeln Preis, Lieferfrist, Gewährleistung und Haftung, aber nicht wer für Produktinformationen verantwortlich ist, die erst später verpflichtend wird. Unternehmen, die heute einen neuen Vertrag abschließen, übernehmen oft eine bestehende Vorlage, ohne diesen Punkt hinzuzufügen, einfach weil es noch keine Standardklausel ist.
Hinzu kommt, dass die Verordnung selbst zwischen Rollen in der Lieferkette unterscheidet, wie Hersteller, Importeur und Händler. Wer genau welche Verpflichtung trägt, hängt von dieser Rolle und von der Produktgruppe ab. Ein Vertrag, der dies nicht erwähnt, lässt offen, wer innerhalb Ihrer eigenen Lieferkette verantwortlich ist, sobald die delegierte Handlung für Ihre Produktgruppe in Kraft tritt.
Welche Absprachen oft fehlen
In der Praxis fehlen meist drei Dinge. Erstens eine Absprache darüber, welche Daten der Lieferant liefert und in welchem Format, damit Sie diese nicht selbst rekonstruieren müssen. Zweitens eine Absprache über den Zeitpunkt der Lieferung, zum Beispiel bei jeder neuen Sendung oder bei jeder Änderung der Zusammensetzung oder Herkunft. Drittens eine Absprache darüber, was passiert, wenn Daten fehlen oder sich als falsch herausstellen: wer korrigiert und innerhalb welcher Frist.
Ohne diese drei Punkte stehen Sie als Importeur oder Käufer allein da, wenn die Daten benötigt werden, während die Quelle dafür bei Ihrem Lieferanten liegt. Das ist nicht unbedingt ein Problem böser Absicht, sondern eines Vertrags, der einfach nie auf dieses Thema überprüft wurde.
Was Sie bereits jetzt festhalten können, auch wenn die Verpflichtung noch nicht gilt
Sie müssen nicht warten, bis die delegierte Handlung für Ihre Produktgruppe veröffentlicht wird, um Absprachen darüber zu treffen. Vertraglich können Sie bereits jetzt festhalten, dass der Lieferant bei der Bereitstellung von Produktinformationen mitwirkt, sobald dies gesetzlich verpflichtend wird, und dass diese Informationen auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden. Das ist eine andere Absprache als das Pass selbst bereits auszufüllen, und daher auch machbar, bevor die genauen Anforderungen bekannt sind.
Es hilft, dieses Gespräch strukturiert zu führen, mit konkreten Fragen zur Herkunft, Zusammensetzung und Dokumentation, die der Lieferant bereits im Haus hat. die Wissensdatenbank mit Erklärungen je nach Situation stellen Sie diese Themen nebeneinander, damit Sie wissen, welche Fragen zu Ihrer Produktgruppe gehören. Möchten Sie zunächst einen Überblick, ob und wann dies für Ihre Produkte relevant wird, dann gibt der Produktscan mit ein paar kurzen Fragen eine erste Richtung.
Wann dies für Ihr Unternehmen relevant wird
Ob und wann eine Vertragsklausel zum Produktpass erforderlich ist, hängt von Ihrer Rolle in der Lieferkette und von der Produktgruppe ab, die Sie importieren, verkaufen oder nutzen. Für einige Produktgruppen wurde die delegierte Handlung noch nicht veröffentlicht; für andere ist das Datum bereits bekannt. Solange dieses Datum nicht feststeht, ist das Thema dennoch bereits relevant für einen Vertrag, gerade weil Verträge häufig über mehrere Jahre abgeschlossen werden.
Haben Sie Fragen dazu, wie wir Daten erfassen und verarbeiten, wenn wir einen Pass zusammenstellen, lesen Sie das auf der Seite darüber, wie die Daten entstehen. Für die exakte rechtliche Verteilung der Verantwortung zwischen Hersteller, Importeur und Distributor in Ihrer konkreten Situation ist ein Rechtsanwalt oder die zuständige Aufsichtsbehörde der richtige Ansprechpartner.
Selbst überprüfen, wo Sie stehen
Ein Vertrag lässt sich anpassen, solange die Verpflichtung noch nicht akut ist, und erfordert viel mehr Aufwand, sobald dies der Fall ist. Möchten Sie zunächst sehen, welche Themen für Ihre Produktgruppe und Ihre Rolle in der Lieferkette relevant sind, führen Sie dann den kostenlosen Quick-Check durch oder blättern Sie durch die Themen in die häufig gestellten Fragen zum Digitalen Produktpass an.