Nejčastěji dělané chyby v nákupních smlouvách na elektroniku spočívá v tom, že společnosti předpokládají, že jejich dodavatel nebo výrobce automaticky poskytne údaje pro digitální produktový pas, aniž by bylo gde je to smluvně upraveno. Jakmile se pas stane povinný pro určitou skupinu produktů, ukáže se, že nikdo není smluvně určen k poskytnutí údajů, jejich aktualizaci nebo opravě, pokud se něco změní.
Chyba tedy nespočívá v technice ani v samotných údajích, ale v dohodě o nich: kdo co dodá, v jaké formě, a kdo je odpovědný, pokud údaj chybí nebo je zastaralý. Bez takové dohody obvykle problém objevíte v nejhorší chvíli, totiž když je pas již povinný a údaje tam nejsou.
Proč se na to často zapomíná
Nákupní smlouvy na elektroniku byly často sepsány před mnoha lety, ještě dříve, než existoval digitální produktový pas. Upravují cenu, dobu dodání, záruku a odpovědnost, ale ne to, kdo je odpovědný za informace o produktu, které se později stanou povinnými. Společnosti, které dnes uzavírají novou smlouvu, si často vezmu existující šablonu bez doplnění této součásti jednoduše proto, že to ještě není standardní klauzule.
Přidává se k tomu, že samotná nařízení rozlišují mezi rolemi v řetězci, jako je výrobce, dovozce a distributor. Kdo přesně nese kterou povinnost, závisí na této roli a na skupině produktů. Smlouva, která toto neuvádí, nechává otevřenou otázku, kdo ve vašem vlastním řetězci je odpovědný, jakmile se delegovaný právní akt pro vaši skupinu produktů stane účinný.
Které dohody obvykle chybí
V praxi obvykle chybí tři věci. Zaprvé: dohoda o tom, KTERÉ údaje dodavatel poskytne a v jakém formátu, aby jste je nemuseli rekonstruovat sami. Zadruhé: dohoda o okamžiku dodání, například při každé nové zásilce nebo při každé změně složení nebo původu. Zatřetí: dohoda o tom, co se stane, pokud údaje chybí nebo se ukáží jako nesprávné: kdo je opraví a v jaké lhůtě.
Bez těchto tří bodů stojíte jako dovozce nebo odběratel sami v okamžiku, kdy jsou údaje potřebné, zatímco jejich zdroj je u vašeho dodavatele. To není nutně problém špatné vůle, ale smlouvy, která na toto téma prostě nikdy nebyla prověřena.
Co MŮŽETE smluvně upravit už teď, i když povinnost ještě neplatí
Nemusíte čekat na publikaci delegovaného právního aktu pro vaši skupinu produktů, abyste si o tom udělali dohodu. Smluvně si můžete nyní již zajistit, že dodavatel bude spolupracovat na poskytování informací o produktu, jakmile to bude zákonem povinné, a že tyto informace budou na požádání k dispozici. Je to jiná dohoda než vyplnění samotného pasu, a je tedy proveditelná ještě dříve, než budou známy přesné požadavky.
Pomáhá vést tuto diskusi strukturovaně s konkrétními otázkami o původu, složení a dokumentaci, kterou má dodavatel již k dispozici. znalostní báze s vysvětlením pro každou situaci položte tato témata vedle sebe, abyste věděli, které otázky patří k vaší skupině produktů. Chcete-li nejdříve indikaci, zda a kdy se to dotkne vašich produktů, scan produktu s několika stručnými otázkami dá vám první orientaci.
Kdy se to stane relevantní pro vaši společnost
Zda a kdy je smluvní klauzule o digitálním produktovém pasu nutná, závisí na vaší roli v řetězci dodávek a na skupině produktů, kterou dovážíte, prodáváte nebo používáte. Pro některé skupiny produktů ještě nebyla zveřejněna delegovaná právní úprava; u jiných je termín již znám. Pokud tento termín ještě není stanoven, je předmět již relevantní pro smlouvu, právě proto, že smlouvy jsou často uzavírány na několik let.
Máte-li otázky týkající se toho, jak shromažďujeme a zpracováváme údaje při vypracování pasu, přečtěte si to na stránce o tom, jak údaje vznikají. Pokud chcete znát přesné právní rozdělení odpovědnosti mezi výrobcem, dovozcem a distributorem ve vaší konkrétní situaci, je právník nebo příslušný dohledový orgán vhodným kontaktním místem.
Ověřte si sami, kde se nacházíte
Přizpůsobení smlouvy zabere málo času, dokud povinnost ještě není naléhavá, a mnohem více času, jakmile se tak stane. Chcete-li nejdříve vidět, jaká témata jsou relevantní pro vaši skupinu produktů a vaši roli v řetězci dodávek, proveďte bezplatné rychlé skenování nebo si prohlédněte témata v často kladené otázky o digitálním produktovém pasu.