Najčešća greška pri nabavnim ugovorima za elektroniku je što poduzeća pretpostavljaju da će njihov dobavljač ili proizvođač podatke za digitalni produktni putovnici sami dostaviti, bez da je to bilo gdje zabilježeno. Čim putovnica postane obvezna za neku skupinu proizvoda, postaje jasno da nitko nije ugovorno određen za dostavu podataka, njihovo ažuriranje ili ispravljanje ako se nešto promijeni.
Greška dakle nije u tehnologiji niti u samim podacima, već u dogovoru oko njih: tko dostavi što, u kojem obliku, i tko je odgovarajući kontakt ako neki podatak nedostaje ili je zastario. Bez tog dogovora problem obično otkrijete u najgorem trenutku, naime kada je putovnica već obvezna a podatci nisu dostupni.
Zašto se to često ignora
Nabavni ugovori za elektroniku često su izrađeni prije mnogo godina, puno prije nego što je bilo govora o digitalnom produktnom putovnici. Oni uređuju cijenu, vrijeme isporuke, jamstvo i odgovornost, ali ne tko je odgovoran za informacije o proizvodu koje postaju obvezne tek kasnije. Poduzeća koja danas zaključuju novi ugovor često preuzimaju postojeći šablonu bez dodavanja ovog elementa, jednostavno zato što još nije standardna klauzula.
K tome, sama uredba razlikuje uloge u lancu, kao što su proizvođač, uvoznik i distributer. Tko točno nosi koju obvezu ovisi o toj ulozi i skupini proizvoda. Ugovor koji to ne navodi ostavlja nejasnim tko je u vašem vlasnitom lancu odgovoran čim delegirana uredba za vašu skupinu proizvoda stane na snagu.
Koji se dogovori obično propuštaju
U praksi obično nedostaju tri stvari. Prvo, dogovor o KOJIM podacima dobavljač dostavi i u kojem formatu, kako ih ne biste trebali rekonstruirati sami. Drugo, dogovor o vremenu dostave, na primjer pri svakoj novoj pošiljci ili pri svakoj promjeni u sastavu ili porijeklu. Treće, dogovor o tome što se dogodi ako podaci nedostaju ili se pokažu kao netočni: tko ispravlja, i u kojem roku.
Bez ove tri točke, kao uvoznik ili kupac ostajete sami u trenutku kada su vam podaci potrebni, dok se izvor nalazi kod vašeg dobavljača. To nije nužno problem loše namjere, već ugovora koji nikad nije provjeran na ovu temu.
Što MOŽETE fiksirati, čak i sada kad obaveza još ne vrijedi
Trebate čekati da se delegirana uredba za vašu skupinu proizvoda objavi kako biste dogovorili ove stvari. Ugovorno već sada možete fiksirati da će dobavljač suraditi u dostavi informacija o proizvodu čim to postane zakonski obvezno, i da će te informacije biti dostavljene na zahtjev. To je drugačiji dogovor od samog popunjavanja putovnice, i zato je također ostvariv prije nego što su točni zahtjevi poznati.
Pomaže ako ovaj razgovor provedete strukturirano, s konkretnim pitanjima o porijeklu, sastavu i dokumentaciji koju dobavljač već ima. bazu znanja s objašnjenjima po situaciji postavite te teme jednu pored druge, tako da znate koja pitanja spadaju u vašu skupinu proizvoda. Želite li prvo indikaciju jesu li i kada će ovo vrijediti za vaše proizvode, tada daje pregled proizvoda s nekoliko kratkih pitanja prvi smjer.
Kada će ovo biti relevantno za vaše poduzeće
Postoji li potreba za ugovornom klauzulom o digitalnom produktnom pasosu i kada ona postoji ovisi o vašoj ulozi u lancu opskrbe i o skupini proizvoda koju uvozite, prodajete ili koristite. Za neke skupine proizvoda delegirana uredba još nije objavljena; za druge je datum već poznat. Dok taj datum nije određen, predmet je ipak već relevantan za ugovor, upravo zato što se ugovori često zaključuju na više godina.
Ako imate pitanja o tome kako prikupljamo i obrađujemo podatke pri sastavljanju pasoša, pročitajte to na stranici o tome kako nastaju podaci. Za točnu pravnu podjelu odgovornosti između proizvođača, uvoznika i distributera u vašoj specifičnoj situaciji preporučeni su kontakti pravnik ili nadležno nadzorno tijelo.
Sami provjerite gdje se nalazite
Prilagodba ugovora oduzima malo vremena dok se obveza još nije javila kao hitna, a znatno više vremena čim postane hitnom. Ako prvo želite vidjeti koja pitanja na vašu skupinu proizvoda i vašu ulogu u lancu opskrbe odnose, napravite besplatnu brzu provjeru ili pregledajte pitanja na često postavljana pitanja o digitalnom produktnom pasoši.