L'errore più comune nei contratti di acquisto per l'elettronica è che le aziende presuppongono che il loro fornitore o produttore fornisca automaticamente i dati per il digital product passport, senza che ciò sia documentato da nessuna parte. Non appena il passport diventa obbligatorio per una categoria di prodotti, risulta evidente che nessuno è contrattualmente incaricato di fornire i dati, aggiornarli o correggerli se qualcosa cambia.
L'errore quindi non sta nella tecnica né nei dati stessi, bensì nell'accordo su di essi: chi fornisce cosa, in quale forma, e chi è responsabile se un dato è mancante o obsoleto. Senza questo accordo, di solito scoprite il problema nel momento peggiore, cioè quando il passport è già obbligatorio e i dati non ci sono.
Perché questo viene spesso trascurato
I contratti di acquisto per l'elettronica sono spesso stati redatti anni fa, molto prima che esistesse un digital product passport. Regolano prezzo, tempi di consegna, garanzia e responsabilità, ma non chi è responsabile delle informazioni sul prodotto che diventano obbligatorie solo in seguito. Le aziende che oggi concludono un nuovo contratto spesso riprendono un modello esistente senza aggiungere questa sezione, semplicemente perché non è ancora una clausola standard.
A ciò si aggiunge il fatto che il regolamento stesso distingue tra i ruoli nella catena, come produttore, importatore e distributore. Chi esattamente ha quale obbligo dipende da quel ruolo e dalla categoria di prodotto. Un contratto che non lo specifica, lascia irrisolto chi all'interno della vostra stessa catena sia responsabile non appena l'atto delegato per la vostra categoria di prodotto entra in vigore.
Quali accordi spesso mancano
In pratica, di solito mancano tre cose. Primo, un accordo su quali dati il fornitore fornisce e in quale formato, in modo che non dobbiate ricostruirli voi stessi. Secondo, un accordo sul momento della fornitura, ad esempio con ogni nuova spedizione o ad ogni cambio di composizione o provenienza. Terzo, un accordo su cosa accade se i dati sono mancanti o risultano scorretti: chi corregge e entro quale termine.
Senza questi tre punti, vi trovate soli come importatore o acquirente nel momento in cui i dati sono necessari, mentre la fonte di essi si trova presso il vostro fornitore. Questo non è necessariamente un problema di cattiva volontà, ma di un contratto che semplicemente non è mai stato sottoposto a verifica su questo argomento.
Cosa potete comunque documentare, anche ora che l'obbligo non è ancora in vigore
Non dovete aspettare che l'atto delegato per la vostra categoria di prodotto sia pubblicato per fare accordi su questo. Contrattualmente potete già ora stabilire che il fornitore contribuisca alla fornitura delle informazioni sul prodotto non appena ciò diventa obbligatorio per legge, e che queste informazioni siano disponibili su richiesta. Questo è un accordo diverso da quello di compilare subito il passport stesso, e quindi è fattibile anche prima che i requisiti esatti siano noti.
Aiuta a condurre questa conversazione in modo strutturato, con domande concrete su provenienza, composizione e documentazione che il fornitore ha già a disposizione. la knowledge base con spiegazioni per ogni situazione mettere questi argomenti uno accanto all'altro, in modo da sapere quali domande appartengono alla vostra categoria di prodotto. Se desiderate prima un'indicazione se e quando questo vi riguarderà, allora la product scan con poche domande brevi fornisce una prima indicazione.
Quando questo diventa rilevante per la vostra azienda
Se e quando una clausola contrattuale sul passaporto del prodotto sia necessaria dipende dal vostro ruolo nella catena e dal gruppo di prodotti che importate, vendete o utilizzate. Per alcuni gruppi di prodotti, l'atto delegato non è ancora stato pubblicato; per altri, la data è già nota. Finché tale data non è fissata, l'argomento è comunque già rilevante per un contratto, proprio perché i contratti sono spesso conclusi per più anni.
Se avete domande su come raccogliamo ed elaboriamo i dati quando componiamo un passaporto, leggete questo la pagina su come nascono i dati. Per l'esatta divisione giuridica delle responsabilità tra produttore, importatore e distributore nella vostra situazione specifica, un avvocato o l'autorità di vigilanza competente è il punto di contatto appropriato.
Verificare autonomamente la vostra posizione
L'adattamento di un contratto richiede poco tempo finché l'obbligo non è ancora imminente, e molto più tempo una volta che lo diventa. Se volete prima vedere quali argomenti riguardano il vostro gruppo di prodotti e il vostro ruolo nella catena, effettuate la scansione rapida gratuita o scorrete gli argomenti in le domande frequenti sul passaporto digitale dei prodotti.