hvordan lærer jeg mine medarbejdere at arbejde med produktpasset

Medarbeidere har primært brug for viden om deres eget proces

At forberede medarbeidere på det digitale produktpas handler først og fremmest om, at mennesker forstår, hvad der ændres i deres egen del af processen, ikke om, at alle læser hele ESPR'en (Forordning (EU) 2024/1781). Den, der indsamler indkøbsdata, skal vide, hvilke oplysninger der skal bruges snart, og hvor de skal komme fra. Den, der har kundekontakt, skal vide, hvad et produktpas er, og hvad QR-koden på produktet henviser til. Den, der er ansvarlig for sortimentet, skal vide, hvilke produktgrupper der skal behandles hvornår. Det er tre forskellige øvelsesforløb for tre forskellige roller, og det virker bedre end én generel forklaring om forordningen for hele organisationen.

Det handler om roller i virksomheden, ikke om juridisk skoling

Denne forberedelse er beregnet til de mennesker, der skal arbejde med passet fremover: indkøb, produktledelse, kvalitet, kundeservice og eventuelt IT. Det handler om, hvad de praktisk skal gøre — levere data, anbringe en QR-kode, besvare spørgsmål fra kunder eller tilsynsmyndigheder — og ikke om at forklare forordningen artikel for artikel. Det sidstnævnte tilhører den person, der bærer compliance-ansvaret, og denne person har brug for anden baggrundinformation end kolleger, der bruger passet dagligt.

Det handler heller ikke om spørgsmålet om, hvorvidt passet allerede er obligatorisk for et bestemt produkt. Det varierer efter produktkategori og delegeret handling, og indholdet af medarbeiderskoleringen afhænger af det — men spørgsmålet selv besvares særskilt. Mere herom findes ved eller det digitale produktpas for jeres elektronik gælder.

Der er ingen fast dato, men der er en rækkefølge, der allerede er kendt

En bindende ikrafttrædelsesdato for de fleste elektron- og IKT-kategorier er endnu ikke fastsat. De delegerede handlinger, der regulerer det for hver produktgruppe, forventes ifølge Kommissionens arbejdsplan fra 2027; så snart en sådan handling er offentliggjort, er datoen for den pågældende kategori fastsat og ikke før. Hvad der allerede er fastsat, er den måde, hvorpå Kommissionen vælger og prioriterer produktgrupper: artikel 18 i ESPR (Forordning (EU) 2024/1781) beskriver de kriterier, som det sker efter, såsom miljøpåvirkning og salgsvolumen. Det betyder, at rækkefølgen, hvori kategorier kommer til orde, allerede i nogen grad kan forudsiges, selv om kalenderdatoen endnu ikke foreligger.

For medarbeiderforberedelsen er det en grund til at begynde nu med det grundlæggende — hvad er et pas, hvem gør hvad — og tilføje kategorispecifikke detaljer senere, når de bliver kendt. At vente til alt er fastsat, betyder at vente til der ikke er tid tilbage til at holde øvelsesforløb.

Sådan håndterer du forberedelsen af medarbeidere

Det første skridt er at finde ud af, hvilke roller i organisationen der faktisk skal arbejde med passet fremover. Det er normalt en mindre gruppe end ventet: ikke alle i virksomheden skal vide lige meget, og for meget generel forklaring på forhånd betyder ofte, at ingen husker, hvad der er relevant for hans eller hendes egen opgave.

Derefter er det klogt at fastslå per rolle, hvad der konkret ændres. For indkøb og kvalitet handler det om at indsamle og levere produktdata — materialer, oprindelse, reparationsdata — hvortil artikel 9 og artikel 10 i ESPR (Forordning (EU) 2024/1781) beskriver de materielle og tekniske krav for passet. For dem, der sidder i leverandørkæden, er artikel 38 vigtig: denne artikel beskriver, hvad der forventes af aktører i denne kæde ved levering og videregivelse af pasoplysninger, og det påvirker derfor også de medarbeidere, der administrerer leverandører eller selv er del af en kæde. For kundeservice og salg er det især relevant, hvordan passet vises til kunden, og hvilke spørgsmål der kan opstå herom.

Et tredje trin er at få passet vist én gang, før det bliver offentliggjort, så medarbeiderne ikke møder dets funktion for første gang, når en kunde selv ser på det. Hvordan testen fungerer i praksis, er beskrevet under hvordan du kan teste passet før livegang.

Et fjerde trin, som ofte springes over, er at kontrollere, om forberedelsen er uafhængig af én produktlinje, eller om flere linjer skal håndteres samtidigt. I virksomheder med et bredt sortiment er det mere effektivt at strukturere træningen omkring processen i stedet for omkring én produktgruppe, især hvis flere produktlinjer samtidigt falder ind under de nye regler. Det forhindrer, at den samme forklaring skal gives tre gange hver for sig.

Endelig er det fornuftigt ikke at se personaleforberedelsen isoleret fra virksomhedens bredere planlægning. Hvis man allerede har en tidsplan for implementeringen af passet, kan træningen tilpasses denne i stedet for at gøre det til et separat projekt.

Grundlaget i artiklerne 9, 10, 18 og 38 i ESPR

Hvad medarbeiderne skal vide, følger direkte af, hvad forordningen stiller af krav til virksomheder. Artikel 9 i ESPR (Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2024/1781) beskriver, hvad et digitalt produktpasport er, og hvilken funktion det har; artikel 10 beskriver de tekniske og indholdsrelaterede krav, som passet skal opfylde. Artikel 18 beskriver, hvordan og på grundlag af hvilke kriterier produktkategorier prioriteres, hvilket er grundlaget for planlægningen pr. kategori. Artikel 38 beskriver kravene til aktører i forsyningskæden, hvilket direkte vedrører rollen som indkøbs- og leverandørstyring inden for en organisation. Tilsammen danner disse artikler det indholdsrelaterede grundlag, hvorudfra et træningsprogram pr. rolle kan udarbejdes.

Hvor skal man begynde

Et praktisk første trin er at kortlægge ens egne roller og processer på grundlag af den generelle fremgangsmåde beskrevet under produktpasset trin for trinog derefter fastslå, hvilke medarbeidere der har behov for hvilke informationer, og hvornår.