kako naučiti svoje zaposlenike raditi s produktnim pasošem

Zaposlenici trebaju prije svega znanja o vlastitom procesu

Priprema zaposlenika za digitalni produktni pasoš znači prije svega da ljudi razumiju što se mijenja u njihovu vlastitom dijelu procesa, a ne da svi čitaju cijelu ESPR (Uredba (EU) 2024/1781). Oni koji prikupljaju podatke o nabavi moraju znati koje će informacije biti potrebne i odakle moraju doći. Oni koji imaju kontakt s kupcima moraju znati što je produktni pasoš i na što se QR-kod na proizvodu odnosi. Oni koji su odgovorni za asortiman moraju znati koje grupe proizvoda dolaze na red kada. To su tri različita treninga za tri različite uloge, i to bolje funkcionira nego jedno opće objašnjenje uredbe za cijelu organizaciju.

Ovdje je riječ o ulogama unutar poduzeća, a ne o pravnoj obici

Ova priprema je namijenjena ljudima koji će kasnije raditi s pasoša: nabavi, upravljanju proizvodima, kvaliteti, klijentskoj usluzi i eventualno IT-u. Radi se o tome što trebaju učiniti u praksi — dostaviti podatke, staviti QR-kod, odgovoriti na pitanja kupaca ili nadzornih tijela — a ne o objašnjavanju uredbe članak za članak. Potonje je na sebi onog tko nosi odgovornost za usklađenost, a taj čovjek trebao bi druge pozadinske informacije nego kolege koje pasoš koriste svakodnevno.

Ovo se također ne tiče pitanja je li pasoš za određeni proizvod već obavezan. To se razlikuje po kategoriji proizvoda i prema delegiranoj uredbi, a sadržaj treninga za zaposlenike od toga ovisi — ali to pitanje odgovaraš zasebno. Više o tome nalazi se kod je li digitalna putovnica proizvoda primjenjiva na vašu elektriku.

Nema fiksnog datuma, ali jest redoslijed koji je već poznat

Čvrsti datum ulaska u snagu za većinu kategorija elektronike i ICT-a nije još fiksiran. Delegirane uredbe koje to reguliraju po grupi proizvoda očekuju se od 2027. godine prema radnom planu Komisije; čim je takva uredba objavljena, datum za tu kategoriju je fiksiran i ne prije. Ono što je već fiksno, jest način na koji Komisija bira i daje prioritet grupama proizvoda: članak 18. ESPR-a (Uredba (EU) 2024/1781) opisuje na osnovi kojih kriterija se to radi, kao što su utjecaj na okoliš i količina prodaje. To znači da je redoslijed u kojem kategorije dolaze na red već donekle moguće predvidjeti, iako kalendarskog datuma nema.

Za pripremu osoblja to je razlog da sada počnete s osnovama — što je pasoš, tko radi što — i dodajete kategorijalno specifične detalje kasnije kada su poznati. Čekati da sve bude fiksno znači čekati da nema više vremena za obuku.

Ovako se pristupa pripremi zaposlenika

Prvi korak je odrediti koje uloge u organizaciji će kasnije zaista imati posla s pasoša. To je obično manja grupa nego što se mislilo: nije svatko u poduzeću trebao jednako znati, a provjera općeg objašnjenja prije toga često dovodi do toga da nitko ne zapamti što je relevantno za vlastitu zadaću.

Nakon toga je korisno da po ulozi odredite što se konkretno mijenja. Za nabavu i kvalitetu radi se o prikupljanju i dostavi podataka o proizvodima — materijali, podrijetlo, podaci o popravku — gdje članak 9. i članak 10. ESPR-a (Uredba (EU) 2024/1781) opisuju sadržajne i tehničke zahtjeve za pasoš. Za one koji su u dobavnom lancu, članak 38. je bitan: taj članak opisuje što se od sudionika u tom lancu očekuje pri dostavi i proslijeđivanju informacija pasoša, pa se to tiče i zaposlenika koji upravljaju dobavljačima ili su sami dio lanca. Za klijentsku službu i prodaju prije svega je relevantno kako će pasoš biti prikazan kupcu i koja pitanja o tome mogu doći.

Treći korak je pokazati putovnicu jednom prije nego što se zaista objavi, kako zaposlenici ne bi prvi put naišli na njezino funkcioniranje u trenutku kada je sam kupac promatruje. Kako testiranje u praksi funkcionira, opisano je u kako možete testirati putovnicu prije pokretanja.

Četvrti korak, koji se često preskaće, je provjera je li priprema vezana uz jednu liniju proizvoda ili su više linija istovremeno na redu. U poduzećima s širokim asortimentom učinkovitije je postaviti obuku oko procesa umjesto oko jedne grupe proizvoda, pogotovo ako više linija proizvoda istovremeno podleže novim pravilima. To sprječava da ista objašnjenja trebaju biti dana tri puta odvojeno.

Konačno, mudro je ne gledati na obuku zaposlenika odvojeno od šire planiranja poduzeća. Tko već ima vremensku liniju za uvođenje putovnice, može obuku prilagoditi tome umjesto da je učini odvojenim projektom.

Osnova u člancima 9, 10, 18 i 38 ESPR-a

Što zaposlenici trebaju znati, proizlazi izravno iz onoga što Uredba od poduzeća traži. Članak 9 ESPR-a (Uredba (EU) 2024/1781) opisuje što je digitalna putovnica proizvoda i koju funkciju ima; članak 10 opisuje tehničke i sadržajne zahtjeve kojima putovnica mora zadovoljiti. Članak 18 opisuje kako i na temelju kojih kriterija se prioritiziraju grupe proizvoda, što je osnova za planiranje po kategoriji. Članak 38 opisuje zahtjeve za aktere u lancu opskrbe, što izravno utječe na ulogu nabave i upravljanja dobavljačima unutar organizacije. Zajedno ti članci čine sadržajnu osnovu iz koje se može izgraditi program obuke po ulozi.

Gdje početi

Praktičan prvi korak je mapiranje vlastitih uloga i procesa prema opštem pristupu opisanom u korak po korak pristupiti putovnici proizvoda, pa od tamo odrediti koji zaposlenici trebaju koje informacije i u kojem trenutku.