wie bringe ich meinen Mitarbeitern bei, mit dem Produktpass zu arbeiten

Mitarbeiter benötigen vor allem Kenntnisse über den eigenen Prozess

Mitarbeiter auf das digitale Produktpass vorzubereiten bedeutet vor allem, dass die Menschen verstehen, was sich in ihrem eigenen Teil des Prozesses ändert, nicht dass jeder die gesamte ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) durchliest. Wer Einkaufsdaten sammelt, muss wissen, welche Informationen später erforderlich sind und woher sie kommen müssen. Wer Kundenkontakt hat, muss wissen, was ein Produktpass ist und worauf der QR-Code auf dem Produkt verweist. Wer für das Sortiment verantwortlich ist, muss wissen, welche Produktgruppen wann an der Reihe sind. Das sind drei verschiedene Schulungen für drei verschiedene Rollen, und das funktioniert besser als eine einzige allgemeine Erklärung der Verordnung für die gesamte Organisation.

Es geht um Rollen innerhalb des Unternehmens, nicht um rechtliche Schulungen

Diese Vorbereitung ist für die Menschen bestimmt, die später mit dem Pass arbeiten: Einkauf, Produktmanagement, Qualität, Kundenservice und eventuell IT. Es geht darum, was sie in der Praxis tun müssen — Daten bereitstellen, einen QR-Code anbringen, Fragen von Kunden oder Aufsichtsbehörden beantworten — und nicht darum, die Verordnung Artikel für Artikel zu erklären. Letzteres ist Aufgabe derjenigen, die die Compliance-Verantwortung tragen, und diese Person benötigt wieder andere Hintergrundinformationen als die Kolleginnen und Kollegen, die den Pass täglich nutzen.

Es geht auch nicht um die Frage, ob der Pass für ein bestimmtes Produkt bereits verpflichtend ist. Das unterscheidet sich je nach Produktkategorie und delegiertem Rechtsakt, und der Schulungsinhalt für Mitarbeiter hängt davon ab — aber die Frage selbst beantworten Sie separat. Mehr dazu finden Sie unter ob das digitale Produktpass für Ihre Elektronik gilt.

Es gibt kein festes Datum, aber eine bereits bekannte Reihenfolge

Ein festes Stichtag für die meisten Elektro- und IKT-Kategorien steht noch nicht fest. Die delegierten Rechtsakte, die das pro Produktgruppe regeln, werden nach dem Arbeitsplan der Kommission ab 2027 erwartet; sobald so ein Rechtsakt veröffentlicht ist, steht das Datum für diese Kategorie fest und nicht vorher. Was bereits feststeht, ist die Art und Weise, wie die Kommission Produktgruppen auswählt und priorisiert: Artikel 18 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) beschreibt anhand welcher Kriterien das geschieht, wie Umweltauswirkungen und Verkaufsvolumen. Das bedeutet, dass die Reihenfolge, in der Kategorien an der Reihe sind, bis zu einem gewissen Grad vorhersehbar ist, auch wenn das Datum noch nicht feststeht.

Für die Mitarbeitervorbereitung ist das ein Grund, jetzt mit den Grundlagen anzufangen — was ist ein Pass, wer tut was — und die kategorieespezifischen Details später hinzuzufügen, sobald diese bekannt sind. Zu warten, bis alles feststeht, bedeutet zu warten, bis keine Zeit mehr für die Schulung übrig ist.

So gehen Sie bei der Vorbereitung von Mitarbeitern vor

Der erste Schritt besteht darin, herauszufinden, welche Rollen in der Organisation später tatsächlich mit dem Pass zu tun haben. Das ist normalerweise eine kleinere Gruppe als erwartet: Nicht jeder im Unternehmen muss gleich viel wissen, und zu viele allgemeine Erklärungen im Voraus führen oft dazu, dass niemand behält, was für seine eigene Aufgabe relevant ist.

Danach ist es sinnvoll, pro Rolle zu bestimmen, was sich konkret ändert. Für Einkauf und Qualität geht es um die Erfassung und Bereitstellung von Produktdaten — Materialien, Herkunft, Reparaturdaten — für die Artikel 9 und Artikel 10 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) die inhaltlichen und technischen Anforderungen für den Pass beschreiben. Für wer in der Lieferkette tätig ist, ist Artikel 38 relevant: Dieser Artikel beschreibt, was von Akteuren in dieser Kette beim Bereitstellen und Weitergeben von Pass-Informationen erwartet wird, und das betrifft also auch die Mitarbeiter, die Lieferanten verwalten oder selbst Teil einer Kette sind. Für Kundenservice und Vertrieb ist vor allem relevant, wie der Pass dem Kunden gezeigt wird und welche Fragen dazu entstehen können.

Ein dritter Schritt besteht darin, das Produktpaspoort vor der eigentlichen Veröffentlichung einmal anzuzeigen, damit die Mitarbeiter nicht zum ersten Mal mit seiner Funktionsweise in Berührung kommen, wenn ein Kunde selbst danach schaut. Wie dieses Testen in der Praxis funktioniert, wird beschrieben unter So können Sie das Produktpaspoort vor dem Live-Gang testen.

Ein vierter Schritt, der oft übersprungen wird, besteht darin, zu prüfen, ob die Vorbereitung an eine Produktlinie gebunden ist oder ob mehrere Linien gleichzeitig an die Reihe kommen. Bei Unternehmen mit einem breiten Sortiment ist es effizienter, die Schulung um den Prozess herum aufzubauen, anstatt um eine Produktgruppe, zumal wenn mehrere Produktlinien gleichzeitig unter die neuen Regeln fallen. Dies verhindert, dass dieselbe Erklärung dreimal separat gegeben werden muss.

Schließlich ist es ratsam, die Personalvorbereitung nicht getrennt von der umfassenderen Planung des Unternehmens zu betrachten. Wer bereits einen Zeitplan für die Einführung des Produktpasaports hat, kann die Schulung daran anschließen, anstatt ein separates Projekt daraus zu machen.

Die Grundlagen in den Artikeln 9, 10, 18 und 38 der ESPR

Was Mitarbeiter wissen müssen, ergibt sich unmittelbar aus dem, was die Verordnung von Unternehmen verlangt. Artikel 9 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) beschreibt, was ein digitales Produktpaspoort ist und welche Funktion es hat; Artikel 10 beschreibt die technischen und inhaltlichen Anforderungen, die das Produktpaspoort erfüllen muss. Artikel 18 beschreibt, wie und auf Grundlage welcher Kriterien Produktgruppen priorisiert werden, was die Grundlage für die Planung pro Kategorie darstellt. Artikel 38 beschreibt die Anforderungen an Akteure in der Lieferkette, was die Rolle von Einkauf und Lieferantenmanagement innerhalb einer Organisation unmittelbar berührt. Diese Artikel bilden zusammen die inhaltliche Grundlage, auf der ein Schulungsprogramm pro Rolle aufgebaut werden kann.

Wo Sie anfangen sollten

Ein praktischer erster Schritt besteht darin, die eigenen Rollen und Prozesse anhand des unter beschriebenen allgemeinen Ansatzes zu kartografieren Das Produktpaspoort Schritt für Schritt angehen, und davon ausgehend zu bestimmen, welche Mitarbeiter welche Informationen benötigen und zu welchem Zeitpunkt.