¿cómo enseño a mis empleados a trabajar con el pasaporte de producto

Los empleados necesitan principalmente conocimiento de su propio proceso

Preparar a los empleados para el pasaporte digital de productos significa sobre todo que las personas entiendan qué cambia en su propia parte del proceso, no que todos lean la ESPR completa (Reglamento (UE) 2024/1781). Quienes recopilan datos de compra deben saber qué información será necesaria y de dónde debe proceder. Quienes tienen contacto con clientes deben saber qué es un pasaporte de producto y a qué se refiere el código QR en el producto. Quienes son responsables del surtido deben saber qué grupos de productos les toca cuándo. Esto representa tres capacitaciones diferentes para tres roles diferentes, y funciona mejor que una única explicación general sobre el reglamento para toda la organización.

Se trata de roles dentro de la empresa, no de capacitación jurídica

Esta preparación está destinada a las personas que más adelante trabajarán con el pasaporte: compras, gestión de productos, calidad, servicio al cliente e informática si es necesario. Se trata de lo que deben hacer en la práctica — proporcionar datos, colocar un código QR, responder preguntas de clientes o supervisores — y no de explicar el reglamento artículo por artículo. Esto último corresponde a quien tiene la responsabilidad del cumplimiento, y esa persona necesita otra información de antecedentes diferente a la de los colegas que utilizan el pasaporte a diario.

Tampoco se trata de la pregunta sobre si el pasaporte es ya obligatorio para un producto específico. Esto varía según la categoría de producto y según el acto delegado, y el contenido de la capacitación de los empleados depende de ello — pero esa pregunta se responde por separado. Más información al respecto se encuentra en si el pasaporte digital de productos se aplica a su electrónica.

No hay una fecha fija, pero sí hay un orden que ya se conoce

Aún no se ha fijado una fecha de entrada en vigor definitiva para la mayoría de las categorías de electrónica e ICT. Los actos delegados que lo regulan para cada grupo de productos se esperan a partir de 2027 según el plan de trabajo de la Comisión; tan pronto como se publique tal acto, se fija la fecha para esa categoría y no antes. Lo que ya está establecido es la manera en que la Comisión elige y prioriza grupos de productos: el artículo 18 de la ESPR (Reglamento (UE) 2024/1781) describe en qué criterios se basa esto, como el impacto ambiental y el volumen de ventas. Esto significa que el orden en que las categorías les toca es en cierta medida predecible, aunque la fecha del calendario aún no esté fijada.

Para la preparación del personal, esto es una razón para comenzar ahora con lo básico — qué es un pasaporte, quién hace qué — y añadir los detalles específicos de categoría más tarde cuando se conozcan. Esperar hasta que todo esté establecido significa esperar hasta que no haya tiempo para capacitar.

Así es como se aborda la preparación de los empleados

El primer paso es averiguar qué roles de la organización realmente tendrán que ver con el pasaporte. Normalmente es un grupo más pequeño de lo que se piensa: no todos en la empresa necesitan saber lo mismo, y demasiada explicación general preliminar a menudo hace que nadie recuerde lo que es relevante para su propia tarea.

Después, es útil determinar por rol qué cambia concretamente. Para compras y calidad se trata de la recopilación y presentación de datos de productos — materiales, origen, datos de reparación — donde los artículos 9 y 10 de la ESPR (Reglamento (UE) 2024/1781) describen los requisitos de contenido y técnicos para el pasaporte. Para quienes están en la cadena de suministro, el artículo 38 es importante: ese artículo describe lo que se espera de los actores en esa cadena al proporcionar y transmitir información del pasaporte, y eso también afecta a los empleados que gestionan proveedores o que son parte de una cadena. Para servicio al cliente y ventas, es especialmente relevante cómo se muestra el pasaporte al cliente y qué preguntas pueden surgir al respecto.

Un tercer paso es mostrar el pasaporte una vez antes de que se publique realmente, de modo que los empleados no se enfrenten por primera vez a su funcionamiento en el momento en que un cliente lo consulte. Cómo funciona esa prueba en la práctica se describe en cómo puede probar el pasaporte antes de la publicación.

Un cuarto paso, que a menudo se omite, es comprobar si la preparación es específica de una sola línea de productos o si varias líneas entran en juego al mismo tiempo. En empresas con un amplio surtido, es más eficiente organizar la formación en torno al proceso que en torno a un grupo de productos único, especialmente si varias líneas de productos están sujetas a las nuevas normas. Esto evita que la misma explicación tenga que darse tres veces por separado.

Por último, es aconsejable no ver la preparación del personal de forma aislada de la planificación más amplia de la empresa. Si ya tiene un calendario para la implementación del pasaporte, puede alinear la formación con él en lugar de convertirlo en un proyecto separado.

La base en los artículos 9, 10, 18 y 38 de la ESPR

Lo que los empleados deben saber se deriva directamente de lo que la norma les pide a las empresas. El artículo 9 de la ESPR (Reglamento (UE) 2024/1781) describe qué es un pasaporte digital de producto y qué función tiene; el artículo 10 describe los requisitos técnicos y sustanciales que debe cumplir el pasaporte. El artículo 18 describe cómo y en base a qué criterios se priorizan los grupos de productos, lo que es la base para la planificación por categoría. El artículo 38 describe los requisitos para los actores de la cadena de suministro, lo que tiene un impacto directo en el papel de la compra y la gestión de proveedores dentro de una organización. Juntos, estos artículos forman la base sustancial a partir de la cual se puede construir un programa de formación por función.

Dónde empezar

Un primer paso práctico es mapear los propios roles y procesos utilizando el enfoque general descrito en abordar el pasaporte de producto paso a paso, y a partir de ahí, determinar qué información necesita cada empleado y en qué momento.