jak nauczyć moich pracowników pracować z paszportem produktu

Pracownicy przede wszystkim potrzebują wiedzy o własnym procesie

Przygotowanie pracowników do cyfrowego paszportu produktu oznacza głównie to, że ludzie rozumieją, co zmienia się w ich własnej części procesu, a nie że wszyscy czytają całą ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781). Ci, którzy zbierają dane zakupowe, muszą wiedzieć, jakie informacje będą potrzebne i skąd mają pochodzić. Ci, którzy mają kontakt z klientami, muszą wiedzieć, czym jest paszport produktu i do czego się odnosi kod QR na produkcie. Ci, którzy odpowiadają za asortyment, muszą wiedzieć, które grupy produktów będą przedmiotem działań w jakim momencie. To trzy różne szkolenia dla trzech różnych ról, i to działa lepiej niż jedno ogólne wyjaśnienie rozporządzenia dla całej organizacji.

Chodzi tutaj o role w przedsiębiorstwie, a nie o szkolenie prawne

Przygotowanie to jest przeznaczone dla osób, które będą pracować z paszportem: zakupy, zarządzanie produktami, jakość, obsługa klienta i ewentualnie IT. Chodzi o to, co muszą praktycznie robić — dostarczać dane, umieszczać kod QR, odpowiadać na pytania klientów lub organów nadzoru — a nie o wyjaśnianie rozporządzenia artykuł za artykułem. To ostatnie należy do osoby odpowiedzialnej za zgodność, a ta osoba potrzebuje innych informacji niż kolegowie, którzy codziennie używają paszportu.

Nie chodzi tutaj również o pytanie, czy paszport dla konkretnego produktu jest już obowiązkowy. Różni się to w zależności od kategorii produktu i delegowanego aktu, a zawartość szkolenia dla pracowników od tego zależy — ale na to pytanie odpowiadasz oddzielnie. Więcej na ten temat znajduje się w czy cyfrowy paszport produktu ma zastosowanie do elektroniki.

Nie ma ustalonej daty, ale jest już znana kolejność

Sztywna data wejścia w życie dla większości kategorii elektroniki i ICT nie jest jeszcze ustalona. Delegowane akty regulujące to dla każdej grupy produktów mają być, zgodnie z planem pracy Komisji, oczekiwane od 2027 r.; gdy taki akt zostanie opublikowany, data dla tej kategorii jest ustalona i nie wcześniej. Jednak to, co już jest ustalone, to sposób, w jaki Komisja wybiera i ustala priorytety grup produktów: artykuł 18 ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781) opisuje na podstawie jakich kryteriów się to odbywa, takich jak wpływ na środowisko i wielkość sprzedaży. Oznacza to, że kolejność, w której kategorie będą przedmiotem działań, jest już w pewnym stopniu do przewidzenia, nawet jeśli kalendarzowa data jeszcze jej nie ma.

Dla przygotowania personelu jest to powodem, aby teraz zacząć od podstaw — czym jest paszport, kto robi co — i dodać szczegóły dotyczące konkretnych kategorii później, gdy będą znane. Czekanie aż wszystko będzie ustalone, oznacza czekanie aż nie będzie już czasu na szkolenie.

Tak podchodzisz do przygotowania pracowników

Pierwszym krokiem jest ustalenie, które role w organizacji będą faktycznie miały do czynienia z paszportem. Zwykle jest to mniejsza grupa niż się sądzi: nie wszyscy w przedsiębiorstwie muszą wiedzieć tyle samo, a zbyt wiele wstępnych wyjaśnień ogólnych sprawia, że nikt nie pamięta, co jest istotne dla jego własnego zadania.

Następnie warto jest dla każdej roli określić, co dokładnie się zmienia. Dla zakupów i jakości chodzi o zbieranie i dostarczanie danych produktu — materiały, pochodzenie, dane dotyczące napraw — których wymagania merytoryczne i techniczne dla paszportu opisują artykuł 9 i artykuł 10 ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781). Dla osób w łańcuchu dostaw istotny jest artykuł 38: opisuje on, czego oczekuje się od podmiotów w tym łańcuchu przy dostarczaniu i przekazywaniu informacji o paszporcie, a to dotyczy również pracowników zarządzających dostawcami lub będących częścią łańcucha. Dla obsługi klienta i sprzedaży istotne jest przede wszystkim to, jak paszport jest pokazywany klientowi i jakie pytania na jego temat mogą się pojawić.

Trzecim krokiem jest pokazanie paszportu raz przed jego faktycznym opublikowaniem, aby pracownicy nie zetknęli się z jego działaniem po raz pierwszy w momencie, gdy klient sam go przegląda. Jak testowanie w praktyce się odbywało, opisano w jak można testować paszport przed wprowadzeniem na żywo.

Czwartym krokiem, często pomijanym, jest sprawdzenie, czy przygotowanie dotyczy tylko jednej linii produktów, czy też kilka linii przypada na ten sam czas. W firmach o szerokim asortymencie bardziej wydajne jest skonfigurowanie szkolenia wokół procesu zamiast wokół jednej grupy produktów, zwłaszcza jeśli wiele linii produktów jednocześnie podlegać będzie nowym przepisom. Zapobiega to konieczności trzecia raza oddzielnie wyjaśniania tego samego.

Wreszcie rozsądnym podejściem jest niezamykanie przygotowania personelu w oderwaniu od szerszego planowania firmy. Kto ma już harmonogram wprowadzenia paszportu, może dostosować szkolenie do niego zamiast robić z niego oddzielny projekt.

Podstawa w artykułach 9, 10, 18 i 38 rozporządzenia ESPR

To, co pracownicy muszą wiedzieć, wynika bezpośrednio z tego, co rozporządzenie wymaga od firm. Artykuł 9 rozporządzenia ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781) opisuje, czym jest cyfrowy paszport produktu i jaką pełni funkcję; artykuł 10 opisuje wymogi techniczne i merytoryczne, którym musi odpowiadać paszport. Artykuł 18 opisuje, jak i na podstawie jakich kryteriów grupy produktów są priorytetyzowane, co stanowi podstawę planowania dla każdej kategorii. Artykuł 38 opisuje wymogi dla podmiotów w łańcuchu dostaw, co bezpośrednio dotyczy roli zarządzania zakupami i dostawcami w organizacji. Razem artykuły te stanowią merytoryczną podstawę, z której można budować program szkoleniowy dla każdej roli.

Gdzie zacząć

Praktycznym pierwszym krokiem jest zmapowanie własnych ról i procesów na podstawie ogólnego podejścia opisanego w podejściu do cyfrowego paszportu produktu krok po kroku, i na tej podstawie określenie, jacy pracownicy potrzebują jakich informacji i w jakim momencie.