come insegno ai miei dipendenti a lavorare con la carta del prodotto

I dipendenti hanno soprattutto bisogno di conoscenze del proprio processo

Preparare i dipendenti al digital product passport significa principalmente fare in modo che le persone capiscano cosa cambia nella loro parte del processo, non che tutti leggano l'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781) da cima a fondo. Chi raccoglie dati di acquisto deve sapere quali informazioni saranno necessarie e da dove devono provenire. Chi ha contatti con i clienti deve sapere cos'è un product passport e a cosa si riferisce il codice QR sul prodotto. Chi è responsabile dell'assortimento deve sapere quali gruppi di prodotti toccheranno quando. Questi sono tre diversi tipi di formazione per tre ruoli diversi, e funziona meglio di una spiegazione generale sul regolamento per l'intera organizzazione.

Si tratta di ruoli all'interno dell'azienda, non di formazione legale

Questa preparazione è destinata alle persone che lavoreranno con il passaporto: approvvigionamento, gestione del prodotto, qualità, servizio clienti e eventualmente IT. Si tratta di quello che devono fare in pratica — fornire dati, apporre un codice QR, rispondere alle domande di clienti o autorità di vigilanza — e non di spiegare il regolamento articolo per articolo. Quest'ultimo spetta a chi ha la responsabilità della conformità, e quella persona ha bisogno di informazioni di base diverse rispetto ai colleghi che utilizzano il passaporto quotidianamente.

Non riguarda nemmeno la domanda se il passaporto è già obbligatorio per un prodotto specifico. Questo varia a seconda della categoria di prodotto e dell'atto delegato, e il contenuto della formazione per i dipendenti dipende da questo — ma la domanda stessa si risponde separatamente. Ulteriori informazioni sono disponibili su se il passaporto digitale del prodotto vale per i vostri dispositivi di elettronica.

Non c'è una data fissa, ma c'è un ordine già noto

Una data di entrata in vigore definitiva per la maggior parte delle categorie di elettronica e ICT non è ancora fissata. Gli atti delegati che lo regolano per ogni gruppo di prodotti dovrebbero essere attesi a partire dal 2027 secondo il piano di lavoro della Commissione; non appena un atto del genere viene pubblicato, la data per quella categoria è fissata e non prima. Ciò che è già stabilito è il modo in cui la Commissione seleziona e assegna priorità ai gruppi di prodotti: l'articolo 18 dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781) descrive sulla base di quali criteri questo accade, come l'impatto ambientale e il volume di vendite. Ciò significa che l'ordine in cui le categorie entrano in gioco è già alquanto prevedibile, anche se la data di calendario non è ancora presente.

Per la preparazione del personale, questa è una ragione per iniziare ora con le basi — cos'è un passaporto, chi fa cosa — e aggiungere i dettagli specifici della categoria in seguito una volta che sono noti. Aspettare che tutto sia definito significa aspettare fino a quando non c'è più tempo per la formazione.

Come affrontare la preparazione del personale

Il primo passo è capire quali ruoli nell'organizzazione avranno effettivamente a che fare con il passaporto. Di solito è un gruppo più piccolo del previsto: non tutti in azienda hanno bisogno di sapere altrettanto, e troppa spiegazione generale in anticipo spesso fa sì che nessuno ricordi cosa è rilevante per il proprio compito.

Successivamente, è utile determinare per ogni ruolo cosa cambia concretamente. Per l'acquisto e la qualità si tratta della raccolta e della fornitura di dati sui prodotti — materiali, provenienza, dati di riparazione — per i quali gli articoli 9 e 10 dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781) descrivono i requisiti sostanziali e tecnici per il passaporto. Per coloro che si trovano nella catena di approvvigionamento, l'articolo 38 è importante: questo articolo descrive cosa ci si aspetta dagli operatori in quella catena quando forniscono e trasmettono informazioni sul passaporto, e quindi interessa anche i dipendenti che gestiscono i fornitori o fanno parte di una catena. Per il servizio clienti e le vendite è soprattutto rilevante come il passaporto viene mostrato al cliente e quali domande potrebbero sorgere al riguardo.

Un terzo passaggio consiste nel far visualizzare il pasaporto una volta prima della sua effettiva pubblicazione, in modo che i dipendenti non si trovino ad affrontarne il funzionamento per la prima volta nel momento in cui un cliente lo consulta direttamente. Le modalità pratiche di verifica sono descritte in come testare il pasaporto prima della messa online.

Un quarto passaggio, spesso trascurato, consiste nel verificare se la preparazione riguarda una sola linea di prodotti oppure se più linee sono coinvolte contemporaneamente. Nelle aziende con un ampio assortimento è più efficiente strutturare la formazione attorno al processo piuttosto che attorno a un singolo gruppo di prodotti, soprattutto se più linee di prodotti contemporaneamente sono soggette alle nuove norme. Ciò evita che la stessa spiegazione debba essere fornita tre volte separatamente.

Infine, è opportuno non considerare la preparazione del personale isolatamente dalla pianificazione più ampia dell'azienda. Chi dispone già di una tempistica per l'implementazione del pasaporto può coordinare la formazione su di essa anziché trasformarla in un progetto separato.

La base negli articoli 9, 10, 18 e 38 dell'ESPR

Le conoscenze richieste ai dipendenti derivano direttamente da quanto richiesto ai datori di lavoro dal regolamento. L'articolo 9 dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781) descrive cosa sia un pasaporto digitale del prodotto e quale funzione abbia; l'articolo 10 descrive i requisiti tecnici e sostanziali cui il pasaporto deve conformarsi. L'articolo 18 descrive come e sulla base di quali criteri i gruppi di prodotti vengono prioritizzati, il che costituisce la base per la pianificazione per categoria. L'articolo 38 descrive i requisiti per gli operatori della catena di approvvigionamento, aspetto che incide direttamente sul ruolo della gestione dell'approvvigionamento e dei fornitori all'interno di un'organizzazione. Nel loro insieme, questi articoli formano la base sostanziale sulla quale costruire un programma di formazione per ruolo.

Da dove iniziare

Un primo passaggio pratico consiste nel mappare i propri ruoli e processi seguendo l'approccio generale descritto in affrontare il pasaporto del prodotto passo dopo passo, e da lì determinare quali dipendenti abbiano bisogno di quali informazioni e in quale momento.

Su cosa si basa

Il regolamento stesso si trova su EUR-Lex. Facciamo riferimento per ogni affermazione; non dovete crederci sulla parola.

Cosa deve fare concretamente

Cosa ci si aspetta da lei

Il pasaporto digitale del prodotto non riguarda soltanto i sistemi e i dati di un'azienda, ma anche le persone che vi lavorano quotidianamente: responsabili degli acquisti, addetti al controllo qualità, personale del servizio clienti, magazzinieri. Parte di ciò che deve accadere esattamente è già stabilita nell'ESPR. Per un'azienda di 10-100 dipendenti, ciò significa una serie di punti di attenzione concreti.

Il pasaporto deve essere consultabile e aggiornato

L'articolo 9 dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781) stabilisce che il pasaporto digitale del prodotto deve essere accessibile tramite un vettore dati, come un codice QR, e che le informazioni in esso contenute devono corrispondere a quanto attualmente applicabile al prodotto. In pratica, per i dipendenti questo significa che chi applica un codice QR su un prodotto deve sapere cosa vi sia collegato: che un pasaporto non è un file PDF autonomo creato una sola volta, ma un documento dinamico che rimane collegato al prodotto fisico. Un operaio che applica imballaggi o etichette deve quindi sapere quale codice QR corrisponda a quale variante di prodotto e cosa succeda se questi due elementi non corrispondono più.

Il contenuto del pasaporto deve conformarsi a requisiti fissi

L'articolo 10 dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781) descrive i requisiti cui il pasaporto digitale del prodotto deve conformarsi, tra cui la struttura e l'accessibilità dei dati. Ciò riguarda soprattutto le persone che forniscono i dati: addetti al controllo qualità, responsabili degli acquisti che si interfacciano con fornitori e subfornitori, e talvolta anche l'amministrazione. Devono comprendere da dove provengono i dati, chi all'interno dell'azienda è responsabile del loro aggiornamento, e cosa cambia se un fornitore modifica una specifica.

La prioritizzazione varia per categoria di prodotto

L'articolo 18 dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781) disciplina come la Commissione europea prioritizza e pianifica le categorie di prodotti per gli atti delegati. Per l'organizzazione, ciò significa che non tutti i prodotti dell'assortimento sono soggetti all'obbligo nello stesso momento. Per i dipendenti che lavorano con più linee di prodotto, è importante non assumere che "il passaporto" sia un'unica regola che vale allo stesso modo per tutto. Chi gestisce il pasaporto del prodotto per più linee di prodotti contemporaneamente deve occuparsi di ciò, farebbe bene a formare i dipendenti separatamente per categoria.

Gli obblighi si applicano a diversi attori della catena

L'articolo 38 dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781) descrive i requisiti per gli attori della catena di approvvigionamento, il che significa che le responsabilità non ricadono solo sul fabbricante, ma anche su importatori e distributori. Per un'azienda che sia importatore che rivenditore, è importante che i dipendenti degli uffici acquisti e della logistica conoscano il ruolo che l'azienda stessa svolge in una catena specifica e quindi quali informazioni devono controllare o completare personalmente.

Dove le cose vanno male nella pratica

Il codice QR è visto come "qualcosa dell'ufficio confezionamento". In pratica, il passaporto coinvolge più reparti: l'acquisto fornisce i dati di origine, la qualità li controlla, la logistica applica l'etichetta. Se nessuno ha una visione d'insieme, si crea una situazione in cui il codice è sulla scatola, ma nessuno sa se i dati sottostanti sono ancora attuali.

Il servizio clienti riceve domande a cui non sa rispondere. Non appena i clienti o gli acquirenti aziendali scansionano il codice QR e pongono domande sul contenuto, ciò si ritrova spesso al servizio clienti. Se questi dipendenti non sanno cosa c'è nel passaporto e perché, crea incertezza inutile sia per il cliente che per il dipendente.

I nuovi dipendenti non ricevono un programma di inserimento per il passaporto. Nelle aziende con turnover nel reparto logistica o nel magazzino, il processo del passaporto viene spesso trasmesso verbalmente. Senza istruzioni di lavoro documentate, la conoscenza va persa quando qualcuno se ne va.

La proprietà dei dati non è assegnata. Quando un fornitore modifica una specifica, non è sempre chiaro chi all'interno dell'azienda è responsabile di implementare quella modifica nel passaporto. Questo è particolarmente vero per le aziende che lavorano con più fornitori e più varianti di prodotto.

I test per il lancio vengono saltati. I dipendenti che vedono il passaporto dal vivo per la prima volta scoprono solo allora che un collegamento non funziona o che mancano dati. Chi vuol anticipare questo, può leggere come testare un passaporto prima che sia pubblicato, e includerlo come fase permanente nel processo interno.

Quello che potete documentare

Una panoramica di quale reparto esegue quale passaggio nel processo del passaporto (fornitura di dati, controllo, collegamento al supporto dati, pubblicazione).
Un'istruzione di lavoro per il magazzino o il reparto confezionamento su come collegare il codice QR corretto alla variante di prodotto corretta.
Un punto di contatto o un ruolo responsabile di mantenere aggiornati i dati del passaporto quando un fornitore apporta modifiche.
Una breve FAQ interna per il servizio clienti con le domande più frequenti sul passaporto, in modo che i dipendenti non improvvisino.
Un documento di inserimento per i nuovi dipendenti che devono occuparsi del processo del passaporto.
Una lista di controllo di test da seguire prima che un passaporto sia pubblicato, incluso il controllo dei collegamenti e dei dati.
Una pianificazione in cui è documentato quando quale categoria di prodotto tocca, in linea con la situazione specifica dell'azienda. Per le aziende che devono ancora farlo, c'è una guida su come creare una pianificazione per l'implementazione del passaporto di prodotto.

Chi è ancora agli inizi e si chiede da dove iniziare, può seguire anche i passaggi in ordine attraverso la spiegazione su come affrontare passo dopo passo il passaporto di prodotto per l'elettronica. Questo fornisce un quadro entro il quale i documenti e gli accordi sopra menzionati trovano un posto logico.

Questo non è un parere legale. Questa pagina fornisce informazioni generali sulla normativa su cui si basa questa piattaforma. Non conosciamo la vostra situazione. In caso di dubbio sulla vostra situazione specifica, consultate un avvocato o l'autorità di vigilanza competente.

Scritto con IA sulla base delle fonti di cui sopra, controllato da un uomo il 2026-09-05. C'è qualcosa che non va? Fatemelo sapere — le correzioni hanno priorità.