De meestgemaakte fout bij inkoopcontracten voor elektronica is dat bedrijven ervan uitgaan dat hun leverancier of fabrikant de gegevens voor het digitaal productpaspoort vanzelf aanlevert, zonder dat dit ergens is vastgelegd. Zodra het paspoort verplicht wordt voor een productgroep, blijkt dan dat niemand contractueel is aangewezen om de gegevens te leveren, bij te werken of te corrigeren als er iets wijzigt.
De fout zit dus niet in de techniek en niet in de gegevens zelf, maar in de afspraak erover: wie levert wat, in welke vorm, en wie is aanspreekbaar als een gegeven ontbreekt of verouderd is. Zonder die afspraak ontdekt u het probleem meestal op het slechtste moment, namelijk wanneer het paspoort al verplicht is en de gegevens er niet zijn.
Waarom dit vaak over het hoofd wordt gezien
Inkoopcontracten voor elektronica zijn vaak jaren geleden opgesteld, ruim voordat er sprake was van een digitaal productpaspoort. Ze regelen prijs, levertijd, garantie en aansprakelijkheid, maar niet wie verantwoordelijk is voor productinformatie die pas later verplicht wordt. Bedrijven die vandaag een nieuw contract sluiten, nemen vaak een bestaand sjabloon over zonder dit onderdeel toe te voegen, simpelweg omdat het nog geen standaardclausule is.
Daar komt bij dat de verordening zelf onderscheid maakt tussen rollen in de keten, zoals fabrikant, importeur en distributeur. Wie precies welke verplichting draagt, hangt af van die rol en van de productgroep. Een contract dat dit niet benoemt, laat in het midden wie binnen uw eigen keten verantwoordelijk is zodra de gedelegeerde handeling voor uw productgroep van kracht wordt.
Welke afspraken vaak ontbreken
In de praktijk ontbreken meestal drie dingen. Ten eerste een afspraak over wélke gegevens de leverancier aanlevert en in welk formaat, zodat u ze niet zelf hoeft te reconstrueren. Ten tweede een afspraak over het moment van aanlevering, bijvoorbeeld bij iedere nieuwe zending of bij iedere wijziging in samenstelling of herkomst. Ten derde een afspraak over wat er gebeurt als gegevens ontbreken of onjuist blijken: wie corrigeert, en binnen welke termijn.
Zonder deze drie punten staat u er als importeur of afnemer alleen voor op het moment dat de gegevens nodig zijn, terwijl de bron daarvan bij uw leverancier ligt. Dat is niet per se een probleem van kwade wil, maar van een contract dat simpelweg nooit op dit onderwerp is getoetst.
Wat u wél kunt vastleggen, ook nu de verplichting nog niet geldt
U hoeft niet te wachten tot de gedelegeerde handeling voor uw productgroep is gepubliceerd om hierover afspraken te maken. Contractueel kunt u nu al vastleggen dat de leverancier meewerkt aan het aanleveren van productinformatie zodra dit wettelijk verplicht wordt, en dat deze informatie op verzoek beschikbaar wordt gesteld. Dat is een andere afspraak dan het paspoort zelf al invullen, en dus ook haalbaar voordat de exacte eisen bekend zijn.
Het helpt om dit gesprek gestructureerd te voeren, met concrete vragen over herkomst, samenstelling en documentatie die de leverancier al in huis heeft. de kennisbank met uitleg per situatie zet deze onderwerpen naast elkaar, zodat u weet welke vragen bij uw productgroep horen. Wilt u eerst een indicatie of en wanneer dit voor uw producten gaat spelen, dan geeft de productscan met een paar korte vragen een eerste richting.
Wanneer dit voor uw bedrijf relevant wordt
Of en wanneer een contractclausule over het productpaspoort nodig is, hangt af van uw rol in de keten en van de productgroep die u importeert, verkoopt of gebruikt. Voor sommige productgroepen is de gedelegeerde handeling nog niet gepubliceerd; voor andere is de datum al bekend. Zolang die datum niet vaststaat, is het onderwerp wel al relevant voor een contract, juist omdat contracten vaak voor meerdere jaren worden afgesloten.
Heeft u vragen over hoe wij gegevens verzamelen en verwerken bij het samenstellen van een paspoort, dan leest u dat op de pagina over hoe de gegevens tot stand komen. Voor de exacte juridische verdeling van verantwoordelijkheden tussen fabrikant, importeur en distributeur in uw eigen situatie is een jurist of de bevoegde toezichthouder het aangewezen aanspreekpunt.
Zelf nagaan waar u staat
Een contract aanpassen kost weinig tijd zolang de verplichting nog niet acuut is, en veel meer tijd zodra dat wel het geval is. Wilt u eerst zien welke onderwerpen voor uw productgroep en rol in de keten spelen, doe dan de gratis quick-scan of blader door de onderwerpen in de veelgestelde vragen over het digitaal productpaspoort.