Den mest almindelige fejl ved indsamling af data til det digitale produktpaspoort er, at virksomheder venter til lige før en frist, og lægger det så til én person eller afdeling. De oplysninger, der skal indgå i et paspoort — om materialer, herkomst, reparation, recyclingmuligheder — kommer i praksis fra indkøb, teknik, kvalitetssikring og nogle gange fra leverandøren selv. Hvis man først indsamler dette, når pasportet skal være lavet, opdager man ofte, at dataene ligger spredt på forskellige systemer, hos personer, der ikke længere er ansat, eller hos leverandører, der ikke er vant til at besvare disse spørgsmål.
Løsningen ligger ikke i travlhed, men i at starte tidligt og fordele opgaven blandt flere personer, der hver især kender deres egen del. Det forhindrer, at én medarbejder skal rekonstruere data under tidspres, som faktisk allerede lå et sted, eller værre: udfylde data, der ikke er korrekte, fordi den rette kilde ikke længere kunne findes.
Hvor går det ofte galt
I praksis ser vi tre tilbagevendende mønstre. Det første er, at en virksomhed tror, at pasportet er et spørgsmål om at udfylde en formular, mens de underliggende data — herkomst af materialer, sammensætning, reparationsdata — ikke centralt er registreret nogen steder. Det andet mønster er, at ansvaret lægges til én afdeling, normalt indkøb eller kvalitet, mens det netop er teknik eller importøren, der har oplysningerne om herkomst og sammensætning. Det tredje mønster er, at virksomheder stoler på data fra en leverandør uden at kontrollere, om disse data er aktuelle og komplette.
Ingen af disse fejl er dramatisk på det pågældende tidspunkt. De bliver først synlige, når pasportet faktisk skal sammensættes, og det viser sig, at dele mangler, er modstridende, eller ikke kan føres tilbage til en kilde. Det koster så tid, der ikke er til stede på det tidspunkt.
Hvorfor denne fejl forekommer så ofte
Forordningen og de delegerede handlinger pr. produktkategori er endnu ikke offentliggjort for hver delkategori; ESPR-arbejdsplanen forudser delegerede handlinger fra 2027. Derfor føles det for mange virksomheder stadig ikke presserende at ordne data nu. Det er forståeligt, men risikoen ligger ikke i datoen for forpligtelsen — det ligger i spørgsmålet om, hvorvidt dataene stadig er til stede på det tidspunkt. Personaleskifte, systemændringer og leverandører, der skifter navn eller ejer, gør, at data, der nu er nemme at finde, ikke nødvendigvis er det om et par år.
Hvordan du undgår det
Det begynder med et overblik over, hvad du allerede ved, og hvad du stadig skal spørge om. For de fleste elektronik- og ICT-produkter handler det om data om materialer og sammensætning, herkomst, reparations- og vedligeholdelsesvejledninger og slutningen af levetiden. Hvis man laver dette overblik pr. produktgruppe, ser man ofte, at en del allerede ligger et sted — hos indkøb, hos teknik, eller hos producenten i udlandet — og at især samlingen af det mangler.
Hvem gør hvad
Det hjælper at udpege én kontaktperson pr. datakategori i stedet for at lægge hele opgaven til én afdeling. Nogen fra teknik kender materialesammensætningen, nogen fra indkøb kender leverandøren og de kontraktlige aftaler, og nogen fra kvalitetssikring ved ofte, hvor eksisterende certifikater og testrapporter ligger. Det svarer også til den bredere samtale med en softwareleverandør eller underleverandør om, hvilke data de kan levere, og i hvilken form.
Det betaler sig at starte tidligt
Fordi de nøjagtige forpligtelser pr. produktkategori endnu ikke er fastlagt, er der ingen grund til allerede nu at udarbejde et komplet pas. Der er dog grund til allerede nu at vide, hvor de underliggende data er placeret, så samlingen af passet senere bliver et spørgsmål om organisering i stedet for rekonstruktion. pr. emne undersøgt, hvad der er relevant for din situation giver et overblik over, hvilke data der pr. produktkategori normalt bliver anmodet om.
Hvad dette ikke er
Denne artikel beskriver et hyppigt mønster, ikke en vurdering af din specifikke situation. Om, og hvornår, dit firma falder under en delegeret retsakt, og hvilke data der præcis er nødvendige, afhænger af produktkategorien og teksten som den i sidste ende bliver offentliggjort. For din egen situation bør du høre den officielle tekst eller en jurist.
Vil du først se, hvor dit firma står i forhold til denne forpligtelse, uden at bruge tid på det med det samme? få en indikation gennem nogle få spørgsmål viser, hvilke data der er relevant for din produktgruppe. Mere baggrund om, hvordan vi samler den information, står beskrevet på siden om vores arbejdsmetode, og ofte stillede spørgsmål om processen finder du samlet på én side.