Yleisin virhe digitaalisen tuotepassin tiedonkeruussa on se, että yritykset odottavat määräajan lähellä olevaksi ja sijoittavat tehtävän yhden henkilön tai osaston vastuulle. Pasportissa olevat tiedot — materiaaleista, alkuperästä, korjauksesta, kierrätysvaihtoehdoista — tulevat käytännössä hankinnoista, tekniikasta, laadunvarmistuksesta ja joskus toimittajalta itseltään. Jos nämä tiedot kerätään vasta kun pasporti on jo tehtävä, usein huomataan, että tiedot ovat hajallaan eri järjestelmissä, henkilöillä jotka eivät enää työskentele yrityksessä, tai toimittajilla jotka eivät ole tottuneet vastaamaan näihin kysymyksiin.
Ratkaisu ei ole kiireessä, vaan siinä että aloitetaan ajoissa ja delegoidaan tehtävä useammille ihmisille, joista jokainen tuntee oman osa-alueensa. Tämä estää sen, että yksi työntekijä joutuu aikavaatimuksen alla rekonstruoimaan tietoja, jotka ovat jo jonnekin tallennettuina, tai pahempaa: täyttämään tietoja, jotka eivät ole oikeita koska oikea lähde ei enää ole jäljitettävissä.
Missä meni usein pieleen
Käytännössä näemme kolme toistuvaa mallia. Ensimmäinen on se, että yritys ajattelee pasportin olevan kysymys lomakkeen täyttämisestä, kun taas taustalla olevat tiedot — materiaalien alkuperä, koostumus, korjaustiedot — eivät ole missään keskitetysti tallennettuina. Toinen malli on se, että vastuu sijoitetaan yhden osaston vastuulle, yleensä hankinnan tai laadun, kun taas juuri tekniikka tai tuoja omaa tiedot alkuperästä ja koostumuksesta. Kolmas malli on se, että yritykset luottavat toimittajan tietoihin tarkistamatta, ovatko nämä tiedot ajantasaisia ja täydellisiä.
Kumpikaan näistä virheistä ei ole dramaattinen sillä hetkellä. Ne tulevat näkyviin vasta silloin, kun pasporti on todella koottava ja käy ilmi, että osia puuttuu, ne ovat ristiriitaisia, tai niitä ei voi jäljittää lähteeseen. Se vie silloin aikaa, jota ei enää ole.
Miksi tämä virhe esiintyy niin usein
Asetus ja delegoidut säädökset tuoteluokittain eivät ole vielä julkaistu kaikille osaluokille; ESPR-työohjelma odottaa delegoituja säädöksiä vuodesta 2027 alkaen. Tämän vuoksi monille yrityksille ei tunnu kiireelliseltä järjestellä tietoja nyt. Se on ymmärrettävää, mutta riski ei ole siinä, milloin velvoite tulee — se on kysymys siitä, ovatko tiedot olemassa siihen aikaan. Henkilöstövaihdokset, järjestelmien muutokset ja toimittajien nimen- tai omistajuuden vaihdokset tekevät sen, että tiedot jotka nyt ovat helposti saatavilla, eivät välttämättä ole sen muutamien vuosien kuluttua.
Kuinka vältät sen
Se alkaa siitä, että teet yleiskatsauksen siitä, mitä tiedät jo ja mitä sinun vielä on tiedusteltava. Useimmilla elektroniikka- ja ICT-tuotteilla on kyse tiedoista materiaaleista ja koostumuksesta, alkuperästä, korjaus- ja huoltomahdollisuuksista sekä elinkaaren päätöksestä. Kun teet tämän yleiskatsauksen tuoteryhmittäin, huomaat usein, että osa on jo jonnekin tallennettuina — hankinnoissa, tekniikassa tai ulkomaisten valmistajien kohdalla — ja että erityisesti näiden kokoaminen puuttuu.
Kuka tekee mitä
Se auttaa, jos määrityt jokaiselle tietoluokalle yhden yhteyshenkilön, sen sijaan että sijoittaisit koko tehtävän yhden osaston vastuulle. Tekniikasta tuleva henkilö tuntee materiaalin koostumuksen, hankinnoista tuleva henkilö tuntee toimittajan ja sopimukselliset sopimukset, ja laadunvarmistuksesta tuleva henkilö tietää usein missä olevat sertifikaatit ja testiraportit sijaitsevat. Se myös vastaa laajempaa keskustelua ohjelmistotoimittajan tai toimitusketjun kumppanin kanssa siitä, mitä tietoja he voivat toimittaa ja missä muodossa.
Ajoissa aloittaminen kannattaa
Koska tarkat velvoitteet tuoteluokittain eivät ole vielä selvillä, ei ole syytä tehdä nyt jo täydellistä pasportia. On kuitenkin syy tietää nyt jo missä taustalla olevat tiedot sijaitsevat, jotta pasportin kokoaminen myöhemmin on järjestämisen kysymys eikä rekonstruoimisen. tutkinut aiheen osalta, mikä on relevanttia sinun tilanteellesi antaa yleiskatsauksen siitä, mitä tietoja tuoteluokittain yleensä pyydetään.
Mikä tämä ei ole
Tämä artikkeli kuvaa yleistä mallia, ei arviointia tilanteestanne. Se, kuuluuko yrityksenne delegoidun säädöksen piiriin ja milloin, sekä mitä tietoja silloin tarkalleen tarvitaan, riippuu tuoteluokasta ja lopulta julkaistavan tekstin sisällöstä. Omaan tilanteeseenne liittyen tulee konsultoida virallista tekstiä tai oikeusneuvoja.
Haluatteko ensin nähdä, missä vaiheessa yrityksenne on tämän velvoitteen osalta, ilman että käytätte siihen heti aikaa? saada muutamalla kysymyksellä kuva tilanteestanne näyttää, mitä tietoja tuoteryhmällenne ovat asiaankuuluvia. Lisätietoja siitä, miten keräämme nämä tiedot, on saatavilla kuvattu menettelytapojamme käsittelevällä sivulla, ja usein kysyttyjä kysymyksiä prosessista löytyy koottu yhdelle sivulle.