Det vanligaste misstaget när man samlar in data för det digitala produktpasset är att företag väntar tills strax före en deadline, och sedan lägger det på en enda person eller avdelning. Informationen som måste ingå i ett pass — om material, ursprung, reparation, återvinningmöjligheter — kommer i praktiken från inköp, teknik, kvalitetssäkring och ibland från leverantören själv. Den som börjar samla detta först när passet redan måste göras, upptäcker ofta att uppgifterna är spridda över olika system, personer som inte längre är anställda, eller leverantörer som inte är vana vid att besvara dessa frågor.
Lösningen ligger inte i brådska, utan i att börja tidigt och delegera uppgiften till flera personer som var och en känner till sitt eget område. Det förhindrar att en anställd under tidspress måste rekonstruera uppgifter som egentligen redan fanns någonstans, eller värre: fyller i uppgifter som inte stämmer eftersom rätt källa inte längre kunde spåras.
Var det ofta går fel
I praktiken ser vi tre återkommande mönster. Det första är att ett företag tror att passet är en fråga om att fylla i ett formulär, medan underliggande data — ursprung av material, sammansättning, reparationsuppgifter — inte är centralt dokumenterat någonstans. Det andra mönstret är att ansvaret läggs på en enda avdelning, vanligtvis inköp eller kvalitet, medan just teknik eller importören har uppgifterna om ursprung och sammansättning. Det tredje mönstret är att företag förlitar sig på uppgifter från en leverantör utan att kontrollera om dessa uppgifter är aktuella och kompletta.
Inget av dessa misstag är dramatiskt i det ögonblicket. De blir först synliga när passet faktiskt måste sammanställas och det visar sig att delar saknas, är motsägelsefulla, eller inte kan härledas till en källa. Det tar då tid som inte längre finns.
Varför detta misstag förekommer så ofta
Förordningen och de delegerade akternas per produktkategori är ännu inte publicerade för varje delkategori; ESPR-arbetsprogrammet förutser delegerade akter från 2027. På grund av detta känns det för många företag ännu inte brådskande att redan nu organisera uppgifter. Det är förståeligt, men risken ligger inte i datumet för förpliktelsen — det ligger i frågan om uppgifterna finns där när dess tid kommer. Personalomsättning, systemförändringar och leverantörer som byter namn eller ägare gör att uppgifter som nu är lätta att spåra kanske inte är det om några år.
Så undviker du det
Det börjar med en översikt över vad du redan vet och vad du ännu måste fråga om. För de flesta elektronik- och ICT-produkter handlar det om uppgifter om material och sammansättning, ursprung, reparations- och underhållsmöjligheter, och slutet på livscykeln. Den som gör denna översikt per produktgrupp ser ofta att en del redan finns någonstans — hos inköp, hos teknik, eller hos tillverkaren utomlands — och att det framför allt är att samla dem som saknas.
Vem gör vad
Det hjälper att utse en kontaktperson per datakategori, i stället för att lägga hela uppgiften på en avdelning. Någon från teknik känner till materialsam mansättningen, någon från inköp känner leverantören och de avtalsliga avtalen, och någon från kvalitetssäkring vet ofta var befintliga certifikat och testrapporter finns. Det ansluter också till det bredare samtalet med en mjukvaruleverantör eller underleverantör om vilka uppgifter de kan leverera och i vilken form.
Det lönar sig att börja tidigt
Eftersom de exakta förpliktelserna per produktkategori ännu inte är fastställda, finns det ingen anledning att redan nu göra ett komplett pass. Det finns anledning att redan nu veta var de underliggande uppgifterna finns, så att sammanställningen av passet senare är en fråga om att organisera i stället för att rekonstruera. per ämne utrett vad som är relevant för din situation ger en översikt över vilka uppgifter per produktkategori som vanligtvis efterfrågas.
Vad detta inte är
Den här artikeln beskriver ett vanligt mönster, ingen bedömning av din specifika situation. Huruvida och när ditt företag omfattas av en delegerad handling, och vilka data som då exakt behövs, beror på produktkategorin och texten så som den slutligen publiceras. För din egen situation bör du konsultera den officiella texten eller en jurist.
Vill du först se var ditt företag står för denna skyldighet, utan att omedelbar lägga tid på det? få en indikation genom några frågor visar vilka data som är relevanta för din produktgrupp. Mer bakgrund om hur vi samlar den informationen finns beskrivs på sidan om vår arbetssätt, och vanliga frågor om processen hittar du samlat på en sida.