Najpogostejša napaka pri zbiranju podatkov za digitalni produktni potni list je, da podjetja počakajo tik pred rokom in nalogo zaupajo samo eni osebi ali oddelku. Informacije, ki morajo biti v potnem listu — o materialih, izvoru, popravilu, možnostih recikliranja — v praksi prihajajo iz nabave, tehnike, zagotavljanja kakovosti in včasih od samega dobavitelja. Kdor se tega loti šele, ko je treba potni list že sestaviti, pogosto odkrije, da so podatki razpršeni po različnih sistemih, pri osebah, ki niso več v službi, ali dobaviteljih, ki niso navajeni odgovarjati na ta vprašanja.
Rešitev ni v naglici, ampak v zgodnji začetku in delegaciji naloge več ljudem, ki vsak poznajo svoj del. To prepreči, da bi morala ena oseba pod časovnim pritiskom rekonstruirati podatke, ki so zapravo že nekje zabeleženi, ali pa še slabše: vpisati podatke, ki niso pravilni, ker prvotnega vira ni bilo moč več razkrasti.
Kje pogosto pride do napak
V praksi vidimo tri ponavljajoče se vzorce. Prvi je, da podjetje meni, da je potni list zgolj vprašanje izpolnjevanja obrazca, medtem ko osnovni podatki — izvor materialov, sestava, podatki o popravilu — nikjer niso zbrani na enem mestu. Drugi vzorec je, da se odgovornost prepusti enemu oddelku, praviloma nabavi ali kakovosti, medtem ko pravzaprav tehnika ali uvoznik imata podatke o izvoru in sestavi. Tretji vzorec je, da podjetja zaupajo podatkom dobavitelja brez preverjanja, ali so ti podatki trenutni in popolni.
Nobena od teh napak ni dramatična v tistem trenutku. Postanejo vidne šele, ko je treba potni list dejansko sestaviti in se izkaže, da manjkajo deli, so protislovni ali jih ni mogoče slediti do vira. To nato vzame čas, ki ga v tistem trenutku ni več na voljo.
Zakaj je do te napake tako pogosto prihaja
Verordena in delegirana dejanja po kategoriji proizvoda niso še objavljena za vsako delno kategorijo; načrt ESPR za obdobje 2025–2030 predvideva delegirana dejanja od leta 2027 dalje. Zato se za številna podjetja še ne zdi nujno, da bi podatke že zdaj uredila. To je razumljivo, vendar tveganje ni v datumu obveznosti — tveganje je v vprašanju, ali bodo podatki do tega časa še na voljo. Spremembe v osebju, spremembe sistemov in dobavitelji, ki spremenijo ime ali lastnika, povzročajo, da so podatki, ki so zdaj enostavno dostopni, v nekaj letih morda ne več.
Kako to preprečite
Pričelo se z pregledom tega, kaj že veste in kaj še morate vprašati. Za večino električne opreme in proizvodov IKT gre za podatke o materialih in sestavi, izvoru, možnostih popravila in vzdrževanja ter koncu življenjske dobe. Kdor naredi ta pregled po skupini proizvodov, pogosto ugotovi, da je del že nekje zabeležen — v nabavi, v tehniki ali pri proizvajalcu v tujini — in da predvsem manjka le zbiranje tega skupaj.
Kdo dela kaj
Pomaga, da za vsako kategorijo podatkov dodelite eno osebo, namesto da bi celotno nalogo zaupali eni oddelku. Nekdo iz tehnike pozna sestavo materiala, nekdo iz nabave pozna dobavitelja in pogodbene dogovore, in nekdo iz zagotavljanja kakovosti pogosto ve, kje se nahajajo obstoječi certifikati in preskusna poročila. To se ujema tudi s širšim pogovorom s ponudnikom programske opreme ali podizvajalcem o tem, katere podatke lahko posreduje in v kakšni obliki.
Zgodnji začetek se izplača
Ker točne obveznosti po kategoriji proizvoda še niso določene, ni razloga, da bi zdaj že izdelali popoln potni list. Je pa razlog, da že zdaj veste, kje se nahajajo osnovni podatki, da je sestavljanje potnega lista pozneje vprašanje urejevanja namesto rekonstrukcije. za vsako temo preverili, kaj je relevantno za vašo situacijo daje pregled, kateri podatki se po kategoriji proizvoda navadno zahtevajo.
Kaj to ni
Ta članek opisuje pogost vzorec, ne pa tudi oceno vaše specifične situacije. Ali in kdaj vaš podjetje spada pod delegirano uredbo, in katere podatke je natančno potrebno imeti, je odvisno od kategorije izdelka in besedila, kot je bilo končno objavljeno. Za vašo specifično situacijo se obrnite na uradni besedilo ali pravnika.
Želite najprej videti, kako je vaše podjetje postavljeno za to obveznost, ne da bi takoj vložili čas? v nekaj vprašanjih dobiti nakazovalec prikazuje, kateri podatki so za vašo skupino izdelkov relevantni. Več ozadja o tem, kako te informacije sestavljamo, je opisano na strani o našem načinu dela, in pogosto postavljana vprašanja o postopku najdete zbrano na eni strani.