L'erreur la plus courante lors de la collecte de données pour le passeport numérique des produits est que les entreprises attendent jusqu'à la dernière minute avant une deadline, puis en confient la responsabilité à une seule personne ou un seul département. Les informations qui doivent figurer dans un passeport — sur les matériaux, l'origine, la réparation, les possibilités de recyclage — proviennent en pratique des achats, de la technique, de l'assurance qualité et parfois du fournisseur lui-même. Celui qui ne commence à collecter ces données que lorsque le passeport doit déjà être créé découvre souvent que les données sont dispersées dans différents systèmes, concernent des personnes qui ne sont plus en service, ou proviennent de fournisseurs qui n'ont pas l'habitude de répondre à ces questions.
La solution ne réside pas dans la hâte, mais dans un début précoce et la délégation de la tâche à plusieurs personnes qui connaissent chacune leur propre domaine. Cela évite qu'un seul collaborateur ne doive reconstruire sous la pression du temps des données qui étaient en réalité enregistrées quelque part, ou pire encore : remplir des données qui ne sont pas correctes parce que la source appropriée ne pouvait plus être retracée.
Où ça tourne souvent mal
En pratique, nous voyons trois modèles récurrents. Le premier est qu'une entreprise pense que le passeport est une simple question de remplissage de formulaire, alors que les données sous-jacentes — origine des matériaux, composition, données de réparation — ne sont enregistrées nulle part de manière centralisée. Le deuxième modèle est que la responsabilité est confiée à un seul département, généralement les achats ou la qualité, alors que justement la technique ou l'importateur possèdent les données sur l'origine et la composition. Le troisième modèle est que les entreprises font confiance aux données d'un fournisseur sans vérifier si ces données sont actuelles et complètes.
Aucune de ces erreurs n'est dramatique au moment où elle se produit. Elles ne deviennent visibles que lorsque le passeport doit réellement être constitué et qu'il s'avère que des éléments manquent, sont contradictoires ou ne peuvent pas être retracés jusqu'à une source. Cela prend alors du temps qui n'est plus disponible à ce moment-là.
Pourquoi cette erreur est si fréquente
Le règlement et les actes délégués par catégorie de produits ne sont pas encore publiés pour chaque sous-catégorie ; le plan de travail ESPR prévoit des actes délégués à partir de 2027. Pour cette raison, cela ne semble pas urgent pour beaucoup d'entreprises d'organiser maintenant les données. C'est compréhensible, mais le risque ne réside pas dans la date de l'obligation — il réside dans la question de savoir si les données seront encore disponibles à ce moment-là. Les changements de personnel, les changements de systèmes et les fournisseurs qui changent de nom ou de propriétaire font que des données qui sont faciles à retracer maintenant ne le seront pas nécessairement dans quelques années.
Comment l'éviter
Cela commence par un aperçu de ce que vous savez déjà et de ce que vous devez encore demander. Pour la plupart des produits d'électronique et d'ICT, il s'agit de données sur les matériaux et la composition, l'origine, les possibilités de réparation et de maintenance, et la fin de vie. Quiconque établit cet aperçu par groupe de produits constate souvent qu'une partie est déjà enregistrée quelque part — aux achats, à la technique, ou chez le fabricant à l'étranger — et que c'est surtout le rassemblement de ces informations qui fait défaut.
Qui fait quoi
Il est utile de désigner une personne de contact pour chaque catégorie de données, au lieu de confier l'ensemble de la tâche à un seul département. Une personne de la technique connaît la composition des matériaux, une personne des achats connaît le fournisseur et les accords contractuels, et une personne de l'assurance qualité sait souvent où se trouvent les certificats et rapports d'essai existants. Cela s'aligne également sur la discussion plus large avec un fournisseur de logiciels ou un sous-traitant sur les données qu'il peut fournir et sous quelle forme.
Commencer tôt en vaut la peine
Parce que les obligations exactes par catégorie de produits ne sont pas encore établies, il n'y a aucune raison de créer maintenant un passeport complet. Il y a cependant une raison de savoir maintenant où se trouvent les données sous-jacentes, de sorte que l'élaboration du passeport soit ensuite une question d'organisation plutôt que de reconstruction. a examiné par sujet ce qui est pertinent pour votre situation donne un aperçu des données généralement demandées pour chaque catégorie de produits.
Ce que ce n'est pas
Cet article décrit un schéma courant, non une évaluation de votre situation spécifique. Le fait que votre entreprise relève d'un acte délégué, et quand, ainsi que les données exactement nécessaires, dépendent de la catégorie de produit et du texte tel qu'il sera finalement publié. Pour votre situation particulière, consultez le texte officiel ou un juriste.
Voulez-vous d'abord voir où en est votre entreprise pour cette obligation, sans y consacrer immédiatement du temps ? obtenir une indication en quelques questions indique quelles données sont pertinentes pour votre groupe de produits. Plus d'informations sur la façon dont nous compilons ces informations se trouvent décrites sur la page concernant notre méthode de travail, et les questions fréquemment posées sur le processus se trouvent rassemblées sur une seule page.