Der häufigste Fehler bei der Erfassung von Daten für den digitalen Produktpass besteht darin, dass Unternehmen damit warten, bis kurz vor einem Stichtag, und die Aufgabe dann einer Person oder Abteilung überlassen. Die Informationen, die in einen Pass gehören — über Materialien, Herkunft, Reparatur, Recyclingmöglichkeiten — kommen in der Praxis aus Einkauf, Technik, Qualitätssicherung und manchmal vom Lieferanten selbst. Wer dies erst erfasst, wenn der Pass bereits erstellt werden muss, stellt oft fest, dass die Daten über verschiedene Systeme verteilt sind, von Personen stammen, die nicht mehr in der Firma sind, oder von Lieferanten, die es nicht gewohnt sind, diese Fragen zu beantworten.
Die Lösung liegt nicht in Eile, sondern darin, früh zu beginnen und die Aufgabe auf mehrere Personen zu verteilen, die jeweils ihr eigenes Fachgebiet kennen. Dies verhindert, dass ein Mitarbeiter unter Zeitdruck Daten rekonstruieren muss, die eigentlich bereits irgendwo festgehalten waren, oder schlimmer noch: Daten eingibt, die nicht stimmen, weil die richtige Quelle nicht mehr ermittelt werden konnte.
Wo läuft es oft schief
In der Praxis sehen wir drei wiederkehrende Muster. Das erste ist, dass ein Unternehmen denkt, der Pass sei nur eine Frage des Ausfüllens eines Formulars, während die zugrunde liegenden Daten — Herkunft der Materialien, Zusammensetzung, Reparaturdaten — nirgendwo zentral erfasst sind. Das zweite Muster ist, dass die Verantwortung einer Abteilung übertragen wird, normalerweise Einkauf oder Qualität, während gerade die Technik oder der Importeur die Daten über Herkunft und Zusammensetzung hat. Das dritte Muster ist, dass Unternehmen sich auf Lieferantendaten verlassen, ohne zu überprüfen, ob diese Daten aktuell und vollständig sind.
Keiner dieser Fehler ist in dem Moment dramatisch. Sie werden erst sichtbar, wenn der Pass tatsächlich zusammengestellt werden muss und sich zeigt, dass Teile fehlen, sich widersprechen oder nicht auf eine Quelle zurückgeführt werden können. Dies kostet dann Zeit, die in diesem Moment nicht mehr vorhanden ist.
Warum dieser Fehler so oft vorkommt
Die Verordnung und die delegierten Rechtsakte pro Produktkategorie sind noch nicht für jede Teilkategorie veröffentlicht; der ESPR-Arbeitsplan sieht delegierte Rechtsakte ab 2027 vor. Daher fühlt sich es für viele Unternehmen noch nicht dringend an, jetzt schon Daten zu ordnen. Das ist verständlich, aber das Risiko liegt nicht auf dem Datum der Verpflichtung — es liegt in der Frage, ob die Daten bis dahin noch vorhanden sind. Personalwechsel, Systemänderungen und Lieferanten, die ihren Namen oder Eigentümer ändern, führen dazu, dass Daten, die jetzt leicht zu finden sind, in ein paar Jahren möglicherweise nicht mehr verfügbar sind.
Wie Sie es vermeiden
Es beginnt mit einer Übersicht über das, was Sie bereits wissen, und das, was Sie noch abfragen müssen. Für die meisten Elektro- und IKT-Produkte geht es um Daten über Materialien und Zusammensetzung, Herkunft, Reparatur- und Wartungsmöglichkeiten sowie das Lebensende. Wer diese Übersicht pro Produktgruppe erstellt, sieht oft, dass ein Teil bereits irgendwo festgehalten ist — im Einkauf, in der Technik oder beim Hersteller im Ausland — und dass hauptsächlich das Zusammenbringen fehlt.
Wer macht was
Es hilft, pro Datenkategorie einen Ansprechpartner zu benennen, anstatt die ganze Aufgabe einer Abteilung zu übertragen. Jemand aus der Technik kennt die Materialzusammensetzung, jemand aus dem Einkauf kennt den Lieferanten und die vertraglichen Vereinbarungen, und jemand aus der Qualitätssicherung weiß oft, wo vorhandene Zertifikate und Testberichte zu finden sind. Dies entspricht auch dem breiteren Gespräch mit einem Softwarelieferanten oder Zulieferer darüber, welche Daten sie bereitstellen können und in welcher Form.
Früh beginnen lohnt sich
Da die genauen Anforderungen pro Produktkategorie noch nicht festgelegt sind, gibt es keinen Grund, jetzt schon ein vollständiges Passierbuch zu erstellen. Es gibt jedoch einen Grund, jetzt schon zu wissen, wo die zugrunde liegenden Daten sind, damit das Zusammenstellen des Passierbuchs später eine Frage der Anordnung statt der Rekonstruktion ist. pro Thema recherchiert, was für Ihre Situation relevant ist bietet einen Überblick, welche Daten pro Produktkategorie normalerweise angefordert werden.
Was dies nicht ist
Dieser Artikel beschreibt ein häufig vorkommendes Muster, keine Bewertung Ihrer spezifischen Situation. Ob und wann Ihr Unternehmen unter eine delegierte Handlung fällt, und welche Daten dann genau erforderlich sind, hängt von der Produktkategorie und dem Text ab, wie er letztendlich veröffentlicht wird. Konsultieren Sie für Ihre eigene Situation den offiziellen Text oder einen Juristen.
Möchten Sie zunächst sehen, wo Ihr Unternehmen für diese Verpflichtung steht, ohne sofort Zeit darin zu investieren? in ein paar Fragen einen Anhaltspunkt erhalten zeigt, welche Daten für Ihre Produktgruppe relevant sind. Mehr Hintergrund darüber, wie wir diese Informationen zusammenstellen, finden Sie beschrieben auf der Seite über unsere Arbeitsweise, und häufig gestellte Fragen zum Prozess finden Sie gesammelt auf einer Seite.