Det korte svar
Ja, du må grundlæggende selv organisere vejledningen om AI til dine medarbejdere. AI-forordningen foreskriver ingen fast kursus, certifikat eller ekstern part. Det, som forordningen kræver, er, at medarbejdere, der arbejder med et AI-system eller træffer beslutninger herom, har tilstrækkelig viden og kompetencer til at bruge systemet ansvarligt, på en måde, der passer til deres rolle og til selve systemet.
Grænsen mellem selv at gøre det og at outsource ligger ikke ved spørgsmålet om, du selv må gøre det, men ved spørgsmålet om, du kan udfylde det dokumenterbart og hensigtsmæssigt. Ved et simpelt værktøj, såsom en chatbot til kundespørgsmål, er en intern vejledning ofte tilstrækkelig. Ved systemer, der har større indvirkning på mennesker, for eksempel ved rekruttering eller vurdering af personale, ligger standarden højere, og det er tilrådeligt at bringe ekspertise ind i virksomheden eller få den kontrolleret.
Hvad forordningen henholdsvis foreskriver og ikke foreskriver
AI-forordningen fastlægger en omsorgsplikt for organisationer, der bruger AI-systemer: de skal sikre, at relevant personale har tilstrækkelig AI-literacy. Dette begreb er bevidst bredt: det handler om forståelse af, hvad systemet gør, hvilke begrænsninger og risici det har, og hvordan resultaterne bruges på ansvarlig vis. Teksten foreskriver ingen form. En kort intern instruktion, en e-learning, et arbejdsmøde med dokumentation: det kan alt sammen, så længe det matcher systemet og arbejdsrollen for den medarbejder, der arbejder med det.
Hvor det bliver mindre fleksibelt, er spørgsmålet om, hvorvidt et AI-system falder ind under en højere risikokategori. Denne vurdering kræver viden om selve forordningen og om, hvordan systemet præcist implementeres. Det er et andet trin end vejledning, og det egner sig mindre godt til "blot selv at finde ud af det". Hvis du er i tvivl om, hvorvidt et system i praksis har mere på hjertet, end det ser ud til, kan nogle få spørgsmål give dig en første indikation før der tages yderligere skridt.
Selv at gøre det: hvad det indebærer
Hvis du selv organiserer vejledningen, er det fornuftigt at dokumentere, hvem der har fået hvilken træning, hvornår det var, og hvad der blev behandlet. Ikke fordi forordningen kræver et specifikt dokument, men fordi du ved en kontrol eller en forespørgsel fra en tilsynsmyndighed skal kunne påvise, at du har gjort noget ved dette. En notering i en personalemappe eller en intern note er for mange virksomheder allerede et praktisk grundlag.
Husk også, at vejledning om AI kan falde sammen med eksisterende arbejdsret. Når et AI-system påvirker medarbejdernes arbejde, for eksempel fordi det overvåger præstationer eller omfordeler opgaver, kan arbejdsudvalget have godkendelsesbetingelser på grundlag af eksisterende regler for medindflydelse. Denne proces står uden for AI-forordningen selv, men bliver ofte praktisk relevant på samme tidspunkt. Et overblik over, hvordan disse emner hænger sammen, finder du i videnbanken, udvalgt for hver situation.
Hvornår ekstern rådgivning er fornuftig
Ekstern rådgivning bliver især fornuftig i to tilfælde. For det første ved klassificering af et AI-system: falder det under en kategori med ekstra forpligtelser, og hvad betyder det konkret for din organisation. Det er juridisk tolkretning, ikke vejledning, og hører derfor hjemme hos en jurist eller den kompetente tilsynsmyndighed. For det andet ved systemer, der leveres af en leverandør, og som du selv ikke præcist ved, hvordan de fungerer internt: så er samtalen med denne leverandør ofte det første trin, ikke den interne træning.
For virksomheder, der er usikre på deres præcise position, er det nyttigt først at få skarpt på skellet mellem disse trin: at give vejledning, at vurdere risici og at overholde forpligtelser er tre adskilte ting, der ofte blandes sammen. Hyppigt stillede spørgsmål herom, med korte og direkte svar, er samlet på siden med hyppigt stillede spørgsmål.
Endelig
Om vejledning til personalet skal organiseres internt, afhænger således af systemet, medarbejderens funktion og hvad du hermed objektivt ønsker at dokumentere. Der findes ingen fast formel, og forordningen efterlader bevidst plads til en egen udformning. Hvis du er usikker på, om din situation går ud over en intern vejledning, er det et spørgsmål til en jurist eller tilsynsmyndigheden, ikke noget man bør bestemme efter følelse.
Ønsker du først en indikation af, hvor din organisation står, inden du planlægger en træning eller et rådgivningssamtale? Foretag det gratis quick-scan eller læs videre roligt via forklaringen på, hvordan vores information er blevet til.