Die kurze Antwort
Ja, Sie dürfen die Schulung über KI an Ihre Mitarbeiter grundsätzlich selbst organisieren. Die KI-Verordnung schreibt keinen festgelegten Kurs, kein Zertifikat oder eine externe Stelle vor. Was die Verordnung verlangt, ist, dass Mitarbeiter, die mit einem KI-System arbeiten oder darüber entscheiden, ausreichend Wissen und Fähigkeiten haben, um dieses System verantwortungsvoll zu nutzen, entsprechend ihrer Funktion und dem System selbst.
Die Grenze zwischen Eigenregie und Auslagerung verläuft nicht bei der Frage, ob Sie es selbst tun dürfen, sondern bei der Frage, ob Sie es nachweisbar und angemessen durchführen können. Bei einem einfachen Hilfsmittel wie einem Chatbot für Kundenanfragen ist eine interne Einweisung oft ausreichend. Bei Systemen, die mehr Auswirkungen auf Menschen haben, beispielsweise bei Einstellungen oder Leistungsbewertungen von Mitarbeitern, liegt die Messlatte höher, und es ist ratsam, Sachverstand im Haus zu haben oder prüfen zu lassen.
Was die Verordnung vorschreibt und nicht vorschreibt
Die KI-Verordnung legt eine Sorgfaltspflicht auf Organisationen auf, die KI-Systeme nutzen: Sie müssen sicherstellen, dass das betroffene Personal ausreichend KI-Kompetenz hat. Dieser Begriff ist bewusst breit gefasst: Es geht um das Verständnis dafür, was das System tut, welche Grenzen und Risiken es hat und wie die Ergebnisse verantwortungsvoll genutzt werden. Der Text schreibt keine Form vor. Eine kurze interne Anleitung, ein E-Learning, ein Arbeitstreffen mit Dokumentation: Alles ist möglich, solange es zum System und zur Funktion des Mitarbeiters passt, der damit arbeitet.
Weniger Spielraum gibt es bei der Frage, ob ein KI-System in eine höhere Risikokategorie fällt. Diese Bewertung erfordert Kenntnisse der Verordnung selbst und der genauen Einsatzweise des Systems. Das ist ein anderer Schritt als Schulung, und dieser Schritt eignet sich weniger für „einfach selbst herausfinden„. Wer unsicher ist, ob ein System in der Praxis mehr Gewicht hat als es den Anschein hat, kann mit einigen Fragen einen ersten Anhaltspunkt erhalten bevor weitere Schritte unternommen werden.
Eigenregie: Worauf es ankommt
Wenn Sie die Schulung selbst organisieren, ist es ratsam, festzuhalten, wer welche Schulung erhalten hat, wann das war und welche Inhalte behandelt wurden. Nicht weil die Verordnung ein bestimmtes Dokument verlangt, sondern weil Sie bei einer Kontrolle oder einer Anfrage einer Aufsichtsbehörde nachweisen müssen, dass Sie hier etwas getan haben. Eine Notiz in einer Personalakte oder eine interne Notiz ist für viele Unternehmen bereits eine praktische Grundlage.
Bedenken Sie auch, dass Schulungen zu KI mit bestehendem Arbeitsrecht zusammenfallen können. Wenn ein KI-System die Arbeit von Mitarbeitern berührt, beispielsweise weil es die Leistung überwacht oder Aufgaben umverteilt, kann der Betriebsrat Zustimmungsrechte nach bestehenden Mitbestimmungsregeln haben. Dieses Verfahren steht getrennt von der KI-Verordnung selbst, wird aber in der Praxis oft gleichzeitig relevant. Eine Übersicht darüber, wie diese Themen zusammenhängen, finden Sie in der Wissensdatenbank, sortiert nach Situation.
Wann externe Beratung sinnvoll ist
Externe Beratung wird vor allem zu zwei Zeitpunkten sinnvoll. Erstens bei der Klassifizierung eines KI-Systems: Fällt es unter eine Kategorie mit zusätzlichen Anforderungen, und was bedeutet das konkret für Ihre Organisation. Das ist rechtliche Auslegung, keine Schulung, und gehört daher zu einem Juristen oder der zuständigen Aufsichtsbehörde. Zweitens bei Systemen, die von einem Anbieter bereitgestellt werden und deren interne Funktionsweise Sie selbst nicht genau kennen: In diesem Fall ist das Gespräch mit diesem Anbieter oft der erste Schritt, nicht die interne Schulung.
Für Unternehmen, die unsicher sind, wo genau sie stehen, ist es hilfreich, zunächst die Unterscheidung zwischen diesen Schritten klar zu erfassen: Aufklärung erteilen, Risiken bewerten und Verpflichtungen erfüllen sind drei separate Dinge, die oft vermischt werden. Häufig gestellte Fragen dazu mit kurzen und direkten Antworten finden sich auf der Seite mit häufig gestellten Fragen.
Abschließend
Ob die Aufklärung des Personals selbst organisiert werden kann, hängt daher vom System, der Funktion des Mitarbeiters und davon ab, was Sie damit nachweislich bezwecken. Es gibt keine feste Formel, und die Verordnung lässt bewusst Raum für eine eigene Ausgestaltung. Sind Sie unsicher, ob Ihre Situation über eine interne Erläuterung hinausgeht, dann ist das eine Frage für einen Juristen oder die Aufsichtsbehörde, nicht etwas, das Sie nach Gefühl entscheiden sollten.
Möchten Sie zunächst eine Orientierung, wo Ihre Organisation steht, bevor Sie eine Schulung oder ein Beratungsgespräch planen? Nutzen Sie die kostenlose Quick-Scan oder lesen Sie in aller Ruhe weiter via die Erläuterung darüber, wie unsere Informationen entstehen.