Kratko odgovore
Da, smijete u osnovi sami organizirati obavještenje o AI-u za svoje zaposlene. AI uredba ne propisuje fiksni tečaj, certifikat ili vanjsku stranu. Ono što uredba zahtijeva je da zaposlenici koji rade sa sustavom AI ili donose odluke o njemu imaju dovoljna znanja i vještine za odgovoran rad sa tim sustavom, usklađeno s njihovom funkcijom i samim sustavom.
Granica između samog obavljanja i outsourcinga ne leži u pitanju smijete li to sami obaviti, već u pitanju možete li to dokazivo i na način primjeren za vašu organizaciju izvršiti. Za jednostavan pomoćni alat, kao što je chatbot za upite kupaca, interno objašnjenje je često dovoljno. Za sustave koji imaju veći utjecaj na ljude, primjerice pri zapošljavanju ili procjeni zaposlenih, standardi su viši i preporučuje se pribaviti strokovnost u poduzeću ili je dati na provjeru.
Što uredba propisuje i što ne propisuje
AI uredba postavlja dužnost pažnje u organizacijama koje koriste sustave AI: one moraju osigurati da relevantni personel ima dovoljna znanja iz područja AI. Ovaj koncept je namjerno izrađen kao opšir: radi se o razumijevanju onoga što sustav čini, koja ograničenja i rizici su mu svojstveni, i kako se rezultati koriste na odgovoran način. Tekst ne propisuje oblik. Kratka interna uputa, e-learning, radni sastanak s priloženijom dokumentacijom: sve je to moguće, sve dok se usklađuje s sustavom i funkcijom zaposlenika koji ga koristi.
Gdje postaje manje fleksibilno, to je pri pitanju pada li sustav AI u višu kategoriju rizika. Ta procjena zahtijeva poznavanje same uredbe i načina na koji se sustav točno primjenjuje. To je drugačiji korak od obavještavanja, a taj korak se manje dobro poklanja s "samo saznati sam". Tko je neodlučan je li sustav u praksi ozbiljniji nego što se čini, može s nekoliko pitanja dobiti prvu indikaciju prije nego što se poduzmu daljnji koraci.
Samoodržavanje: što to podrazumijeva
Ako sami organizirate obavještenje, preporučuje se da zabilježite tko je prošao koju obuku, kada je to bilo i što je obrađeno. Ne zato što uredba zahtijeva specifičan dokument, već jer morate moći pokazati nadzorniku ili predstavniku tijela nadzora da ste nešto poduzeli u tom smislu. Bilješka u osobnoj dokumentaciji zaposlenika ili interna napomena za mnoga je poduzeća već praktična osnova.
Vodite računa i da obavještenje o AI-u može biti usklađeno s postojećim radnim pravom. Kada sustav AI dotakne rad zaposlenika, primjerice jer prati performanse ili preraspodjeljuje zadatke, radničko vijeće može imati pravo na suglasnost na osnovi postojećih pravila o sudjelovanju. Taj se proces razlikuje od same AI uredbe, ali se u praksi često pokazuje relevantnim u istom trenutku. Pregled kako se ova pitanja preplitaju nalazi se u banci znanja, sortiranoj po situaciji.
Kada je vanjski savjet koristan
Vanjski savjet postaje posebno koristan u dva trenutka. Prvo pri klasifikaciji sustava AI: pada li pod kategoriju s dodatnim obvezama, i što to konkretno znači za vašu organizaciju. To je pravna razrada, ne obavještenje, i zato pripada pravniku ili nadležnom tijelu nadzora. Drugo, za sustave koje isporučuje dobavljač i za koje sami ne znate točno kako interno funkcioniraju: tada je razgovor s tim dobavljačem često prvi korak, a ne internu obuku.
Za poduzeća koja su nesigurna gdje se točno nalaze, korisno je prvo jasno razumjeti razliku između tih koraka: pružanje informacija, procjena rizika i poštovanje obveza tri su odvojena čimbenika koji se često miješaju. Često postavljana pitanja o tome, s kratkim i direktnim odgovorima, prikupljena su na stranici s često postavljanim pitanjima.
Konačno
Dakle, je li informiranje osoblja samo prepušteno vašoj regulaciji ili ne, ovisi o sustavu, funkciji djelatnika i što s time mislite dokazati. Ne postoji fiksna formula, a Uredba namjerno ostavlja prostor za vlastitu primjenu. Ako ste nesigurni je li vaša situacija veća od internog objašnjenja, to je pitanje za pravnika ili nadzorni organ, a ne nešto na što treba odlučiti na osnovu osjećaja.
Želite li prvo indikaciju gdje se vaša organizacija nalazi prije nego što planirate obuku ili savjetodavni razgovor? Obavite besplatnu brzu analizu ili pažljivo čitajte dalje preko objašnjenja kako nastaju naše informacije.