Det korta svaret
Ja, du får i princip själv organisera informationen om AI för dina medarbetare. AI-förordningen föreskriver ingen fast kurs, certifikat eller extern part. Vad förordningen däremot kräver är att medarbetare som arbetar med eller fattar beslut om ett AI-system har tillräckliga kunskaper och färdigheter för att använda det systemet på ett ansvarsfullt sätt, lämpligt för deras funktion och för själva systemet.
Gränsen mellan att göra det själv och att lägga ut det ligger inte i frågan om du får göra det själv, utan i frågan om du kan fylla det på ett påvisbart och lämpligt sätt. För ett enkelt verktyg, som en chatbot för kundfrågor, räcker ofta en intern förklaring. För system som påverkar människor mer, till exempel vid rekrytering eller bedömning av personal, ligger ribban högre och det är lämpligt att skaffa eller få expertise granskad.
Vad förordningen föreskriver och inte föreskriver
AI-förordningen föreskriver en omsorgsplikt för organisationer som använder AI-system: de måste se till att relevant personal har tillräcklig AI-kompetens. Det begreppet är medvetet brett: det handlar om förståelse för vad systemet gör, vilka begränsningar och risker det har, och hur resultaten används på ett ansvarsfullt sätt. Texten föreskriver ingen särskild form. En kort intern instruktion, en e-learning, ett arbetsmöte med tillhörande dokumentation: det kan vara vad som helst, så länge det passar systemet och funktionen för den medarbetare som arbetar med det.
Där det blir mindre flexibelt är vid frågan om ett AI-system faller i en högre riskkategori. Den bedömningen kräver kunskap om förordningen själv och om hur systemet används i praktiken. Det är ett annat steg än att ge information, och det lämpar sig mindre väl för "att ta reda på det själv". Den som är osäker på om ett system i praktiken är mer omfattande än det verkar kan få en första indikation med ett par frågor innan ytterligare åtgärder vidtas.
Själv organisera: vad det innebär
Om du själv organiserar informationen är det lämpligt att dokumentera vilken träning var och en har fått, när det var och vad som behandlades. Inte för att förordningen kräver ett särskilt dokument, utan för att du vid en kontroll eller en fråga från en tillsynsmyndighet måste kunna visa att du har gjort något åt det här. En anteckning i en personalpärm eller en intern notering räcker ofta som praktisk grund för många företag.
Tänk också på att information om AI kan överlappa med gällande arbetsrätt. När ett AI-system påverkar medarbetarnas arbete, till exempel genom att övervaka prestanda eller omfördela uppgifter, kan arbetstagarnämnden ha samtyckesrätt enligt befintliga regler för medbestämmande. Den processen är skild från själva AI-förordningen, men blir ofta relevant samtidigt i praktiken. En översikt över hur dessa områden hänger ihop finns i kunskapsdatabasen, sorterad efter situation.
När externt råd är lämpligt
Externt råd blir särskilt lämpligt vid två tillfällen. För det första vid klassificering av ett AI-system: faller det under en kategori med extra skyldigheter, och vad betyder det konkret för din organisation. Det är juridisk tolkning, inte information, och hör därför hemma hos en jurist eller den behörig tillsynsmyndigheten. För det andra för system som levereras av en leverantör och där du själv inte helt vet hur de fungerar internt: då är konversationen med leverantören ofta det första steget, inte den interna träningen.
För företag som är osäkra på var de står är det användbart att först klargöra skillnaden mellan dessa steg: ge information, bedöma risker och uppfylla förpliktelser är tre separata saker som ofta blandas ihop. Vanliga frågor om detta, med korta och direkta svar, är samlade på sidan med vanliga frågor.
Slutligen
Huruvida informationen till personalen ska organiseras själv beror således på systemet, arbetstagarens funktion och vad ni därmed verifierbart vill visa. Det finns ingen fast formel, och förordningen lämnar medvetet utrymme för en egen utformning. Om ni är osäkra på om er situation går längre än en intern förklaring är det en fråga för en jurist eller tillsynsmyndigheten, inte något att besluta om på känsla.
Vill ni först få en indikation på var er organisation står, innan ni planerar en utbildning eller ett rådgivningssamtal? Gör den kostnadsfria snabbscanningen eller läs lugnt vidare via förklaringen om hur vår information till stånd kommer.