Krótka odpowiedź
Tak, w zasadzie możesz sam zorganizować szkolenie dotyczące AI dla swoich pracowników. Rozporządzenie w sprawie AI nie przewiduje obowiązkowego kursu, certyfikatu ani udziału zewnętrznej strony. Rozporządzenie wymaga natomiast, aby pracownicy pracujący z systemem AI lub podejmujący decyzje dotyczące takiego systemu posiadali wystarczającą wiedzę i umiejętności, aby móc korzystać z tego systemu w odpowiedzialny sposób, dostosowany do ich funkcji i do samego systemu.
Granica między realizacją zadania we własnym zakresie a zleceniem go zewnętrznej stronie nie zależy od pytania, czy możesz to robić sam, lecz od pytania, czy potrafisz to wykonać w sposób wykazalny i odpowiedni. W przypadku prostego narzędzia, takiego jak chatbot dla klientów, często wystarczy wewnętrzne wyjaśnienie. W przypadku systemów, które mają większy wpływ na ludzi, na przykład w zakresie rekrutacji lub oceny pracowników, poprzeczka jest wyższa i zalecane jest zdobycie lub zbadanie ekspertyzy w domu.
Co rozporządzenie przewiduje, a czego nie przewiduje
Rozporządzenie w sprawie AI nakłada na organizacje korzystające z systemów AI obowiązek opieki: muszą zapewnić, aby zaangażowany personel miał wystarczające umiejętności w zakresie AI. Pojęcie to jest celowo szerokie: chodzi o zrozumienie tego, co system robi, jakie ma ograniczenia i zagrożenia, oraz jak wyniki są wykorzystywane w odpowiedzialny sposób. Tekst nie przewiduje żadnej konkretnej formy. Krótka instrukcja wewnętrzna, e-learning, spotkanie zespołowe z dokumentacją: wszystko jest możliwe, o ile jest dostosowane do systemu i do funkcji pracownika, który z nim pracuje.
Mniej swobody ma się w kwestii, czy system AI należy do wyższej kategorii ryzyka. Taka ocena wymaga znajomości samego rozporządzenia i sposobu, w jaki system jest faktycznie wdrażany. To inny etap niż udzielanie szkoleń i mniej się on nadaje do samodzielnego ustalenia. Jeśli masz wątpliwości, czy system w praktyce jest bardziej złożony niż się wydaje, możesz za pomocą kilku pytań uzyskać pierwsze wskazanie zanim zostaną podjęte dalsze kroki.
Realizacja we własnym zakresie: co to obejmuje
Jeśli sam zorganizujesz szkolenie, rozumnie jest dokumentować, kto przeszedł jakie szkolenie, kiedy miało ono miejsce i co było omawiane. Nie dlatego, że rozporządzenie wymaga konkretnego dokumentu, ale dlatego, że podczas kontroli lub pytania inspektora musisz być w stanie wykazać, że coś w tej sprawie zrobiłeś. Notatka w aktach pracownika lub wewnętrzne zapiski stanowią dla wielu firm praktyczną podstawę.
Pamiętaj również, że szkolenie dotyczące AI może zbiegać się z obowiązującym prawem pracy. Gdy system AI wpływa na pracę pracowników, na przykład poprzez monitoring wydajności lub zmianę podziału zadań, rada pracowników może mieć prawo do zgody na podstawie obowiązujących zasad partycypacji. Ten proces jest niezależny od samego rozporządzenia w sprawie AI, ale w praktyce często okazuje się istotny w tym samym momencie. Przegląd tego, jak te kwestie się łączą, znajduje się w banku wiedzy, dla każdej sytuacji oddzielnie.
Kiedy doradztwo zewnętrzne jest uzasadnione
Doradztwo zewnętrzne staje się szczególnie uzasadnione w dwóch momentach. Po pierwsze, przy klasyfikacji systemu AI: czy należy on do kategorii z dodatkowymi obowiązkami i co to konkretnie oznacza dla Twojej organizacji. To interpretacja prawna, a nie szkolenie, i dlatego powinno to być w gestii prawnika lub właściwego organu nadzoru. Po drugie, w przypadku systemów dostarczanych przez dostawcę, dla których nie wiesz dokładnie, jak działają wewnętrznie: wówczas rozmowa z tym dostawcą jest często pierwszym krokiem, a nie szkolenie wewnętrzne.
Dla firm, które wątpią, gdzie dokładnie się znajdują, warto najpierw jasno rozgraniczyć te kroki: udzielanie informacji, ocena ryzyka i wypełnianie obowiązków to trzy odrębne kwestie, które często się pomieszuje. Zestawienie najczęściej zadawanych pytań na ten temat z krótkimi i bezpośrednimi odpowiedziami znajduje się na stronie z najczęściej zadawanymi pytaniami.
Na koniec
To, czy sama organizacja może zapewnić pracownikom szkolenie informacyjne, zależy zatem od systemu, funkcji pracownika i tego, co za jego pomocą chce się wykazać. Nie istnieje jeden stały wzór, a rozporządzenie celowo pozostawia miejsce na własne rozwiązanie. Jeśli mają Państwo wątpliwości, czy Wasza sytuacja wykracza poza wewnętrzne wyjaśnienie, to pytanie dla prawnika lub organu nadzoru, a nie coś, co należy decydować na podstawie przeczucia.
Chcecie najpierw wiedzieć, gdzie dokładnie znajduje się Wasza organizacja, zanim zaplanujecie szkolenie lub spotkanie doradcze? Zróbcie bezpłatny szybki przegląd lub przeczytajcie dalej spokojnie za pośrednictwem wyjaśnienia, jak powstają nasze informacje.