Lyhyt vastaus
Kyllä, saat periaatteessa järjestää tekoälyyn liittyvän ohjeistuksen työntekijöillesi itse. Tekoälyasetus ei määrää kiinteää kurssia, todistusta tai ulkoista osapuolta. Mitä asetus kuitenkin edellyttää, on että työntekijöillä, jotka käyttävät tekoälyn järjestelmää tai tekevät siitä päätöksiä, on riittävät tiedot ja taidot kyseisen järjestelmän vastuulliseen käyttöön heidän tehtävässään ja järjestelmän luonteen mukaisesti.
Rajan itse tekemisen ja ulkoistamisen välillä ei vetä se, voitko tehdä sen itse, vaan se, voitko sen todistettavasti ja asianmukaisesti toteuttaa. Yksinkertaisen apuvälineen, kuten asiakaskysymyksiin vastaavan keskustelubotin kanssa, sisäinen ohjeistus on usein riittävä. Järjestelmillä, joilla on suurempi vaikutus ihmisiin, esimerkiksi rekrytoinnissa tai henkilöstön arvioinnissa, vaatimus on korkeampi ja on suositeltavaa hankkia tai testata asiantuntemusta organisaatioon.
Mitä asetus vaatii ja mitä ei
Tekoälyasetus asettaa huolehtimisvelvoitteen organisaatioille, jotka käyttävät tekoälyn järjestelmiä: niiden on varmistettava, että asiaankuuluvalla henkilöstöllä on riittävä tekoälyn lukutaito. Tämä käsite on tarkoituksellisesti laaja: siinä on kyse järjestelmän toiminnasta, sen rajoituksista ja riskeistä sekä siitä, miten tuloksia käytetään vastuullisesti. Teksti ei määrää muotoa. Lyhyt sisäinen ohjeistus, e-oppiminen, työpalaveri dokumentaatiolla: kaikki käy, kunhan se vastaa järjestelmää ja työntekijän tehtävää, jossa hän sitä käyttää.
Vapaasti toimiminen on rajoitumpaa silloin, kun arvioidaan, kuuluuko tekoälyn järjestelmä korkeamman riskin luokkaan. Tämä arviointi vaatii tietoa asetuksesta itsestään ja siitä, kuinka järjestelmää käytetään käytännössä. Se on eri vaihe kuin ohjeistuksen antaminen, ja se sopii huonommin "selvittää itse"-lähestymiselle. Joka epäröi, onko järjestelmällä käytännössä enemmän sisältöä kuin näyttää, voi muutamilla kysymyksillä saada alustavaa viitettä ennen kuin seuraavat vaiheet toteutetaan.
Itse tekeminen: mitä se sisältää
Jos järjestät ohjeistuksen itse, on hyvä käytäntö dokumentoida, kuka on saanut koulutusta, milloin ja mitä käsiteltiin. Ei siksi, että asetus vaatisi erityistä dokumenttia, vaan koska sinun on pystyttävä osoittamaan valvontaviranomaisen tarkastuksessa tai kysymyksen yhteydessä, että olet ryhtynyt toimiin asiassa. Merkintä henkilöstötiedostoon tai sisäinen muistiinpano on monelle yritykselle jo käytännöllinen perusta.
Huomaa myös, että tekoälyyn liittyvä ohjeistus voi liittyä olemassa olevaan työoikeuteen. Kun tekoälyn järjestelmä vaikuttaa työntekijöiden työhön, esimerkiksi siksi, että se valvoo suoritusta tai jakaa uudelleen tehtäviä, henkilöstöneuvostolla voi olla oikeus puoltaa päätöstä olemassa olevien osallistumisoikeussääntöjen perusteella. Tämä prosessi on erillään tekoälyasetuksesta, mutta muodostuu käytännössä usein relevantin samalla hetkellä. Yhteenveto siitä, kuinka nämä aiheet liittyvät toisiinsa, löytyy tietovarastosta, tilanteen mukaan järjestetysti.
Kun ulkoinen neuvonta on hyödyllistä
Ulkoinen neuvonta on erityisen hyödyllistä kahdella hetkellä. Ensinnäkin tekoälyn järjestelmän luokittelussa: kuuluuko se luokkaan, jolla on lisävelvoitteita, ja mitä se merkitsee käytännössä organisaatiolle. Tämä on oikeudellista tulkintaa, ei ohjeistusta, ja kuuluu siis asianajajalle tai toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle. Toiseksi järjestelmillä, joita toimittaja toimittaa ja joiden sisäistä toimintaa et täysin tunne: silloin keskustelu toimittajan kanssa on usein ensimmäinen askel, ei sisäinen koulutus.
Yrityksille, jotka epäilevät tarkalleen missä he ovat, on hyödyllistä ensin selventää näiden vaiheiden välistä eroa: tiedon antaminen, riskien arviointi ja velvoitteiden noudattaminen ovat kolme erillistä asiaa, jotka sekoitetaan usein keskenään. Usein kysytyt kysymykset tästä, lyhyillä ja suorilla vastauksilla, on koottu usein kysyttyjen kysymysten sivulle.
Lopuksi
Se, voidaanko henkilöstölle annettava tiedon antaminen järjestää itse, riippuu siis järjestelmästä, työntekijän tehtävästä ja siitä, mitä haluatte sillä todistaa. Kiinteää kaavaa ei ole, ja asetus jättää tarkoituksellisesti tilaa omalle tulkinnalle. Jos epäilevät, meneekö tilanteenne pidemmälle kuin sisäinen selvitys, kyse on oikeusneuvonantajalle tai valvontaviranomaiselle esitettävästä kysymyksestä, ei asiasta, jonka ratkaisette tuntemuksella.
Haluatteko ensin indikaation siitä, missä organisaationne on, ennen kuin järjestätte koulutusta tai neuvottelua? Suorittakaa ilmainen pikadiagnoosi tai lue rauhassa eteenpäin selvityksen kautta, jossa kerromme tietomme syntymisen.