La réponse brève
Oui, vous pouvez en principe organiser vous-même la formation sur l'IA auprès de vos collaborateurs. Le règlement sur l'IA ne prescrit aucun cours fixe, certificat ou intervenant externe. Ce que le règlement exige cependant, c'est que les collaborateurs qui travaillent avec un système d'IA ou qui en décident possèdent des connaissances et des compétences suffisantes pour utiliser ce système de manière responsable, en accord avec leur fonction et avec le système lui-même.
La limite entre le faire soi-même et l'externaliser ne se situe pas à la question de savoir si vous avez le droit de le faire vous-même, mais à la question de savoir si vous pouvez le justifier et le mettre en œuvre de manière appropriée. Pour un outil simple, tel qu'un chatbot pour les demandes de clients, une explication interne suffit souvent. Pour les systèmes qui ont un impact plus important sur les personnes, par exemple dans le recrutement ou l'évaluation du personnel, le seuil est plus élevé et il est conseillé de disposer d'une expertise interne ou de la faire vérifier.
Ce que le règlement prescrit et ne prescrit pas
Le règlement sur l'IA impose un devoir de diligence aux organisations qui utilisent des systèmes d'IA : elles doivent s'assurer que le personnel concerné possède un niveau suffisant de culture générale en matière d'IA. Cette notion est volontairement large : il s'agit de comprendre ce que le système fait, quelles sont ses limites et ses risques, et comment les résultats sont utilisés de manière responsable. Le texte ne prescrit aucune forme. Une brève instruction interne, un cours en ligne, une réunion de travail avec documentation : tout est possible, tant que cela correspond au système et à la fonction du collaborateur qui l'utilise.
Là où les choses deviennent moins flexibles, c'est à la question de savoir si un système d'IA relève d'une catégorie de risque plus élevée. Cette évaluation nécessite une connaissance du règlement lui-même et de la manière dont le système est exactement mis en œuvre. C'est une étape différente de celle de la formation, et cette étape ne se prête pas bien à « simplement se débrouiller seul ». Si vous doutiez que un système ait plus d'envergure en pratique qu'il ne le paraît, vous pouvez, obtenir une première indication à partir de quelques questions avant de procéder à d'autres étapes.
Le faire soi-même : ce qu'il faut faire
Si vous organisez vous-même la formation, il est judicieux de documenter qui a suivi quelle formation, quand cela s'est déroulé et ce qui a été abordé. Non pas parce que le règlement exige un document spécifique, mais parce que lors d'un contrôle ou d'une question d'une autorité de surveillance, vous devez pouvoir démontrer que vous avez pris des mesures à ce sujet. Une note dans un dossier du personnel ou un mémorandum interne constitue pour de nombreuses entreprises déjà une base pratique.
Tenez également compte du fait que la formation en matière d'IA peut coïncider avec le droit du travail existant. Lorsqu'un système d'IA affecte le travail des collaborateurs, par exemple parce qu'il surveille les performances ou réaffecte les tâches, le comité d'entreprise peut avoir droit de consentement en vertu des règles de participation existantes. Ce processus est indépendant du règlement sur l'IA lui-même, mais devient souvent pertinent au même moment dans la pratique. Un aperçu de la façon dont ces sujets se chevauchent se trouve dans la banque de connaissances, par situation identifiée.
Quand les conseils externes sont utiles
Les conseils externes deviennent particulièrement utiles à deux moments. Premièrement, pour la classification d'un système d'IA : relève-t-il d'une catégorie soumise à des obligations supplémentaires, et qu'est-ce que cela signifie concrètement pour votre organisation. Cela relève de l'interprétation juridique, non de la formation, et incombe donc à un juriste ou à l'autorité de surveillance compétente. Deuxièmement, pour les systèmes fournis par un fournisseur et dont vous ne savez pas exactement comment ils fonctionnent en interne : dans ce cas, la discussion avec ce fournisseur est souvent la première étape, non la formation interne.
Pour les entreprises qui hésitent sur leur position exacte, il est utile de d'abord clarifier la distinction entre ces étapes : fournir des informations, évaluer les risques et respecter les obligations sont trois choses distinctes qui sont souvent confondues. Les questions fréquemment posées à ce sujet, avec des réponses courtes et directes, sont rassemblées sur la page des questions fréquemment posées.
Enfin
Que la sensibilisation du personnel soit organisée en interne dépend donc du système, de la fonction de l'employé et de ce que vous voulez en démontrer de manière vérifiable. Il n'existe pas de formule fixe, et le règlement laisse volontairement de la place pour une interprétation propre. Si vous hésitez sur le fait que votre situation va au-delà d'une explication interne, c'est une question à poser à un juriste ou à l'autorité de contrôle, et non une décision à prendre sur la base d'une intuition.
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