La risposta breve
Sì, potete organizzare da soli l'informazione sull'IA ai vostri dipendenti. Il regolamento sull'IA non prescrive alcun corso fisso, certificato o parte esterna. Quello che il regolamento richiede è che i dipendenti che lavorano con un sistema di IA o che ne decidono l'uso dispongano di conoscenze e competenze sufficienti per utilizzare quel sistema in modo responsabile, in linea con la loro funzione e con il sistema stesso.
Il confine tra fare da soli e esternalizzare non dipende dal fatto che potete farlo voi stessi, ma da se riuscite a garantirlo in modo dimostrabile e adeguato. Con uno strumento semplice, come un chatbot per le domande dei clienti, un'informazione interna è spesso sufficiente. Con sistemi che hanno un impatto maggiore sulle persone, ad esempio nel reclutamento o nella valutazione del personale, l'asticella è più alta ed è consigliabile disporre di competenze in casa o farle verificare.
Cosa prescrive e cosa non prescrive il regolamento
Il regolamento sull'IA impone un obbligo di diligenza alle organizzazioni che utilizzano sistemi di IA: devono garantire che il personale coinvolto disponga di una competenza sufficiente in materia di IA. Questo concetto è intenzionalmente ampio: si tratta di comprendere cosa fa il sistema, quali sono i suoi limiti e rischi, e come utilizzare i risultati in modo responsabile. Il testo non prescrive alcuna forma. Un'istruzione interna breve, un e-learning, una riunione di lavoro con documentazione allegata: tutto è possibile, purché si adatti al sistema e alla funzione del dipendente che lo utilizza.
Dove c'è meno libertà è nella valutazione se un sistema di IA rientra in una categoria di rischio più elevato. Questa valutazione richiede una conoscenza del regolamento stesso e di come il sistema viene effettivamente utilizzato. Si tratta di un passo diverso dall'informazione, e questo passo si presta meno a "scoprire da soli". Chi dubita che un sistema sia più complesso di quanto sembri può ottenere una prima indicazione con poche domande prima di procedere ulteriormente.
Fare da soli: cosa comporta
Se organizzate voi stessi l'informazione, è consigliabile documentare chi ha ricevuto quale formazione, quando è avvenuta e quali argomenti sono stati trattati. Non perché il regolamento richieda uno specifico documento, ma perché in caso di ispezione o di domande dell'autorità di controllo dovete essere in grado di dimostrare che avete fatto qualcosa in merito. Un'annotazione nel fascicolo del personale o una nota interna rappresentano per molte aziende già una base pratica.
Tenete anche presente che l'informazione sull'IA può coincidere con la normativa del lavoro vigente. Quando un sistema di IA incide sul lavoro dei dipendenti, ad esempio perché monitora le prestazioni o ridistribuisce i compiti, il comitato aziendale potrebbe avere diritto di approvazione secondo le norme sulla partecipazione dei lavoratori vigenti. Questo percorso è separato dal regolamento sull'IA stesso, ma nella pratica diventa spesso rilevante nello stesso momento. Una panoramica di come questi argomenti si intersecano si trova in la base di conoscenze, valutata per ogni situazione.
Quando il consulenzaesterna è opportuna
La consulenza esterna risulta opportuna soprattutto in due momenti. In primo luogo, nella classificazione di un sistema di IA: rientra in una categoria con obblighi aggiuntivi e cosa significa concretamente per la vostra organizzazione. Si tratta di interpretazione giuridica, non di informazione, e quindi spetta a un giurista o all'autorità di controllo competente. In secondo luogo, per i sistemi forniti da un fornitore e di cui non sapete esattamente come funzionino internamente: in questo caso il dialogo con quel fornitore è spesso il primo passo, non la formazione interna.
Per le aziende che hanno dubbi sulla loro esatta situazione, è utile fare innanzitutto chiarezza sulla distinzione tra questi passaggi: fornire informazioni, valutare i rischi e adempiere agli obblighi sono tre cose separate che spesso vengono confuse. Le domande frequenti su questo argomento, con risposte brevi e dirette, sono raccolte su la pagina delle domande frequenti.
Infine
Se fornire informazioni al personale sia possibile organizzarlo internamente dipende quindi dal sistema, dalla funzione del dipendente e da ciò che si vuole dimostrare in modo comprovabile. Non esiste una formula fissa, e il regolamento lascia deliberatamente spazio per un'interpretazione autonoma. Se dubitate che la vostra situazione vada oltre una spiegazione interna, si tratta di una domanda per un giurista o per l'autorità di vigilanza, non di qualcosa da decidere a istinto.
Volete prima un'indicazione della situazione della vostra organizzazione, prima di pianificare una formazione o una consulenza? Fate la quick-scan gratuita o continuate a leggere tranquillamente via la spiegazione su come nascono le nostre informazioni.