Η σύντομη απάντηση
Ναι, σας επιτρέπεται να οργανώσετε μόνοι σας την ενημέρωση για την ΤΝ στους εργαζομένους σας. Ο κανονισμός ΤΝ δεν προβλέπει κάποιο συγκεκριμένο μάθημα, πιστοποίηση ή εξωτερικό μέρος. Ό,τι ο κανονισμός απαιτεί είναι ότι οι εργαζόμενοι που εργάζονται με ένα σύστημα ΤΝ ή λαμβάνουν αποφάσεις σχετικά με αυτό να διαθέτουν επαρκή γνώσεις και δεξιότητες ώστε να χρησιμοποιούν το σύστημα με ευθύνη, κατά τρόπο κατάλληλο για τη θέση τους και για το ίδιο το σύστημα.
Το όριο μεταξύ αυτόνομης διοργάνωσης και εξωτέρευσης δεν καθορίζεται από το αν σας επιτρέπεται να το κάνετε μόνοι σας, αλλά από το αν μπορείτε να το εκπληρώσετε με τεκμηριώσιμο και κατάλληλο τρόπο. Με ένα απλό βοήθημα, όπως ένα chatbot για ερωτήματα πελατών, μια εσωτερική ενημέρωση συχνά είναι επαρκής. Με συστήματα που έχουν μεγαλύτερη επίδραση στους ανθρώπους, για παράδειγμα στη στελέχωση ή την αξιολόγηση του προσωπικού, το όριο είναι υψηλότερο και συνιστάται να αποκτήσετε ή να επαληθεύσετε ειδικότητα.
Τι προβλέπει και τι δεν προβλέπει ο κανονισμός
Ο κανονισμός ΤΝ θεσπίζει ένα καθήκον προσοχής για τους οργανισμούς που χρησιμοποιούν συστήματα ΤΝ: πρέπει να διασφαλίζουν ότι το εμπλεκόμενο προσωπικό διαθέτει επαρκή αλφαβητισμό στη ΤΝ. Αυτή η έννοια είναι σκόπιμα ευρεία: περιλαμβάνει κατανόηση του τι κάνει το σύστημα, ποιοι είναι οι περιορισμοί και οι κίνδυνοι του, και πώς χρησιμοποιούνται τα αποτελέσματα με ευθύνη. Ο κανονισμός δεν προβλέπει κάποια συγκεκριμένη μορφή. Μια σύντομη εσωτερική οδηγία, ένα e-learning, μια συνάντηση εργασίας με συνοδευτική τεκμηρίωση: όλα είναι δυνατά, με την προϋπόθεση ότι ταιριάζουν στο σύστημα και τη θέση του εργαζομένου που το χρησιμοποιεί.
Ό,τι γίνεται λιγότερο ευέλικτο είναι η ερώτηση εάν ένα σύστημα ΤΝ εμπίπτει σε υψηλότερη κατηγορία κινδύνου. Αυτή η αξιολόγηση απαιτεί γνώση του ίδιου του κανονισμού και του τρόπου με τον οποίο το σύστημα χρησιμοποιείται ακριβώς. Αυτό είναι ένα διαφορετικό βήμα από την ενημέρωση, και αυτό το βήμα δεν είναι κατάλληλο για "να το ξεκαθαρίσετε μόνοι σας". Όποιος αμφιβάλλει εάν ένα σύστημα στην πράξη είναι πιο περίπλοκο από ό,τι φαίνεται, μπορεί να πάρει με μερικές ερωτήσεις μια πρώτη ένδειξη προτού ληφθούν περαιτέρω βήματα.
Αυτόνομη διοργάνωση: τι περιλαμβάνεται
Εάν οργανώνετε την ενημέρωση μόνοι σας, είναι σκόπιμο να καθορίσετε ποιος έχει λάβει ποιαν κατάρτιση, πότε συνέβη αυτό και τι αντιμετωπίστηκε. Όχι επειδή ο κανονισμός απαιτεί ένα συγκεκριμένο έγγραφο, αλλά επειδή κατά τη διάρκεια ενός ελέγχου ή ενός ερωτήματος από αρμόδια προς ελέγχου θα πρέπει να μπορείτε να αποδείξετε ότι έχετε κάνει κάτι για αυτό. Μια σημείωση σε ένα προσωπικό δοσιέ ή μια εσωτερική σημείωση είναι ήδη μια πρακτική βάση για πολλές επιχειρήσεις.
Λάβετε υπόψη ότι η ενημέρωση για την ΤΝ μπορεί να συμπέσει με υφιστάμενο εργατικό δίκαιο. Όταν ένα σύστημα ΤΝ επηρεάζει το έργο των εργαζομένων, για παράδειγμα επειδή παρακολουθεί την απόδοση ή επανανέμει εργασίες, το εργατικό συμβούλιο μπορεί να έχει δικαίωμα έγκρισης βάσει υφιστάμενων κανόνων συμμετοχής. Αυτή η διαδικασία είναι ανεξάρτητη από τον ίδιο τον κανονισμό ΤΝ, αλλά στην πράξη γίνεται συχνά σχετική ταυτόχρονα. Μια επισκόπηση του τρόπου με τον οποίο αυτά τα θέματα συναντώνται βρίσκεται σε την τράπεζα γνώσης, ταξινομημένη ανά κατάσταση.
Πότε είναι σκόπιμο εξωτερικό συμβουλευτικό
Το εξωτερικό συμβουλευτικό γίνεται ιδιαίτερα σκόπιμο σε δύο στιγμές. Πρώτον, κατά την ταξινόμηση ενός συστήματος ΤΝ: εμπίπτει σε μια κατηγορία με πρόσθετες υποχρεώσεις, και τι σημαίνει αυτό συγκεκριμένα για τον οργανισμό σας. Αυτή είναι νομική ερμηνεία, όχι ενημέρωση, και επομένως ανήκει σε έναν δικηγόρο ή στη δικαιούχο αρχή ελέγχου. Δεύτερον, για συστήματα που παρέχονται από έναν προμηθευτή και δεν γνωρίζετε ακριβώς πώς λειτουργούν εσωτερικά: τότε η συζήτηση με αυτόν τον προμηθευτή είναι συχνά το πρώτο βήμα, όχι η εσωτερική κατάρτιση.
Για τις επιχειρήσεις που αμφιβάλλουν σχετικά με την ακριβή θέση τους, είναι χρήσιμο να διευκρινίσουν πρώτα τη διάκριση μεταξύ αυτών των βημάτων: η παροχή πληροφοριών, η αξιολόγηση κινδύνων και η συμμόρφωση με τις υποχρεώσεις είναι τρία ξεχωριστά πράγματα που συχνά συγχέονται. Συχνές ερωτήσεις σχετικά με αυτό, με σύντομες και άμεσες απαντήσεις, συγκεντρώνονται στο τη σελίδα με συχνές ερωτήσεις.
Τέλος
Το εάν θα ρυθμίσετε μόνοι σας την παροχή πληροφοριών στο προσωπικό εξαρτάται λοιπόν από το σύστημα, τη λειτουργία του υπαλλήλου και το τι θέλετε να αποδείξετε αποδεικτικά με αυτό. Δεν υπάρχει σταθερή φόρμουλα, και η κανονισμός αφήνει σκόπιμα χώρο για δικό σας σχεδιασμό. Εάν αμφιβάλλετε ότι η κατάstandή σας πηγαίνει περισσότερο από μια εσωτερική επεξήγηση, αυτό είναι ένα ερώτημα για έναν νομικό ή τον εποπτικό φορέα, όχι κάτι που πρέπει να αποφασίσετε με αίσθημα.
Θέλετε πρώτα ένδειξη του σημείου στο οποίο βρίσκεται ο οργανισμός σας, πριν σχεδιάσετε ένα πρόγραμμα κατάρτισης ή μια συνεδρίαση συμβουλών; Κάντε τη δωρεάν γρήγορη σάρωση ή διαβάστε με ησυχία περισσότερα μέσω της επεξήγησης για το πώς λαμβάνουν χώρα οι πληροφορίες μας.