De meestgemaakte fout bij het verzamelen van gegevens voor het digitaal productpaspoort is dat bedrijven ermee wachten tot vlak voor een deadline, en het dan bij één persoon of afdeling neerleggen. De informatie die in een paspoort moet komen — over materialen, herkomst, reparatie, recyclingmogelijkheden — komt in de praktijk uit inkoop, techniek, kwaliteitszorg en soms van de leverancier zelf. Wie dit pas laat verzamelen als het paspoort al gemaakt moet worden, ontdekt vaak dat de gegevens verspreid zitten over verschillende systemen, mensen die niet meer in dienst zijn, of leveranciers die niet gewend zijn om deze vragen te beantwoorden.
De oplossing zit niet in haast, maar in vroeg beginnen en de taak beleggen bij meerdere mensen die elk hun eigen stuk kennen. Dat voorkomt dat één medewerker onder tijdsdruk gegevens moet reconstrueren die eigenlijk al ergens vastlagen, of erger: gegevens invult die niet kloppen omdat de juiste bron niet meer te achterhalen was.
Waar gaat het vaak mis
In de praktijk zien we drie terugkerende patronen. Het eerste is dat een bedrijf denkt dat het paspoort een kwestie is van een formulier invullen, terwijl de onderliggende data — herkomst van materialen, samenstelling, reparatiegegevens — nergens centraal is vastgelegd. Het tweede patroon is dat de verantwoordelijkheid bij één afdeling wordt neergelegd, meestal inkoop of kwaliteit, terwijl juist techniek of de importeur de gegevens over herkomst en samenstelling heeft. Het derde patroon is dat bedrijven vertrouwen op gegevens van een leverancier zonder na te gaan of die gegevens actueel en volledig zijn.
Geen van deze fouten is dramatisch op het moment zelf. Ze worden pas zichtbaar wanneer het paspoort daadwerkelijk moet worden samengesteld en blijkt dat stukken ontbreken, tegenstrijdig zijn, of niet te herleiden zijn tot een bron. Dat kost dan tijd die er op dat moment niet meer is.
Waarom deze fout zo vaak voorkomt
De verordening en de gedelegeerde handelingen per productcategorie zijn nog niet voor elke deelcategorie gepubliceerd; het ESPR-werkplan voorziet gedelegeerde handelingen vanaf 2027. Daardoor voelt het voor veel bedrijven nog niet urgent om nu al gegevens te ordenen. Dat is begrijpelijk, maar het risico zit niet in de datum van de verplichting — het zit in de vraag of de gegevens er tegen die tijd nog zijn. Personeelswisselingen, systeemveranderingen en leveranciers die van naam of eigenaar veranderen, maken dat gegevens die nu makkelijk te achterhalen zijn, dat over een paar jaar niet meer per se zijn.
Hoe u het voorkomt
Het begint met een overzicht van wat u al weet en wat u nog moet uitvragen. Voor de meeste elektronica- en ICT-producten gaat het om gegevens over materialen en samenstelling, herkomst, reparatie- en onderhoudsmogelijkheden, en het einde van de levensduur. Wie dit overzicht per productgroep maakt, ziet vaak dat een deel al ergens vastligt — bij inkoop, bij techniek, of bij de fabrikant in het buitenland — en dat vooral het samenbrengen ervan ontbreekt.
Wie doet wat
Het helpt om per gegevenscategorie één contactpersoon aan te wijzen, in plaats van de hele taak bij één afdeling te leggen. Iemand van techniek kent de materiaalsamenstelling, iemand van inkoop kent de leverancier en de contractuele afspraken, en iemand van kwaliteitszorg weet vaak waar bestaande certificaten en testrapporten liggen. Dat sluit ook aan bij het bredere gesprek met een softwareleverancier of toeleverancier over welke gegevens zij kunnen aanleveren en in welke vorm.
Vroeg beginnen loont
Omdat de exacte verplichtingen per productcategorie nog niet vaststaan, is er geen reden om nu al een compleet paspoort te maken. Er is wel reden om nu al te weten waar de onderliggende gegevens zitten, zodat het samenstellen van het paspoort straks een kwestie is van ordenen in plaats van reconstrueren. per onderwerp uitgezocht wat voor uw situatie relevant is geeft een overzicht van welke gegevens per productcategorie meestal worden gevraagd.
Wat dit niet is
Dit artikel beschrijft een veelvoorkomend patroon, geen beoordeling van uw specifieke situatie. Of, en wanneer, uw bedrijf onder een gedelegeerde handeling valt, en welke gegevens dan precies nodig zijn, hangt af van de productcategorie en de tekst zoals die uiteindelijk wordt gepubliceerd. Raadpleeg voor uw eigen situatie de officiële tekst of een jurist.
Wilt u eerst zien waar uw bedrijf voor deze verplichting staat, zonder daar meteen tijd in te steken? in een paar vragen een indicatie krijgen laat zien welke gegevens voor uw productgroep relevant zijn. Meer achtergrond over hoe wij die informatie samenstellen, staat beschreven op de pagina over onze werkwijze, en veelgestelde vragen over het proces vindt u verzameld op één pagina.