Het korte antwoord
Ja, u mag de voorlichting over AI aan uw medewerkers in principe zelf organiseren. De AI-verordening schrijft geen vaste cursus, certificaat of externe partij voor. Wat de verordening wel vraagt, is dat medewerkers die met een AI-systeem werken of erover beslissen voldoende kennis en vaardigheden hebben om dat systeem verantwoord te gebruiken, passend bij hun functie en bij het systeem zelf.
De grens tussen zelf doen en uitbesteden ligt niet bij de vraag óf u het zelf mag doen, maar bij de vraag of u het aantoonbaar en passend kunt invullen. Bij een eenvoudig hulpmiddel, zoals een chatbot voor klantvragen, is een interne toelichting vaak voldoende. Bij systemen die meer impact hebben op mensen, bijvoorbeeld bij werving of beoordeling van personeel, ligt de lat hoger en is het raadzaam om deskundigheid in huis te halen of te laten toetsen.
Wat de verordening wel en niet voorschrijft
De AI-verordening legt een zorgplicht neer bij organisaties die AI-systemen gebruiken: zij moeten zorgen dat betrokken personeel voldoende AI-geletterdheid heeft. Dat begrip is bewust breed: het gaat om begrip van wat het systeem doet, welke beperkingen en risico's het heeft, en hoe de uitkomsten op een verantwoorde manier worden gebruikt. De tekst schrijft geen vorm voor. Een korte interne instructie, een e-learning, een werkoverleg met documentatie erbij: het kan allemaal, zolang het aansluit bij het systeem en bij de functie van de medewerker die ermee werkt.
Waar het minder vrij wordt, is bij de vraag of een AI-systeem in een hogere risicocategorie valt. Die beoordeling vraagt kennis van de verordening zelf en van hoe het systeem precies wordt ingezet. Dat is een andere stap dan voorlichting geven, en die stap leent zich minder goed voor "even zelf uitzoeken". Wie twijfelt of een systeem in de praktijk meer om het lijf heeft dan het lijkt, kan met een paar vragen een eerste indicatie krijgen voordat verdere stappen worden gezet.
Zelf doen: wat daarbij hoort
Als u de voorlichting zelf organiseert, is het verstandig om vast te leggen wie welke training heeft gehad, wanneer dat was en wat er is behandeld. Niet omdat de verordening een specifiek document eist, maar omdat u bij een controle of een vraag van een toezichthouder moet kunnen laten zien dat u hier iets aan heeft gedaan. Een aantekening in een personeelsdossier of een interne notitie is voor veel bedrijven al een praktische basis.
Houd er ook rekening mee dat voorlichting over AI kan samenlopen met bestaand arbeidsrecht. Wanneer een AI-systeem het werk van medewerkers raakt, bijvoorbeeld doordat het prestaties monitort of taken herverdeelt, kan de ondernemingsraad instemmingsrecht hebben op grond van bestaande medezeggenschapsregels. Dat traject staat los van de AI-verordening zelf, maar wordt in de praktijk vaak op hetzelfde moment relevant. Een overzicht van hoe deze onderwerpen samenkomen vindt u in de kennisbank, per situatie uitgezocht.
Wanneer extern advies zinvol is
Extern advies wordt vooral zinvol op twee momenten. Ten eerste bij de classificatie van een AI-systeem: valt het onder een categorie met extra verplichtingen, en wat betekent dat concreet voor uw organisatie. Dat is juridische duiding, geen voorlichting, en hoort dus bij een jurist of de bevoegde toezichthouder thuis. Ten tweede bij systemen die door een leverancier worden geleverd en waarvan u zelf niet precies weet hoe ze intern werken: dan is het gesprek met die leverancier vaak de eerste stap, niet de interne training.
Voor bedrijven die twijfelen waar ze precies staan, is het nuttig om eerst het onderscheid tussen deze stappen scherp te krijgen: voorlichting geven, risico's beoordelen en verplichtingen naleven zijn drie aparte dingen die vaak door elkaar worden gehaald. Veelgestelde vragen hierover, met korte en directe antwoorden, staan verzameld op de pagina met veelgestelde vragen.
Tot slot
Of voorlichting aan personeel zelf te regelen is, hangt dus af van het systeem, de functie van de medewerker en wat u daarmee aantoonbaar wilt maken. Een vaste formule bestaat niet, en de verordening laat bewust ruimte voor een eigen invulling. Twijfelt u of uw situatie verder gaat dan een interne toelichting, dan is dat een vraag voor een jurist of de toezichthouder, niet iets om op gevoel te beslissen.
Wilt u eerst een indicatie van waar uw organisatie staat, voordat u een training of een adviesgesprek plant? Doe de gratis quick-scan of lees rustig verder via de uitleg over hoe onze informatie tot stand komt.