Как дълго трябва да е наличен цифровия продуктов паспорт?

Какво конкретно трябва да направите

Какво се очаква от вас

Наличност по време на експлоатационния период на продукта

Член 10 на ESPR (Регламент (EU) 2024/1781) определя изискванията към дигиталния продуктов паспорт, включително идеята, че информацията остава достъпна, докато има разумна причина за това — например периодът, в който продуктът все още се използва, се продава или е релевантен за ремонт и рециклиране. За подкатегория като електроника и ICT оборудване точната продължителност ще бъде установена едва в делегирания акт за съответната група продукти. До публикуването на този акт не може да се назовe фиксиран брой години. За предприятие със 10 до 100 служители това на практика означава, че изборът на хостинг партньор или собствена система не може да се направи лекомислено: данните трябва да останат достъпни толкова дълго, колкото впоследствие ще бъде установено в приложимия делегиран акт, което може да бъде период, много по-дълъг от обичайния IT договор или хостинг абонамент.

Достъпност, не само съхранение

Наличието не е просто оставяне на файл някъде. Информацията трябва също да бъде действително достъпна чрез идентификационния носител на продукта, обикновено QR код. Това засяга въпроса как QR кодът за продуктовия паспорт стига до моята електроника, защото паспорт, който съществува, но вече не може да се извика, защото връзката с носителя е прекъсната, фактически не отговаря на целта на член 10. За средностойно предприятие това означава, че техническата верига — от QR код до сървър — трябва да работи като един механизъм, а не като отделни компоненти, които всяка поотделно са "достатъчно добри".

Регистрация в европейския регистър

Член 13 на ESPR налага включването на паспорта в централен регистър. Тази регистрация не е отделен факт: ако паспортът промени местоположение, хостинг партньор или престане да съществува, възникна въпросът какво се случва с това в регистъра. Повече информация относно това какво точно трябва да се съдържа там и как се свързва с експлоатационния период на паспорта, можете да намерите на страницата за какво представлява регистърът на дигиталните продуктови паспорти и какво трябва да съдържа. За предприятия с няколко продуктови линии това е повтарящо се внимание: всяка промяна на паспорт може да има последствия за това, което е в регистъра.

Продължаване независимо от ситуацията на предприятието

Задължението да се запазва паспортът достъпен не е свързано със съществуването на предприятието, което е заповядало подготовката на паспорта. На практика това поставя въпроса какво се случва при сливане, придобиване, фалит или просто преустановяване на определена продуктова линия. За предприятие, което на дълго време желае да се продаде, преструктурира или закрие, това е реален сценарий, който трябва да се обмисли предварително — вижте също какво се случва с продуктовия паспорт, когато предприятие спира. Задължението не изчезва автоматично с предприятието, което някога е заповядало подготовката на паспорта.

Къде се допускат грешки в практиката

Хостинг договор се сключва за период, който съответства на обичайния IT бюджетен цикъл — например няколко години — без да е предвидено удължаване. Ако експлоатационния период на паспорта впоследствие окаже, че е по-дълъг от договора, възниква пропуск, в който QR кодът сочи към мъртва страница.

Предприятие се мести в нова ERP система и не включва връзката с продуктовия паспорт в плана за миграция. Основните данни за продукта променят местоположение, но идентификационният носител на продукта продължава да сочи към стария адрес. Ако желаете да се подготвите за това, можете да отговорите по-рано на въпроса дали паспортът може да бъде свързан с собствената система, вижте свързване със собствената ERP или инвентарна система.

Една продуктова линия се премахва след няколко години, а уебсайтът или сървърът за данни, който хостира паспортите, се затваря, защото "все так няма повече доходи от това". Продуктите, които вече се използват от потребители или фирми, обаче все още нуждаят се от работещ QR код, независимо дали продуктът все още се продава.

При поглъщане каталогът на продуктите се преузима, но никой не уреди кой е отговорен за съществуващите паспорти и съответното хостване. Новият собственик открива твърде късно, че все още има задължение, което продължава за продукти, които са продадени преди много години.

Производител отпечатва QR кода на стикер, който не е устойчив на условията на употреба на устройството. След време кодът е нечетлив, поради което основните данни — колкото и да са налични — вече не могат да бъдат достъпени. Повече информация по този въпрос е налична при какво да се направи, ако QR кодът е повреден или нечетлив.

Какво можете да регистрирате

• Преглед по продуктова линия на това, коя хостинг партньорка управлява кои данни на паспорта, с продължителност на договора и договорености за продължение.
• Вътрешен документ, в който е посочено кой е отговорен за паспорта при реорганизация, продажба на продуктова линия или прехвърляне на фирмата.
• Техническо описание на свързване между QR кода, база данни и евентуална система за управление на ресурси, така че при смяна на персонала този знанието да се запази.
• Протокол за миграция на случай на смяна на системата, така че идентификационният носител на продукта всякога да насочи към работещо местоположение.
• Забележка към всеки продукт за това кой уникален идентификационен код е използван, от значение при проследяване на кои паспорти да принадлежат където — вижте също обяснението относно как всеки продукт получава уникален идентификационен код.
• Копие на регистърски данни, както са записани при регистрация, така че по-късните промени да могат да бъдат проследени.

За повечето от тези точки са налични шаблони, които могат да служат като отправна точка при създаване на собствен досие, адаптирани към собствената организация на фирмата и портфолиото на продуктите.