Wie lange muss ein Produktpass verfügbar bleiben?

Die Aufbewahrungsfrist wird pro Produktgruppe festgelegt

Wie lange ein digitales Produktpass verfügbar sein muss, ist nicht als eine einzige feste Zahl in der ESPR selbst angegeben. Artikel 10 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) bestimmt, dass die Zeitspanne, in der die Daten eines Produktpasses zugänglich bleiben müssen, in der delegierten Maßnahme für die betreffende Produktgruppe festgelegt wird, und dass dabei die erwartete Lebensdauer des Produkts berücksichtigt wird. Es gibt also keine allgemeine EU-weit einheitliche Frist, die für alle Produkte gleich ist: eine Waschmaschine mit langer Lebensdauer kann eine andere Aufbewahrungsfrist erhalten als ein Smartphone oder ein Ladegerät. Für Elektronik- und IKT-Geräte gibt es diese delegierte Maßnahme noch nicht, daher ist die genaue Frist für diese Kategorie derzeit noch nicht festgelegt.

Für welchen Teil dies gilt und für welchen nicht

Dies betrifft die Zugänglichkeit der Daten, die über den QR-Code oder einen ähnlichen Datenträger des Produktpasses zugänglich gemacht werden — also das Paspoort wie es der Käufer, der Reparateur oder die Aufsichtsbehörde über das Produkt selbst einsehen kann. Dies betrifft nicht das EU-Register für Produktpässe aus Artikel 13 der ESPR: dieses Register pflegt einen eigenen Datensatz und hat eine eigene Funktion, nämlich die Bewahrung eines Basisdatensatzes, damit Pässe auffindbar und überprüfbar bleiben, auch unabhängig vom Hersteller, der sie ursprünglich bereitgestellt hat. Die Aufbewahrungsfrist des Passes selbst und die Funktionsweise dieses Registers sind also zwei verschiedene Dinge, die beide in der ESPR vorkommen, aber mit einem anderen Zweck. Auch andere Aufbewahrungspflichten — wie Dossiers nach der WEEE-Richtlinie, Gewährleistungsfristen oder Dokumentation für die CE-Kennzeichnung — fallen nicht hierunter; diese folgen aus anderen Regeln und sind unabhängig von Artikel 10.

Das Datum ist noch nicht festgelegt: dies ist bekannt

Es gibt derzeit keinen konkreten Termin für Elektronik- und IKT-Geräte, schlicht und einfach weil die delegierte Maßnahme für diese Kategorie noch nicht veröffentlicht wurde. Nach dem Arbeitsplan der Kommission für 2025-2030 werden delegierte Maßnahmen pro Unterkategorie ausgearbeitet, mit der Erwartung, dass die ersten ab 2027 veröffentlicht werden. Solange es solch eine Maßnahme nicht gibt, besteht für diese Produktgruppe auch noch keine gesetzliche Verpflichtung, bereits einen digitalen Produktpass zu führen, und daher auch keine festgelegte Aufbewahrungsfrist, um sie zu erfüllen. Sobald die Maßnahme für eine bestimmte Elektronik- oder IKT-Kategorie veröffentlicht ist, steht voraussichtlich auch darin die Dauer fest, für die die Daten zugänglich bleiben müssen.

Was dies für den Ansatz bedeutet

Für einen Importeur oder Hersteller, der sich hierauf vorbereitet, ist der erste Schritt die Verfolgung der Veröffentlichung der delegierten Maßnahme für die eigene Produktkategorie — erst darin steht die tatsächliche Frist. Der zweite Schritt besteht darin, die Vorgabe aus Artikel 10 zu beachten, nämlich dass die Frist an die erwartete Lebensdauer des Produkts gekoppelt ist: bei Haushaltsgeräten liegt eine längere Aufbewahrungsfrist nahe als bei kurzlebigen Unterhaltungselektronikprodukten, doch auch das ist noch kein festgestellter Fakt, solange die Maßnahme nicht vorliegt. Der dritte Schritt besteht darin, bei der Wahl eines Hosting-Partners auf Flexibilität zu achten: ein Partner, der den Produktpass hostet, muss in der Lage sein, die Aufbewahrungsfrist anzupassen, sobald die delegierte Maßnahme veröffentlicht wird, anstatt vorher eine Frist festzulegen, die sich nachträglich als zu kurz erweist. Der vierte Schritt besteht darin, nicht voreilig eine bestimmte Anzahl von Jahren als festgestellte Tatsache anzunehmen — eine genannte Frist von beispielsweise zehn Jahren ist derzeit eine Erwartung auf der Grundlage vergleichbarer Rechtsvorschriften, keine bestätigte gesetzliche Anforderung für Elektronik und IKT. Wer jetzt bereits Daten für einen zukünftigen Produktpass sammelt und strukturiert, sollte dies auf eine Weise tun, die sich einer noch zu bestimmenden Aufbewahrungsfrist anpassen kann, anstatt Daten und Speicher an einen festen Zeitraum zu binden.

Fundstelle: Artikel 10 und Artikel 13 ESPR

Die Grundlage dafür liegt in Artikel 10 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781), in dem die Anforderungen an das digitale Produktpass festgelegt sind, einschließlich der Bestimmung, dass die Verfügbarkeitsdauer pro Produktgruppe in einer delegierten Handlung unter Berücksichtigung der erwarteten Lebensdauer des Produkts festgelegt wird. Artikel 13 derselben Verordnung regelt das EU-Register der digitalen Produktpässe, das eine ergänzende, eigenständige Rolle neben der Aufbewahrungspflicht des Passes selbst hat.

Wer jetzt schon eine Passstrategie für Elektrotechnik oder IKT-Geräte vorbereitet, sollte am besten die Veröffentlichung der delegierten Handlung für die eigene Produktkategorie im Auge behalten und die eigene Datenspeicherung so einrichten, dass eine noch festzulegende Aufbewahrungsfrist ohne Probleme umgesetzt werden kann, sobald diese bekannt ist.

Worauf dies basiert

Die Verordnung selbst ist auf EUR-Lex verfügbar. Wir verweisen pro Aussage; Sie müssen uns nicht glauben.

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Verfügbarkeit während der Lebensdauer des Produkts

Artikel 10 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) regelt die Anforderungen an den digitalen Produktpass, einschließlich des Gedankens, dass die Informationen verfügbar bleiben, solange dafür ein angemessener Grund besteht — denken Sie an den Zeitraum, in dem ein Produkt noch in Gebrauch, im Handel oder relevant für Reparatur und Recycling ist. Für eine Produktkategorie wie Elektronik- und IKT-Geräte wird die genaue Dauer erst in der delegierten Handlung für diese Produktgruppe festgelegt. Bis diese Handlung veröffentlicht ist, gibt es keine feste Anzahl von Jahren. Für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern bedeutet dies praktisch, dass die Wahl für einen Hosting-Partner oder ein eigenes System nicht leichtfertig getroffen werden kann: Die Daten müssen genauso lange erreichbar bleiben, wie später in der anwendbaren delegierten Handlung festgelegt wird, und dies kann einen Zeitraum darstellen, der viel länger ist als ein übliches IT-Vertragswerk oder Hosting-Abonnement.

Zugänglichkeit, nicht nur Speicherung

Verfügbar zu bleiben ist mehr als eine Datei irgendwo zu lagern. Die Informationen müssen über den Identifikationsträger auf dem Produkt, normalerweise ein QR-Code, tatsächlich abrufbar sein. Dies berührt die Frage wie kommt der QR-Code für den Produktpass auf meine Elektronik, denn ein Pass, der zwar existiert, aber nicht mehr abgerufen werden kann, weil die Verbindung zum Träger unterbrochen ist, erfüllt faktisch nicht den Zweck von Artikel 10. Für ein mittelständisches Unternehmen bedeutet dies, dass die technische Kette — vom QR-Code zum Server — als ein Ganzes funktionieren muss, nicht als voneinander unabhängige Teile, die jeweils für sich "gut genug" sind.

Eintragung in das europäische Register

Artikel 13 der ESPR verpflichtet zur Aufnahme des Passes in ein zentrales Register. Diese Eintragung steht nicht für sich allein: Wenn der Pass den Standort wechselt, von einem Hosting-Partner zu einem anderen, oder aufhört zu existieren, stellt sich die Frage, was damit im Register geschieht. Mehr darüber, was genau dort eingetragen werden muss und wie dies mit der Lebensdauer des Passes zusammenhängt, finden Sie auf der Seite über was das Register für digitale Produktpässe ist und was darin stehen muss. Für Unternehmen mit mehreren Produktlinien ist dies ein wiederkehrender Schwerpunkt: Jede Änderung an einem Pass kann Auswirkungen auf die Einträge im Register haben.

Fortbestand unabhängig von der Geschäftssituation

Die Verpflichtung, den Pass verfügbar zu halten, ist nicht an den Fortbestand des Unternehmens gekoppelt, das den Pass erstellen lassen hat. Dies wirft in der Praxis die Frage auf, was bei einer Fusion, Übernahme, Insolvenz oder einfach beim Einstellen einer bestimmten Produktlinie geschieht. Für ein Unternehmen, das auf längere Sicht verkaufen, umstrukturieren oder abbauen möchte, ist dies ein realistisches Szenario, das im Voraus durchdacht werden sollte — siehe auch was mit dem Produktpass geschieht, wenn ein Unternehmen aufhört. Die Verpflichtung verschwindet nicht automatisch mit dem Unternehmen, das den Pass einst erstellen lassen hat.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Ein Hostingvertrag wird für einen Zeitraum abgeschlossen, der dem üblichen IT-Budget-Rhythmus entspricht — beispielsweise für ein paar Jahre — ohne dass die Verlängerung durchdacht wurde. Wenn die Laufzeit des Passes später in der delegierten Handlung länger ausfällt als der Vertrag, entsteht eine Lücke, in der der QR-Code auf eine tote Seite verweist.

Ein Unternehmen zieht zu einem neuen ERP-System um und berücksichtigt die Verknüpfung mit dem Produktpass nicht im Migrationsplan. Die zugrundeliegenden Produktdaten wechseln den Standort, aber der Identifikationsträger auf dem Produkt verweist weiterhin auf die alte Adresse. Wer sich darauf vorbereiten möchte, kann die Frage, ob der Pass an das eigene System gekoppelt werden kann, besser früh beantworten, siehe Verknüpfung mit dem eigenen ERP- oder Bestandsverwaltungssystem.

Eine Produktlinie wird nach einigen Jahren schrittweise eingestellt und die Website oder der Datenserver, auf dem die Produktpässe gehostet wurden, wird abgebaut, weil "ohnehin keine Einnahmen mehr damit gemacht werden". Die Produkte, die bereits bei Verbrauchern oder Unternehmen in Gebrauch sind, benötigen jedoch weiterhin einen funktionierenden QR-Code, unabhängig davon, ob das Produkt noch verkauft wird.

Bei einer Übernahme wird der Produktkatalog übernommen, aber niemand regelt, wer für die bestehenden Produktpässe und das zugehörige Hosting verantwortlich ist. Der neue Eigentümer stellt erst später fest, dass noch eine Verpflichtung für Produkte besteht, die bereits vor Jahren verkauft wurden.

Ein Hersteller lässt den QR-Code auf einem Aufkleber drucken, der den Betriebsbedingungen des Geräts nicht standhält. Mit der Zeit wird der Code unleserlich, wodurch die zugrunde liegenden Daten — wie lange sie auch verfügbar gehalten werden — nicht mehr abrufbar sind. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter was zu tun ist, wenn der QR-Code beschädigt oder unleserlich ist.

Was Sie dokumentieren können

Eine Übersicht pro Produktlinie darüber, welcher Hosting-Partner welche Produktpassdaten verwaltet, mit Vertragslaufzeit und Verlängerungsabsprachen.
Ein internes Dokument, in dem festgehalten ist, wer bei einer Reorganisation, dem Verkauf einer Produktlinie oder einer Betriebsübernahme für den Produktpass verantwortlich ist.
Eine technische Beschreibung der Verknüpfung zwischen QR-Code, Datenbank und möglicherweise ERP-System, damit dieses Wissen bei Personalwechsel nicht verloren geht.
Ein Migrationsprotokoll für den Fall eines Systemwechsels, damit der Identifikationsträger auf dem Produkt immer auf einen funktionierenden Standort verweist.
Eine Notiz bei jedem Produkt über welchen eindeutigen Identifikationscode verwendet wurde, relevant für die Verfolgung, welche Produktpässe wohin gehören — siehe auch die Erläuterung zu wie jedes Produkt einen eindeutigen Identifizierungscode erhält.
Eine Kopie der bei der Anmeldung eingetragenen Registerdaten, damit Änderungen später nachvollzogen werden können.

Für die meisten dieser Punkte sind Vorlagen vorhanden, die als Grundlage für die Erstellung einer eigenen Dokumentation dienen können und an die eigene Geschäftstätigkeit und das Produktportfolio angepasst werden können.

Dies ist keine Rechtsberatung. Diese Seite enthält allgemeine Informationen über die Regelungen, auf die sich diese Plattform bezieht. Wir kennen Ihre Situation nicht. Im Zweifelsfall über Ihre eigene Situation konsultieren Sie einen Juristen oder die zuständige Aufsichtsbehörde.

Mit KI auf Basis der obigen Quellen geschrieben, von einer Person am 2026-08-22 überprüft. Stimmt etwas nicht? Teilen Sie es mit — Korrektionen haben Vorrang.