Kuinka kauan tuotepassin on oltava saatavilla?

Säilytysaika määritetään tuoteryhmittäin

Se, kuinka kauan digitaalisen tuotepassin on oltava saatavilla, ei ole yksi kiinteä luku ESPR:ssä itsessään. ESPR:n (Asetus (EU) 2024/1781) 10 artikla määrää, että ajanjakso, jonka aikana tuotepassin tiedot on oltava saatavilla, määritetään kyseisen tuoteryhmän delegoidussa säädöksessä, ja että siinä otetaan huomioon tuotteen oletettu käyttöikä. Siten ei ole olemassa yhtenäistä EU-laajuista määräaikaa, joka koskisi kaikkia tuotteita samalla tavalla: pitkän käyttöiän omaava pesukone voi saada erilaisen säilytysajan kuin älypuhelin tai laturi. Elektroniikan ja ICT-laitteiden delegoitua säädöstä ei ole vielä olemassa, joten täsmällinen määräaika tälle kategorian on tällä hetkellä vielä vahvistamatta.

Mihin osaan tämä koskee ja mihin ei

Tämä koskee tuotepassin QR-koodin tai vastaavan välityslaitteen kautta saatavien tietojen saatavuutta — siis passia sellaisena kuin ostaja, korjaaja tai valvontaviranomainen voi tutustua siihen itse tuotteen kautta. Se ei koske ESPR:n 13 artiklassa tarkoitettua tuotepassien EU-rekisteriä: rekisteri ylläpitää omaa tietojoukkoa ja sillä on oma tehtävä, nimittäin perusjoukon tiedoista huolehtiminen niin, että passit pysyvät löydettävissä ja tarkastettavissa myös valmistajasta riippumatta, joka on alun perin toimittanut ne. Itse passin säilytysaika ja kyseisen rekisterin toiminta ovat siis kaksi eri asiaa, jotka molemmat ovat ESPR:ssä mutta eri tarkoituksella. Myös muut säilytysvelvoitteet — kuten tiedostot WEEE-direktiivin nojalla, takuuajat tai CE-merkinnän dokumentointi — eivät kuulu tähän; ne johtuvat muista säännöksistä ja ovat erillään 10 artiklasta.

Päivämäärä on vielä vahvistamatta: tämä on kuitenkin tiedossa

Tällä hetkellä ei ole mahdollista nimetä elektroniikan ja ICT-laitteiden konkreettista määräaikaa, yksinkertaisesti siksi, että kyseisen kategorian delegoitua säädöstä ei ole vielä julkaistu. Komission työsuunnitelman mukaan vuosille 2025–2030 delegoidut säädökset laaditaan alakategorioittain, ja niiden odotetaan alkavan ilmestyä vuodesta 2027 alkaen. Niin kauan kuin tällaista säädöstä ei ole olemassa, tälle tuoteryhmälle ei ole myöskään olemassa lakisääteistä velvoitetta ottaa käyttöön digitaalista tuotepassia, eikä siten myöskään vahvistettua säilytysaikaa, johon on noudatettava. Kun tietyn elektroniikan tai ICT-kategorian delegoitu säädös on julkaistu, siinä on odotettavasti myös mainittu ajanjakso, jolle tiedot on oltava saatavilla.

Mitä tämä tarkoittaa lähestymistavalle

Tuojaalle tai valmistajalle, joka valmistautuu tähän, ensimmäinen vaihe on oman tuotekategorian delegoidun säädöksen julkaisun seuraaminen — vain siinä on varsinainen määräaika. Toinen vaihe on ottaa huomioon 10 artiklan lähtökohta, nimittäin että määräaika on sidottu tuotteen oletettavaan käyttöikään: kotiset laitteet edellyttävät pidempää säilytysaikaa kuin lyhytikäinen kuluttajaelektroniikka, vaikka se ei ole vielä vahvistettu ennen kuin säädös on olemassa. Kolmas vaihe on kiinnittää huomiota joustavuuteen hostingkumppanitutta valittaessa: passeja hallinnoivan kumppanin on kyettävä mukauttamaan säilytysaika, kun delegoitu säädös ilmestyy, sen sijaan, että asettaisi etukäteen määräajan, joka osoittautuu myöhemmin liian lyhyeksi. Neljäs vaihe on olla ottamatta kantaa siihen, että tietty vuosien määrä — esimerkiksi mainittu kymmenen vuotta — olisi vahvistettu tosiasia; se on tällä hetkellä odotus samanlaisen lainsäädännön perusteella, ei vahvistettu lakisääteinen vaatimus elektroniikalle ja ICT:lle. Joka jo kerääntyy ja jäsentää tietoja tulevaa passia varten, tekee hyvin ottamalla sen käyttöön tavalla, joka voi mukautua vielä määritettävään säilytysaikaan sen sijaan, että sidotaan tietoja ja varastointia kiinteään ajanjaksoon.

Lähde: ESPR:n 10 ja 13 artikla

Perustana tälle on ESPR-asetuksen (Asetus (EU) 2024/1781) 10 artikla, jossa esitetään digitaalisen tuotepassin vaatimukset, mukaan lukien säännös siitä, että saatavuuden kesto tuoteryhmittäin vahvistetaan delegoidulla säädöksellä ottaen huomioon tuotteen odotettavissa oleva käyttöikä. Saman asetuksen 13 artikla sääntelee digitaalisten tuotepassien EU-rekisteriä, jolla on täydentävä ja erillinen rooli itse passiin liittyvän säilytysvelvollisuuden rinnalla.

Joka jo nyt valmistelee passi-strategiaa elektroniikalle tai ICT-laitteille, voi parhaiten seurata omaa tuotekategoriaa koskevan delegoidun säädöksen julkaisua ja järjestää omaa datavarastointiaan niin, että vielä vahvistettava säilytysaika voidaan toteuttaa ilman vaikeuksia heti sen tultua tunnetuksi.

Mihin tämä perustuu

Asetus itsessään on EUR-Lexissä. Me viittaamme kullekin väitteelle; te ette joudu meitä uskomaan.

Mitä sinun on konkreettisesti tehtävä

Mitä sinulta odotetaan

Saatavuus tuotteen koko käyttöiän ajan

ESPR:n (asetus (EU) 2024/1781) 10 artikla määrittelee digitaalisen tuotepassin vaatimukset, mukaan lukien periaatteen, että tiedot pysyvät saatavilla niin kauan kuin sille on kohtuullinen peruste — esimerkiksi silloin, kun tuote on vielä käytössä, kaupan piirissä tai oleellinen korjaus- ja kierrätystoiminnan kannalta. Osacategoriassa, kuten elektronissa ja ICT-laitteissa, tarkka kesto määritetään vasta kyseisen tuoteryhmän delegoidussa säädöksessä. Ennen kuin säädös on julkaistu, ei voi mainita kiinteää määrää vuosia. Yrityksen näkökulmasta, jolla on 10–100 työntekijää, tämä käytännössä tarkoittaa sitä, että päätöstä hosting-kumppanista tai omasta järjestelmästä ei voi tehdä kevyin perustein: tiedot on pidettävä saatavilla yhtä kauan kuin soveltuva delegoitu säädös määrittelee, ja se voi olla paljon pidempi ajanjakso kuin tavanomainen IT-sopimus tai hosting-tilaus.

Saavutettavuus, ei pelkästään varastointi

Saatavuus on enemmän kuin tiedoston sijoittaminen jonnekin. Tiedot on oltava tosiasiassa haettavissa tunnisteen kautta tuotteessa, yleensä QR-koodin avulla. Tämä liittyy kysymykseen kuinka QR-koodi tuotepassia varten päätyy elektroniikkaani, koska passi, joka kyllä on olemassa mutta jota ei enää voi hakea, koska tunnisteen yhteys on katkennut, ei itse asiassa vastaa 10 artiklan tavoitetta. Keskisuurelle yritykselle tämä tarkoittaa, että tekninen ketju — QR-koodista palvelimeen — on toimittava yhtenä kokonaisuutena, ei erillisinä osina, joista jokainen on itsessään "riittävän hyvä".

Rekisteröinti eurooppalaiseen rekisteriin

ESPR:n 13 artikla edellyttää passin merkitsemistä keskusrekisteriin. Rekisteröinti ei ole itsenäinen asia: jos passi siirtyy paikasta toiseen, hosting-kumppanista toiseen tai lakkaa olemasta, herää kysymys siitä, mitä rekisterissä tapahtuu. Lisätietoja siitä, mitä sinne tarkalleen ottaen on merkittävä ja miten se liittyy passin käyttöikään, on luettavissa sivulla mikä on digitaalisen tuotepassin rekisteri ja mitä siihen on merkittävä. Useita tuotelinjoja omaaville yrityksille tämä on toistuva huomioitava seikka: jokainen passin muutos voi vaikuttaa siihen, mikä rekisteriin merkitään.

Jatkuminen riippumatta yrityksen tilanteesta

Velvollisuus pitää passi saatavilla ei ole sidottu passin laadintaan antaneen yrityksen jatkumiseen. Käytännössä herää kysymys siitä, mitä tapahtuu fuusion, yrityskaupan, konkurssin tai yksinkertaisesti tietyn tuotelinjan lopettamisen tapauksessa. Yritykselle, joka haluaa pitkällä aikavälillä myydä, rakentaa uudelleen tai alasajaa, tämä on realistinen skenaario, jota on syytä pohtia etukäteen — katso myös mitä tuotepassille tapahtuu, kun yritys lopettaa. Velvollisuus ei häviä automaattisesti sen yrityksen mukana, joka passin alun perin laaditti.

Missä asia menee pieleen käytännössä

Hosting-sopimus tehdään ajanjaksolle, joka sopii tavanomaisen IT-budjetin rytmiin — esimerkiksi muutamaksi vuodeksi — ilman, että verlennyksestä on mietitty. Jos passin kesto myöhemmin delegoidussa säädöksessä osoittautuu sopimusta pidemmäksi, syntyy aukko, jossa QR-koodi osoittaa kuolleelle sivulle.

Yritys siirtyy uuteen ERP-järjestelmään eikä ota tuotepassin kytkentää mukaansa migraatiosuunnitelmaan. Taustalla olevat tuotetiedot siirtyvät uuteen paikkaan, mutta tuotteen tunniste osoittaa edelleen vanhaan osoitteeseen. Joka haluaa varautua tähän, voi vastauksensa etukäteen omaan järjestelmään kytkeytymisestä, katso kytkeminen omaan ERP- tai varastojärjestelmään.

Tuotelinja poistetaan käytöstä muutaman vuoden jälkeen ja verkkosivusto tai datapalvelin, joka isännöi passeja, suljetaan, koska "sillä ei ole enää liikevaihtoa". Tuotteet, jotka ovat jo kuluttajien tai yritysten käytössä, tarvitsevat kuitenkin toimivaa QR-koodia riippumatta siitä, myydäänkö tuotetta enää vai ei.

Yrityskaupan yhteydessä tuoteluettelo siirtyy uudelle omistajalle, mutta kukaan ei määritä, kuka on vastuussa olemassa olevista passeista ja niiden isännöinnistä. Uusi omistaja huomaa myöhemmin, että velvoite jatkuu tuotteille, jotka on myyty jo vuosia sitten.

Valmistaja painattaa QR-koodin tarralle, joka ei kestä laitteen käyttöolosuhteita. Ajan myötä koodi muuttuu lukemattomaksi, jolloin taustalla olevat tiedot — riippumatta siitä, kuinka kauan ne on säilytetty — eivät ole enää saatavilla. Lisätietoja aiheesta on osoitteessa mitä tehdä, jos QR-koodi on vahingoittunut tai lukematon.

Mitä voit dokumentoida

Yhteenveto tuotelinjakohtaisesti siitä, mikä isännöintipalveluntarjoaja hallinnoi mitä passidata, sopimusten keston ja uusimissopimusten kanssa.
Sisäinen asiakirja, jossa määritellään, kuka on vastuussa passeista organisaatiomuutoksessa, tuotelinjan myynnissä tai yrityksen siirrossa.
Tekninen kuvaus QR-koodin, tietokannan ja mahdollisen ERP-järjestelmän välisestä kytkennästä, jotta henkilöstön vaihtuessa tämä tieto ei katoa.
Siirtoprotokolla järjestelmänvaihdoksen varalle, jotta tuotteen tunnistusmerkki osoittaa aina toimivaan sijaintiin.
Merkintä jokaiselle tuotteelle siitä, mikä yksilöllinen tunnistekoodi on käytetty, mikä on tärkeää seurattaessa, mitkä passit kuuluvat minne — katso myös selitys kuinka jokainen tuote saa uniikin tunnuskoodin.
Kopio rekisteritiedoista, jotka on otettu kirjautuessa, jotta myöhemmät muutokset ovat jäljitettävissä.

Useimmista näistä kohdista on saatavilla malleja, jotka voidaan ottaa lähtökohdaksi oman tiedoston laatimisessa, soveltaen omaan liiketoimintaan ja tuotevalikoimaan.

Tämä ei ole juridista neuvontaa. Tämä sivu antaa yleistä tietoa sääntelystä, jota tämä alusta koskee. Emme tunne tilannettanne. Jos epäilet omaa tilannettanne, neuvottelkaa asianajajan tai toimivaltaisen valvontaviranomaisen kanssa.

Kirjoitettu tekoälyllä yllä oleviin lähteisiin perustuen, ihmisen tarkistama 2026-08-22. Onko jotain vialla? Kerro meille — korjaukset saa etusijaa.