Jak długo paszport produktu musi być dostępny?

Okres przechowywania jest ustalany dla każdej grupy produktów

Jak długo cyfrowy paszport produktu musi pozostać dostępny, nie jest określone jako jedna stała liczba w samym ESPR. Artykuł 10 ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781) stanowi, że okres, w którym dane paszportu produktu muszą pozostać dostępne, jest określany w akcie delegowanym dla danej grupy produktów, przy czym bierze się pod uwagę oczekiwaną żywotność produktu. Nie istnieje zatem ogólny, wspólny dla całej UE termin, który byłby taki sam dla wszystkich produktów: pralka o długim okresie użyteczności może mieć inny okres przechowywania niż smartfon lub ładowarka. W przypadku urządzeń elektronicznych i aparatury teleinformatycznej taki akt delegowany jeszcze nie istnieje, dlatego dokładny termin dla tej kategorii nie jest jeszcze ustalony.

Do których części to się stosuje, a do których nie

Dotyczy to dostępności danych odsłanianych za pośrednictwem kodu QR lub porównywalnego nośnika paszportu produktu — czyli paszportu takiego, jak może go sprawdzić nabywca, naprawiacz lub organ nadzoru poprzez sam produkt. Nie dotyczy to rejestru UE paszportów produktów z artykułu 13 ESPR: ten rejestr prowadzi własny zbiór danych i ma własną funkcję, mianowicie przechowywanie podstawowego zestawu danych w celu zapewnienia, że paszporty pozostają możliwe do odnalezienia i sprawdzenia, również niezależnie od producenta, który je pierwotnie dostarczył. Okres przechowywania samego paszportu i funkcjonowanie tego rejestru są zatem dwiema różnymi rzeczami, które obie znajdują się w ESPR, ale z innym celem. Inne obowiązki przechowywania — takie jak dokumentacja na mocy dyrektywy WEEE, okresy gwarancji lub dokumentacja do znakowania CE — nie podlegają tutaj; wynikają z innych przepisów i są niezależne od artykułu 10.

Data nie jest ustalona: jest to jednak wiadome

Obecnie nie można podać konkretnego terminu dla urządzeń elektronicznych i aparatury teleinformatycznej, po prostu dlatego, że akt delegowany dla tej kategorii nie został jeszcze opublikowany. Zgodnie z planem pracy Komisji na 2025-2030 akty delegowane będą opracowywane dla poszczególnych podkategorii, przy oczekiwaniu, że pierwsze z nich pojawią się od 2027 r. Dopóki taki akt nie będzie dostępny, dla tej grupy produktów nie będzie obowiązku prawnego prowadzenia cyfrowego paszportu produktu, a zatem i ustalonego okresu przechowywania, któremu trzeba byłoby przestrzegać. Gdy tylko akt delegowany dla określonej kategorii urządzeń elektronicznych lub teleinformatyki zostanie opublikowany, będzie w nim przypuszczalnie również określona długość okresu, w którym dane muszą pozostać dostępne.

Co to oznacza dla podejścia

Dla importera lub producenta przygotowującego się do tego, pierwszy krok to śledzenie publikacji aktu delegowanego dla własnej kategorii produktów — dopiero w nim będzie określony rzeczywisty termin. Drugi krok to uwzględnienie zasady zawartej w artykule 10, mianowicie że termin jest powiązany z oczekiwaną żywotnością produktu: w przypadku sprzętu AGD uzasadniony jest dłuższy okres przechowywania niż dla krótkotrwałego sprzętu elektronicznego konsumenckiego, chociaż to jeszcze nie jest ustalony fakt, dopóki akt delegowany nie będzie dostępny. Trzeci krok to zwrócenie uwagi na elastyczność przy wyborze partnera hostingowego: partner hostujący paszport musi być w stanie dostosować okres przechowywania zaraz po opublikowaniu aktu delegowanego, zamiast z góry ustalać termin, który okaże się zbyt krótki. Czwarty krok to nie przesądzanie określonej liczby lat jako ustalonego faktu — wymieniony termin, na przykład dziesięć lat, jest na tym etapie oczekiwaniem opierającym się na porównywalnym ustawodawstwie, a nie potwierdzoną wytyczną prawną dla urządzeń elektronicznych i teleinformatyki. Kto teraz już gromadzi i strukturyzuje dane na potrzeby przyszłego paszportu, powinien to robić w taki sposób, który będzie się dostosowywać do okresu przechowywania, który ma być jeszcze określony, zamiast wiązać dane i przechowywanie do stałego okresu.

Źródło: artykuł 10 i artykuł 13 ESPR

Podstawą tego są artykuł 10 rozporządzenia ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781), w którym określone są wymogi dotyczące cyfrowego paszportu produktu, w tym postanowienie, że okres dostępności dla grupy produktów zostanie określony w akcie delegowanym z uwzględnieniem przewidywanego okresu użytkowania produktu. Artykuł 13 tego samego rozporządzenia reguluje unijny rejestr cyfrowych paszportów produktów, który pełni uzupełniającą, odrębną rolę obok obowiązku przechowywania samego paszportu.

Kto już teraz przygotowuje strategię paszportu dla urządzeń elektronicznych lub sprzętu ICT, powinien monitorować publikację aktu delegowanego dla własnej kategorii produktu i tak skonfigurować własny magazyn danych, aby okres przechowywania, który jeszcze ma zostać określony, mógł być wdrożony bez problemu, gdy tylko będzie znany.

Na czym to się opiera

Samo rozporządzenie znajduje się na EUR-Lex. Podajemy odniesienia dla każdego twierdzenia; nie musisz nam wierzyć.

Co konkretnie należy zrobić

Co się od Państwa oczekuje

Dostępność przez cały okres użytkowania produktu

Artykuł 10 rozporządzenia ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781) określa wymogi dotyczące cyfrowego paszportu produktu, w tym zasadę, że informacje pozostają dostępne tak długo, jak istnieje uzasadniona potrzeba — np. przez okres, w którym produkt jest nadal używany, znajduje się w obrocie lub jest istotny dla naprawy i recyklingu. Dla kategorii produktów takich jak urządzenia elektroniczne i ICT, dokładny czas trwania zostanie określony dopiero w akcie delegowanym dla danej grupy produktów. Do czasu opublikowania tego aktu nie można podać ustalonej liczby lat. Dla przedsiębiorstwa zatrudniającego od 10 do 100 pracowników oznacza to w praktyce, że wybór operatora hostingowego lub własnego systemu nie może być podejmowany pochopnie: dane muszą pozostać dostępne tak długo, jak zostanie to określone w mającym zastosowanie akcie delegowanym, a okres ten może być znacznie dłuższy niż standardowa umowa IT lub abonament hostingowy.

Dostępność, a nie tylko przechowywanie

Pozostanie dostępnym to więcej niż pozostawienie pliku gdzieś. Informacje muszą być rzeczywiście możliwe do wglądu za pośrednictwem nośnika identyfikacyjnego na produkcie, zwykle kodu QR. To wiąże się z pytaniem jak kod QR dla paszportu produktu trafia na moją elektronikę, ponieważ paszport, który istnieje, ale nie można go już wyświetlić, ponieważ połączenie z nośnikiem zostało przerwane, faktycznie nie spełnia celu artykułu 10. Dla średniego przedsiębiorstwa oznacza to, że łańcuch techniczny — od kodu QR do serwera — musi działać jako jedna całość, a nie jako oddzielne części, z których każda sama w sobie jest „wystarczająca".

Rejestracja w europejskim rejestrze

Artykuł 13 rozporządzenia ESPR wymaga wpisania paszportu do centralnego rejestru. Ta rejestracja nie stanowi rzeczy samej w sobie: jeśli paszport zmieni lokalizację, operatora hostingowego lub przestanie istnieć, pojawia się pytanie, co się z tym dzieje w rejestrze. Więcej informacji na temat tego, co dokładnie musi w nim znaleźć się i jak to wiąże się z okresem trwałości paszportu, można znaleźć na stronie dotyczącej czym jest rejestr cyfrowych paszportów produktów i co w nim musi być". Dla przedsiębiorstw mających wiele linii produktów jest to powtarzające się zagadnienie do zwrócenia uwagi: każda zmiana paszportu może mieć konsekwencje dla tego, co znajduje się w rejestrze.

Trwałość niezależna od sytuacji przedsiębiorstwa

Obowiązek utrzymania paszportu w dostępności nie jest powiązany z dalszym istnieniem przedsiębiorstwa, które kazało przygotować paszport. To rodzi w praktyce pytanie, co się dzieje w przypadku fuzji, przejęcia, upadłości lub po prostu zaprzestania produkcji określonej linii produktów. Dla przedsiębiorstwa, które planuje w przyszłości sprzedaż, restrukturyzację lub likwidację, jest to rzeczywisty scenariusz, który warto rozważyć wcześniej — patrz również co się dzieje z paszportem produktu, gdy przedsiębiorstwo zaprzestaje działalności". Obowiązek nie znika automatycznie wraz z przedsiębiorstwem, które kiedyś kazało stworzyć paszport.

Gdzie się psuje w praktyce

Umowa hostingowa jest zawierana na okres odpowiadający zwykłemu cyklowi budżetowemu IT — na przykład kilka lat — bez rozważenia przedłużenia. Jeśli okres trwałości paszportu okaże się dłuższy niż umowa, gdy zostanie określony w akcie delegowanym, pojawia się luka, w której kod QR odsyła do martwej strony.

Przedsiębiorstwo przechodzi do nowego systemu ERP i nie uwzględnia połączenia z paszportem produktu w planie migracji. Podstawowe dane produktu zmieniają lokalizację, ale nośnik identyfikacyjny na produkcie wciąż wskazuje na stary adres. Kto chce się na to przygotować, powinien wcześniej uzyskać odpowiedź na pytanie, czy paszport można połączyć z własnym systemem, patrz połączenie z własnym systemem ERP lub systemem magazynowym.

"Linia produktów jest wycofywana po kilku latach, a witryna internetowa lub serwer danych obsługujący paszporty jest rozmontowywany, ponieważ "i tak nie ma na tym przychodu". Jednak produkty, które są już w użyciu u konsumentów lub przedsiębiorstw, nadal potrzebują działającego kodu QR, niezależnie od tego, czy produkt jest jeszcze sprzedawany.

Przy przejęciu katalog produktów zostaje przejęty, ale nikt nie reguluje, kto staje się odpowiedzialny za istniejące pasporty i związany z nimi hosting. Nowy właściciel dowiaduje się dopiero później, że istnieje jeszcze obowiązek dotyczący produktów sprzedanych wiele lat temu.

Producent drukuje kod QR na naklejce, która nie jest odporna na warunki użytkowania urządzenia. Z biegiem czasu kod staje się nieczytelny, przez co dane znajdujące się za nim — niezależnie od tego, jak długo są przechowywane — nie mogą być pobrane. Więcej na ten temat znajduje się w co zrobić, jeśli kod QR jest uszkodzony lub nieczytelny.

Co możesz zarejestrować.

Przegląd dla każdej linii produktów, który dostawca hostingu zarządza którymi danymi pasportowymi, z uwzględnieniem okresu umowy i umów przedłużenia.
Dokument wewnętrzny, w którym określono, kto jest odpowiedzialny za pasport w przypadku reorganizacji, sprzedaży linii produktów lub przejęcia firmy.
Opis techniczny powiązania między kodem QR, bazą danych i ewentualnie systemem ERP, aby wiedza ta nie zaginęła w przypadku zmiany personelu.
Protokół migracji na wypadek zmiany systemu, aby nośnik identyfikacyjny na produkcie zawsze wskazywał na lokalizację roboczą.
Adnotacja dla każdego produktu dotycząca tego, który unikalny kod identyfikacyjny został użyty, istotna dla śledzenia, które pasporty gdzie należą — patrz także wyjaśnienie dotyczące jak każdy produkt otrzymuje unikalny kod identyfikacyjny.
Kopia danych rejestrowych zarejestrowanych podczas rejestracji, aby późniejsze zmiany były możliwe do ustalenia.

Dla większości tych punktów dostępne są szablony, które mogą służyć jako punkt wyjścia do opracowania własnego dossier, dostosowanego do własnego funkcjonowania firmy i portfela produktów.

To nie jest porada prawna. Ta strona zawiera ogólne informacje o przepisach, których dotyczy ta platforma. Nie znamy Twojej sytuacji. Jeśli masz wątpliwości dotyczące Twojej sprawy, skonsultuj się z prawnikiem lub właściwym organem nadzoru.

Napisane za pomocą sztucznej inteligencji na podstawie powyższych źródeł, sprawdzone przez człowieka na 2026-08-22. Coś się nie zgadza? Daj nam znać — korekty otrzymują pierwszeństwo.