Πόσο καιρό πρέπει να παραμένει διαθέσιμο ένα ψηφιακό διαβατήριο προϊόντος;

Τι πρέπει να κάνετε συγκεκριμένα

Τι αναμένεται από εσάς

Διαθεσιμότητα καθ' όλη τη διάρκεια ζωής του προϊόντος

Το άρθρο 10 του ESPR (Κανονισμός (ΕΕ) 2024/1781) ρυθμίζει τις απαιτήσεις για το ψηφιακό διαβατήριο προϊόντος, συμπεριλαμβανομένης της αρχής ότι οι πληροφορίες παραμένουν διαθέσιμες όσο υπάρχει λογικός λόγος — σκεφτείτε την περίοδο κατά την οποία ένα προϊόν είναι ακόμη σε χρήση, στην αγορά ή σχετικό για επισκευή και ανακύκλωση. Για μια υποκατηγορία όπως η ηλεκτρονική και ICT εξοπλισμός, η ακριβής διάρκεια καθορίζεται μόνο στη δεσμευτική πράξη για εκείνη την ομάδα προϊόντων. Μέχρι να δημοσιευθεί εκείνη η πράξη, δεν υπάρχει σταθερός αριθμός ετών που να μπορεί να αναφερθεί. Για μια επιχείρηση με 10 έως 100 υπαλλήλους, αυτό σημαίνει πρακτικά ότι η επιλογή για έναν φιλοξενούντα παροχέα ή ένα δικό της σύστημα δεν μπορεί να γίνει απερίσκεπτα: τα δεδομένα πρέπει να παραμένουν προσβάσιμα όσο καιρό ακριβώς προσδιορίζεται στη σχετική δεσμευτική πράξη, και αυτό μπορεί να είναι μια περίοδος που είναι σημαντικά μεγαλύτερη από ένα συνηθισμένο συμβόλαιο πληροφορικής ή συνδρομή φιλοξενίας.

Προσβασιμότητα, όχι μόνο αποθήκευση

Η παραμονή διαθέσιμη είναι περισσότερο από το να αφήσετε ένα αρχείο κάπου. Οι πληροφορίες πρέπει επίσης να είναι πράγματι προσβάσιμες μέσω του φορέα αναγνώρισης στο προϊόν, συνήθως ένας κωδικός QR. Αυτό σχετίζεται με το ερώτημα πώς το QR code για το ψηφιακό διαβατήριο προϊόντος τοποθετείται στην ηλεκτρονική μου συσκευή, διότι ένα διαβατήριο που μεν υπάρχει αλλά δεν μπορεί πλέον να κληθεί επειδή η σύνδεση με τον φορέα έχει διακοπεί, πρακτικά δεν ανταποκρίνεται στο σκοπό του άρθρου 10. Για μια μεσαία επιχείρηση, αυτό σημαίνει ότι η τεχνική αλυσίδα — από QR code έως διακομιστή — πρέπει να λειτουργεί ως ένα ενιαίο σύνολο, όχι ως χωριστά μέρη που το καθένα είναι ξεχωριστά «αρκετά καλό».

Εγγραφή στο Ευρωπαϊκό μητρώο

Το άρθρο 13 του ESPR υποχρεώνει την εγγραφή του διαβατηρίου σε ένα κεντρικό μητρώο. Η εγγραφή αυτή δεν αποτελεί αυτοτελές θέμα: εάν το διαβατήριο αλλάξει τοποθεσία, φιλοξενούντα παροχέα, ή σταματήσει να υπάρχει, τίθεται το ερώτημα τι συμβαίνει σε αυτό στο μητρώο. Περισσότερα σχετικά με το τι ακριβώς πρέπει να περιέχεται εκεί και πώς σχετίζεται με τη διάρκεια ζωής του διαβατηρίου, μπορείτε να διαβάσετε στη σελίδα σχετικά με τι είναι το μητρώο ψηφιακών διαβατηρίων προϊόντων και τι πρέπει να περιέχει. Για επιχειρήσεις με πολλές γραμμές προϊόντων, αυτό είναι ένα επαναλαμβανόμενο σημείο προσοχής: κάθε τροποποίηση σε ένα διαβατήριο μπορεί να έχει συνέπειες για το τι υπάρχει στο μητρώο.

Συνέχεια ανεξάρτητη από την κατάσταση της επιχείρησης

Η υποχρέωση να διατηρηθεί το διαβατήριο διαθέσιμο δεν είναι συνδεδεμένη με την ύπαρξη της επιχείρησης που δημιούργησε το διαβατήριο. Αυτό θέτει πρακτικά το ερώτημα τι συμβαίνει σε περίπτωση συγχώνευσης, εξαγοράς, πτώχευσης ή απλής διακοπής μιας συγκεκριμένης γραμμής προϊόντων. Για μια επιχείρηση που σκοπεύει να πωλήσει, να αναδιοργανωθεί ή να περιορίσει στο μέλλον, αυτό είναι ένα ρεαλιστικό σενάριο που πρέπει να σκεφτεί εκ των προτέρων — βλ. επίσης τι συμβαίνει με το ψηφιακό διαβατήριο προϊόντος εάν μια επιχείρηση σταματήσει. Η υποχρέωση δεν εξαφανίζεται αυτόματα με την επιχείρηση που κάποτε δημιούργησε το διαβατήριο.

Πού πάνε στραβά στην πράξη

Ένα συμβόλαιο φιλοξενίας συνάπτεται για μια περίοδο που ταιριάζει με τον συνηθισμένο ρυθμό του IT προϋπολογισμού — για παράδειγμα, μερικά χρόνια — χωρίς να έχει σκεφτεί κανείς την ανανέωση. Αν η διάρκεια του διαβατηρίου αποδειχθεί μεγαλύτερη από το συμβόλαιο στη δεσμευτική πράξη, δημιουργείται ένα κενό στο οποίο ο QR code δείχνει σε μια νεκρή σελίδα.

Μια επιχείρηση μεταφέρεται σε ένα νέο σύστημα ERP και δεν συμπεριλαμβάνει τη σύνδεση με το ψηφιακό διαβατήριο προϊόντος στο σχέδιο μετανάστευσης. Τα υποκείμενα δεδομένα προϊόντος αλλάζουν τοποθεσία, αλλά ο φορέας αναγνώρισης στο προϊόν συνεχίζει να δείχνει στη παλιά διεύθυνση. Όποιος θέλει να προετοιμαστεί για αυτό, θα πρέπει να απαντήσει νωρίτερα στο ερώτημα εάν το διαβατήριο μπορεί να συνδεθεί με το δικό του σύστημα, βλ. σύνδεση με το δικό σας σύστημα ERP ή αποθέματος.

Μια σειρά προϊόντων αποσύρεται μετά από λίγα χρόνια και ο ιστότοπος ή ο διακομιστής δεδομένων που φιλοξενούσε τα διαβατήρια καταργείται επειδή «δεν έχει πλέον κερδοφορία». Τα προϊόντα που χρησιμοποιούνται ήδη από καταναλωτές ή επιχειρήσεις χρειάζονται ωστόσο ένα λειτουργικό QR-code, ανεξάρτητα από το αν το προϊόν εξακολουθεί να πωλείται.

Κατά την εξαγορά, ο κατάλογος προϊόντων αναλαμβάνεται, αλλά κανείς δεν ρυθμίζει ποιος θα είναι υπεύθυνος για τα υπάρχοντα διαβατήρια και τη σχετική φιλοξενία. Ο νέος ιδιοκτήτης ανακαλύπτει αργότερα ότι εξακολουθεί να υπάρχει υποχρέωση για προϊόντα που πουλήθηκαν πριν από πολλά χρόνια.

Ένας κατασκευαστής εκτυπώνει το QR-code σε ένα αυτοκόλλητο που δεν αντέχει στις συνθήκες χρήσης του συσκευής. Με την πάροδο του χρόνου, ο κώδικας γίνεται άγνωστος, γεγονός που κάνει τα δεδομένα που βρίσκονται πίσω — ανεξάρτητα από το πόσο καιρό διατηρούνται — να μην είναι πλέον προσβάσιμα. Περισσότερες πληροφορίες σχετικά βρίσκονται στο τι να κάνετε εάν το QR-code είναι κατεστραμμένο ή δεν μπορεί να διαβαστεί.

Τι μπορείτε να καταγράψετε

• Μια επισκόπηση ανά σειρά προϊόντων του ποιος τρίτος παρέχων υπηρεσίες φιλοξενίας διαχειρίζεται ποια δεδομένα διαβατηρίου, με διάρκεια συμβάσης και συμφωνίες ανανέωσης.
• Ένα εσωτερικό έγγραφο στο οποίο καθορίζεται ποιος είναι υπεύθυνος για το διαβατήριο κατά τη διάρκεια αναδιοργάνωσης, πώλησης σειράς προϊόντων ή μεταφοράς επιχείρησης.
• Μια τεχνική περιγραφή της σύνδεσης μεταξύ QR-code, βάσης δεδομένων και ενδεχόμενου συστήματος ERP, ώστε η γνώση αυτή να μην χαθεί κατά την αλλαγή προσωπικού.
• Ένα πρωτόκολλο μετανάστευσης για περίπτωση αλλαγής συστήματος, ώστε ο φορέας ταυτότητας στο προϊόν να συνεχίζει πάντα να αναφέρεται σε μια λειτουργική τοποθεσία.
• Μια σημείωση σε κάθε προϊόν σχετικά με τον μοναδικό κωδικό αναγνώρισης που χρησιμοποιήθηκε, σχετικό με την παρακολούθηση του ποια διαβατήρια ανήκουν πού — δείτε επίσης την εξήγηση σχετικά με το πώς κάθε προϊόν λαμβάνει έναν μοναδικό κωδικό ταυτοποίησης.
• Ένα αντίγραφο των δεδομένων εγγραφής όπως καταχωρήθηκαν κατά την εγγραφή, ώστε οι μεταγενέστερες αλλαγές να μπορούν να ανιχνευθούν.

Για τα περισσότερα από αυτά τα σημεία είναι διαθέσιμα πρότυπα που μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως σημείο αναφοράς κατά τη σύσταση ενός δικού σας αρχείου, προσαρμοσμένο στη δική σας λειτουργία και χαρτοφυλάκιο προϊόντων.